Back Back Achter de schermen

Het onmogelijke werd mogelijk bij de opening van APM Terminals

21 oktober 2015

In gesprek met betrokken partijen en opdrachtgever: ‘We zweefden in de laatste fase’

Ik krijg een schitterend boek in mijn handen geduwd. Het is een waar kunstwerk van de hand van Kees Moerbeek. Ben je bekend met het kinderboek Rupsje Nooitgenoeg, en dan de uitvouwbare versie? Nou, zoiets, maar dan nog veel gedetailleerder en met een heel ander onderwerp: de opening van de APM Terminals op de Tweede Maasvlakte. Het is het verhaal van een immens technisch en logistiek traject dat tot leven kwam op 24 april jongstleden, dankzij de onvermoeibare passie van event- en communicatie professionals en – niet in de laatste plaats – de opdrachtgever.

Een nieuw tijdperk voor terminals
APM Terminals (APMT) op de Tweede Maasvlakte is volledig ICT gestuurd. Geen ruwe bolster blanke pit achter de kranen, maar ICT afdelingen zijn verantwoordelijk voor het lossen en laden van containerschepen. De handen van de operator zijn echter nog wel de levensader van de terminal. Hiermee is – wereldwijd – de nieuwe standaard gezet: Containers bewegen over de terminal, veilig, vlekkeloos, in minder tijd en met minder energie. Het streven is dat hier 4,5 miljoen containers per jaar worden afgehandeld…

Dat verhaal wordt mij in de achtertuin van BIND, aan de Stadhouderskade in Amsterdam, in geuren en kleuren verteld door de partijen die het evenement mogelijk maakten. ‘Wat we technisch hebben neergezet was behoorlijk gecompliceerd, vertelt Jurjen Hesseling van Jurlights. ‘Maar groot en massaal kan ook relaxed, hoor.’ Voordat we het interview starten, zijn mijn tafelgenoten druk met het ophalen van herinneringen aan deze dag: ‘De hoofdshow – waar ook Koning Willem-Alexander bij aanwezig was – verliep vlekkeloos!’ en ‘Je zag hoe de rust werd bewaakt, ook in de controlekamer, waar bij een storing direct een noodscenario zou worden uitgevoerd. Jeetje, wat hebben we het allemaal goed gerepeteerd van tevoren, dat gaf rust en vertrouwen.’

Piet-Harm Sterk van BIND vertelt mij tussendoor dat het eerste concept vrijwel volledig werd uitgevoerd, iets wat redelijk uniek te noemen is. Bart Noordzij, Senior Manager Operations bij APM Terminals en tevens de directe opdrachtgever vult aan: ‘Dan vind ik het concept nog tekort doen aan het uiteindelijke resultaat. Het kwam in het echt zo goed binnen, de beelden waren nóg scherper en feller. Het ging juist om het dynamische, in zo’n voorstel is het nog wat statisch.’

Onderkant van de lat
Ik ben benieuwd naar de samenwerking, naar ieders rol tijdens het evenement en naar het uiteindelijke resultaat dus probeer ik structuur te brengen in het gesprek met de verschillende partijen aan de picknicktafel. We beginnen bij het begin: Piet-Harm vertelt dat zij in het najaar van 2013 uitgenodigd werden door APM Terminals, aangaande het perspectief van de opening dat pas in 2015 zou plaatsvinden. ‘Frank Tazelaar, Algemeen Directeur van moederbedrijf MAERSK, had gezien wat wij gemaakt hadden rondom de sluiting van de zeewering op de Tweede Maasvlakte en hij bleek onder de indruk. APMT daagde ons dan ook uit om dat evenement als onderkant van de lat te nemen in ons voorstel. Mijn collega Ria Haagsma en ik waren er al snel uit: ‘De techniek, de kranen, de automatisering, het duurzame energieverbruik, de efficiënte doorvoer van containers… De mensen die dat bedacht hadden waren enorm creatief en hadden werkelijk iets unieks gecreëerd. Dát waren dus de personen die in de spotlights moesten. De sterren van het project! We wilden hen uitdagen om tijdens de opening te laten zien waar de terminal toe in staat was: Stretch to the max…’

Visualiseren middels metaforen
Bart Noordzij, sr. Operations Manager bij APM Terminals, merkt op dat tijdens de opening de missie en de visie ook een hoofdrol moesten spelen. ‘Ja we wilden de terminal op zijn best laten zien, in combinatie met beeld, zodat we alle bijzondere waarden van het bedrijf konden visualiseren middels metaforen,’ zo licht Piet-Harm toe. Ik krijg een voorbeeld te zien van een kernwoord in de strategie, te weten seamless. ‘Dat begrip hebben we gevisualiseerd door beelden te gebruiken van grote scholen vissen die op een gegeven moment overgaan in zwermen vogels, op schitterende muziek, een compositie die speciaal door een metropoolorkest was opgenomen. Zo lieten we op een natuurlijke manier zien hoe de terminal gestroomlijnd functioneert.’

