Hoe vergader je nu echt effectief?

In Nederland houden we van vergaderen. Het past bij onze democratische poldercultuur. Uit een onderzoek bleek dat de gemiddelde werknemer een kwart van werktijd aan vergaderen besteedt. Managers en directieleden deden dat respectievelijk 9,5 en bijna 8,5 uur de week. Bij uitvoerenden zat dat op gemiddeld 4 uur per week. Ik heb niet het idee dat we in de afgelopen jaren minder zijn gaan vergaderen, hoogstens wat meer telefonisch of digitaal. Ook bij het organiseren van evenementen ontkom je niet aan vergaderen. En eerlijk is eerlijk: als je een bespreking goed voorbereidt en leidt levert het ook echt wat op. Josine Wouters, Hoofd Sales & Events van het Safari Meeting Centre geeft ons 7 tips om effectief te vergaderen.

Voorbereiding: waarom, met wie en hoelang?

Voordat je een vergadering belegt kun je al wat doen om het echte vergaderwerk erna zo gericht en dus zo effectief mogelijk te doen. Net als bij elke zakelijke meeting stel je jezelf een aantal belangrijke vragen:

• Wat is het doel van de vergadering: informatie geven of uitwisselen, inspireren, brainstormen, motiveren, besluiten nemen?
• Wie heb je nodig voor dit doel? Bedenk goed wie je uitnodigt, belast mensen er niet onnodig mee
• Hoeveel tijd wil je ervoor nemen? Als het in 1 uur kan, maak er dan geen 2 uur van

Dit lijken open deuren, maar ze krijgen vaak minder aandacht dan nodig is. Vergaderen is niet bedoeld om weer eens even bij te kletsen of het laatste nieuws door te nemen. Het is werktijd die je goed wilt benutten. 

1. Voorbereiding

Als voorzitter of organisator bereid je een vergadering natuurlijk voor. Je leest ingekomen stukken, voorstellen, bekijkt begrotingen, zet je vragen op een rij. En natuurlijk denk je na over wat het resultaat van de vergadering moet zijn. Daar werk je naartoe. Jullie zullen het vast met me eens zijn dat voorbereiding niet alleen door de voorzitter, maar door alle deelnemers gewenst is. Ter plekke nog even de notulen doornemen of snel je acties die je had moeten doen op een kladje schrijven, getuigt niet van serieuze deelname. Spreek je deelnemers daar ook gerust op aan. Vergaderen doe je met elkaar.

2. Begin op tijd

Ook weer zo’n logisch, maar soms o zo hardnekkig punt. Houd de begintijd van je uitnodiging aan, wacht niet op diegenen die altijd te laat binnenkomen of die het door file niet op tijd kunnen redden. Ik ken vergaderingen waar ze standaard een kwartier later beginnen. Het academische kwartiertje is tot gewoonte geworden en wat mij betreft onprofessioneel. Tenzij je het met elkaar afspreekt, maar dan kom ik graag een kwartiertje later.

3. Stel een agenda op

Vergaderen zonder agenda is als koken zonder recept of navigeren zonder TomTom. Als voorzitter heb je vast wel een aantal zaken in de hoofd zitten, maar dat wil niet zeggen dat jouw genodigden dat ook helder voor ogen hebben. Zij kunnen ook met punten komen die het bespreken waard zijn. Inventariseer de bespreekpunten daarom van tevoren, zet ze op papier -of in de digitale vergaderapp- en stuur deze rond. Aan het begin van de vergadering check je of er nog aanvullingen of wijzigingen zijn en ga je met de definitieve agenda van start.

4. Een goede inleiding

Om bij aanvang te checken of alle neuzen wat betreft het doel van de vergadering dezelfde kant op staan, leid je het als voorzitter kort in. Bij de opening, agendapunt 1, vast je samen wat jullie gaan doen en vooral waarom. En in hoeveel tijd. Ook de eindtijd moet duidelijk zijn, zodat het duidelijk is dat er efficiënt vergaderd gaat worden.

5. (Bege)leid de discussies

Bij vergaderen hoort discussiëren over voorstellen en ideeën, als voorbereiding op het nemen van besluiten. Om daar de energie en slagkracht in te houden is het zaak om er ruimte voor te geven, maar ook weer niet te veel. Mensen die hun standpunten blijven herhalen, kun je rustig onderbreken. Vat samen wat ze gezegd hebben, check of je het goed hebt verwoord, en geef dan iemand anders de kans om iets in te brengen. Geef omgekeerd ook mensen die stil blijven de gelegenheid om te laten weten wat ze ergens van vinden. Vraag het ze actief door open vragen te stellen.

6. De onvermijdelijke notulen

Vastleggen van de besluiten en actiepunten maakt dat je een volgende keer efficiënter kan vergaderen. Discussies overdoen of elkaar aankijken omdat je niet meer weet wie iets zou regelen is funest. Daar krijgt niemand energie van. Een kort maar krachtig lijstje is voldoende. Zorg dat je daarvoor een secretaris hebt, of wijs bij toerbeurt iemand aan, ga het in ieder geval niet zelf doen als voorzitter. Goed voorzitten vraagt alle aandacht.

7. Houd de duur van de vergadering in de gaten

Niemand zit te wachten op lange vergaderingen. Je concentratie is na ongeveer 1 uur niet hoog meer. Na langer praten bereik je meestal niet meer. Las korte pauzes in om vergaderen nog effectiever te maken. 5 minuten is vaak al genoeg; even in de benen, naar het toilet, roken, telefoon checken en het liefst een frisse neus halen. De voorzitter is degene die de agenda bewaakt, inclusief de verdeling van de tijd over de agendapunten. Als de tijd overschreden dreigt te worden, neem je een time-out en pas je de agenda ter plekke aan. Wat kan door naar een volgende vergadering of wat kan buiten de vergadering besproken worden? De vastgestelde vergadertijd is heilig. Zo houd je je deelnemers gemotiveerd om een volgende keer weer deel te nemen.

Meer tips?

Als ondernemer of evenementenorganisator heb je vast vergaderervaring, in positieve of minder positieve zin. Wij zijn in ieder geval benieuwd naar meer slimme vergadertips. Deel ze met ons en al die andere vergadertijgers.

Door > Josine Wouters, Hoofd Sales & Events van het Safari Meeting Centre

Foto > CaseWare Nederland