Hoe een consistent thema bijdraagt aan de totaalervaring van jouw evenement

In Kasteel De Hooge Vuursche, een historisch kasteel op een landgoed van Event Company, die ook eigenaar is van Landgoed Te Werve, organiseerde Kenonz afgelopen januari het 10-jarig jubileumfeest met ‘Roaring Twenties’ als thema. Dit thema werd volledig doorgetrokken in elk aspect van het feest. Marjolijn: ‘Een consistent thema draagt bij aan de totale ervaring. Voor Kenonz betekende dit dat alles, van uitnodigingen tot aankleding, de ‘Roaring Twenties’ weerspiegelde. Het leverde een onvergetelijke avond op, met een opkomst die onze verwachtingen overtrof.’

De zoektocht naar de perfecte locatie

Het kiezen van de juiste locatie was cruciaal. Met een divers personeelsbestand verspreid over Nederland was centrale bereikbaarheid een must. Daarnaast moesten overnachtingsmogelijkheden in de buurt zijn en moest de locatie resoneren met het gekozen thema. Na verschillende locaties te hebben overwogen, sprong Kasteel De Hooge Vuursche eruit. ‘Deze locatie combineert schoonheid met functionaliteit, en het kasteel biedt de perfecte ambiance voor een jaren '20-feest.’ Marjolijn herinnert zich hun eerste bezoek: ‘Het zag er prachtig uit. We waren er in maart, met een beetje zon. Dat was uniek. De keuze voor deze locatie werd versterkt door de warme ontvangst en begeleiding die we kregen tijdens ons bezoek.’

De kracht van samenwerken

Kenonz wilde hun werknemers meenemen op een reis en deze klantreis, van uitnodiging tot het evenement, bijzonder maken. Hoewel het hoogseizoen was na de coronapandemie, was de locatie zelden beschikbaar voor het opnemen van een miniserie. Marjolijn: ‘Deze miniserie, waarin we verschillende facetten van het feest – denk aan locatie, dresscode en eten –  uitlichtten, wilden we per se op locatie opnemen.’ Marjolijn lacht als ze terugdenkt aan de chaos van de opnames. ‘We hadden anderhalve dag om vijf afleveringen op te nemen, maar ondanks een strak tijdschema en andere uitdagingen, heeft Kasteel De Hooge Vuursche alles in het werk gesteld om deze shoot voor elkaar te krijgen.’ Marjolijn benadrukt de uitstekende service, de proactieve benadering en het meedenken. ‘De goede samenwerking met Kasteel De Hooge Vuursche heeft zeker bijgedragen aan het succes van het evenement. Niets was te veel gevraagd. We konden altijd contact opnemen, vragen stellen en kregen snel een reactie. Dit gaf ons het vertrouwen dat alles op tijd en volgens plan zou verlopen.’

Tips voor een succesvol themafeest

Het thema 'Roaring Twenties' werd tot in de kleinste details doorgevoerd; van casinotafels, nostalgische fotograaf, een diner en live band in de stijl van de jaren ‘20 tot een fantastische Lindyhop en Walz openingsdans. Marjolijn benadrukt hoe belangrijk dit was. ‘Alles, van de locatie tot aan de decoratie, was in stijl. We wilden dat iedereen zich echt in de jaren '20 waande.’ En dat lukte; elke gast kwam in themakleding. Ze kregen zelfs bij binnenkomst nog de mogelijkheid om hun outfit met accessoires compleet te maken. Marjolijn adviseert om echt onderzoek te doen naar je gekozen thema. ‘Kijk films, lees erover, en dompel jezelf er volledig in onder. Door ons te richten op de kleinste details, zorgden we voor een authentieke en onvergetelijke ervaring voor onze werknemers.’

Onvergetelijke ervaring en goede opkomst

Kenonz wist een onvergetelijke ervaring te creëren, waarbij elk detail zorgvuldig was uitgedacht en uitgevoerd. Het doorvoeren van een sterk thema en het in kaart brengen van de klantreis was hierbij van groot belang. Door herhaaldelijk de boodschap te communiceren en mensen nieuwsgierig te maken, verzekerden zij een goede opkomst. Op Kasteel De Hooge Vuursche creëerden ze een magisch moment in de tijd, wat de gasten ongetwijfeld nog vele jaren zullen herinneren.