Hoe realistisch was het idee?
Maar goed, even een stap terug, want het idee lag er, maar kon het allemaal wel gerealiseerd worden? Piet-Harm is in een vroeg stadium met een aantal partijen gaan praten. ‘We wilden de software van een containerterminal koppelen aan diverse videoschermen, om maar wat te noemen. Het terrein is volledig geautomatiseerd en in feite niet toegankelijk voor publiek, of voetgangers überhaupt. Laat staan voor een heel evenement. Het was dus een grote uitdaging.’

Het antwoord op die technische uitdaging zocht BIND bij Jurlights en het antwoord op de logistieke uitdaging vond hij vrij snel bij De Boer. ‘We hebben eerst met deze bedrijven getoetst of het idee haalbaar was of een absurd wild plan dat snel weer in de la gestopt moest worden,’ vertelt Piet-Harm.

Technisch mogelijk dankzij uniek systeem Black Trax
Menno Broere van Jurlights vertelt dat hij wel vertrouwen had in dit project, hoewel een aantal elementen niet helemaal zeker was. Die moesten onderzocht worden. Maar één ding was zeker: ‘We wilden ervoor zorgen dat het werkelijkheid werd!’ De elementen waar Menno het over heeft zijn onder andere de exacte positionering van alle containers én hoe een led-scherm zo goed mogelijk, draadloos, op of in een container gemonteerd kon worden. En natuurlijk de hamvraag: blijft het allemaal wel werken? Jurjen legt uit dat technische zaken nog niet mogelijk bleken tijdens de voorbereiding, uiteindelijk wel in de projectfase. Dat had onder andere te maken met het unieke systeem dat Jurlights als eerste in Nederland heeft gebruikt: Black Trax. ‘Met dit systeem kun je de positionering van objecten of personen real time en zeer accuraat in beeld krijgen. Dit was een van de voorwaarden voor het openingsmoment zoals we dat gezamenlijk voor ogen hadden; content moest getoond worden op diverse schermen tegelijk, terwijl deze schermen (op / in containers) ook bewogen.’ Vanwege dat belang, en de enorme interesse voor innovaties in techniek, zijn Jurjen en Menno naar Amerika en Canada gegaan om te onderzoeken hoe het systeem werkt. ‘Net zoals Piet-Harm, zoeken wij ook weer de juiste partijen, mensen en systemen waar we op kunnen bouwen,’ zegt Jurjen.

Aan de organisatiekant haalbaar, geldt dat ook voor de opdrachtgever?
Toch was er ook zeker wel een heel spannend moment en dat was tijdens de kick-off meeting van het evenement bij APMT. Bart: ‘Al in september moesten we bij elkaar komen om te zien of het technisch allemaal haalbaar was.’ Piet-Harm vult aan: ‘Ja, we wisten inmiddels wel dat Jurlights het aankon, maar lukte dat ook met de software van de terminal?’ De betrokken partijen zagen de IT-mensen van APMT met grote ogen kijken en denken: hoe gaan we dat in godsnaam voor elkaar krijgen?! Bart: ‘Ja, zij kenden de software en de systemen van dat moment, en het heeft tot december geduurd voordat het idee technisch werkelijkheid kon worden. In dat traject hebben we ontzettend veel kritische vragen gesteld. Ook vanwege de voorbereidings- en afbouwtijd van het evenement, want de terminal moest natuurlijk wel gewoon operationeel zijn, en vooral ook veilig.’ Het bedrijf was net in een transitie van een projectorganisatie naar een bestaande organisatie en – zo grapt Piet-Harm – tussendoor werd er even een evenemententraject doorheen geramd. ‘Daarin zag je ook het verschil in dynamiek bij APMT (die voornamelijk lange termijn dachten) en BIND en haar partners (die het in één keer heel goed wilden doen). ‘Het heeft tijd gekost voordat we elkaar ook daarin begrepen en aanvoelden.’

Bart voegt hieraan toe: ‘In het begin was het zoeken inderdaad, maar wel vanuit een gemeenschappelijk enthousiasme voor het concept.’ En toen het uiteindelijk allemaal goed op zijn plek kwam, begon het volledige team te zweven, zo beamen mijn tafelgenoten die middag in de tuin van BIND.

Dan nog de logistieke uitdaging…
Goed, technisch was het dus een ‘go’ en hoe zat het dan met de logistieke uitdaging? Waar zouden de 500 genodigden gefaciliteerd worden – in acht genomen dat de terminal volledig ICT-gestuurd is en er geen mensen rond mogen lopen? Barbara Kalksma van De Boer legt uit dat de beste plek qua zichtlijnen voor het evenement op het water was. ‘Het doel was dat wij voor 500 genodigden een showruimte en een ontvangstruimte moesten faciliteren, en dat er in de paviljoens ook nog veel met techniek moest gebeuren, in samenspraak met Jurlights.’ Voor een optimaal zicht moest de showruimte over de gehele breedte open met een hoogte van 6 meter. Dit zorgde ervoor dat health & safety op deze windrijke locatie een grote rol speelde in het gehele traject. In nauwe samenwerking tussen Jurlights en onze R&D afdeling zijn we tot de meest passende oplossingen gekomen.

Impasse… wel of niet realistisch?
Joost Trines, freelancer voor BIND en verantwoordelijk voor het locatiemanagement, vult aan: ‘We hebben hiervoor veel gesprekken en overleggen gevoerd, en raakten zelfs op een gegeven moment in een impasse: het leek niet haalbaar. Toen vroegen we mensen van het Havenbedrijf eens mee te kijken en zij verwezen ons door naar Ponton Made. Al vrij snel bracht dat rust en zekerheid. Toon den Reijer van Ponton Made berekende dat we 76 pontons aan elkaar nodig hadden, een modulair systeem en met de stabiliteit van een cruiseschip!’

Ook veiligheidseisen kwamen nog even om de hoek kijken. De organiserende partijen dachten dat een evenementenvergunning afdoende zou zijn, maar de voorwaarden vielen in de binnenvaartwet en toen kwamen er dus uitgebreide evacuatie- en stabiliteitsplannen bij. Uiteindelijk werd het een ponton van 90 bij 22 meter, plus een ponton van 12 bij 12, het hoogste punt reikte 4 meter. ‘De oplossingsgerichtheid van Ponton Made was noemenswaardig. Veel partijen zagen obstakels, maar Ponton Made dacht alleen in oplossingen,’ aldus Barbara. Toon den Reijer reageert hier op: ‘Ja, qua organisatie was het zo geregeld. De grootste uitdaging was voor ons logistiek: hoe krijgen we alle pontons op tijd bij ons, om het ‘skelet’ te bouwen voor dit evenement. Want, ik liet al snel weten dat het een gebed zonder einde zou zijn als we het in de Maasvlakte moesten doen (denk aan douaneterrein, veiligheidsregels en de dagelijkse operatie van APM Terminals). Dus, het zou in Moerdijk gebeuren. Barbara: ‘Het was heel bijzonder om het in Moerdijk op te bouwen en vervolgens in tien uur tijd 22 kilometer af te leggen over water naar de Maasvlakte. We bouwen vaker tentconstructies op pontons, maar dit was weer van een heel ander kaliber en met een voorbereidingsduur van twee weken.’

De aard van het project: iedereen werkte mee
Joost: ‘Maar, onder druk wordt alles vloeibaar en iedereen werkte, vooral in de laatste fase, zo enorm goed mee.’ Bart beaamt dit: ‘Het is de aard van het project geweest, waarin iedereen de neuzen dezelfde kant op kreeg en hetzelfde doel nastreefde.’ Precies, zo zegt Piet-Harm: ‘De opening werd uitgebreid naar Rotterdam en de Haven, het feestje van APM Terminals leefde onder veel doelgroepen, onder andere met een wedstrijden voor tickets van het openingsevent, maar ook vanwege de komst van de Koning. De filosofie van APM Terminals, om onderdeel te zijn van de samenleving, werd ook in dit evenement uitgedragen.’

Opdrachtgever: de lat was wel heel hoog gelegd…
Bart sluit af met de woorden: ‘Ik ben zo trots en dankbaar. We hebben met dit evenement APM Terminals zo geweldig op de kaart gezet. Enerzijds bij de 500 Captains of Industry, het Koninklijke bezoek en anderzijds dankzij de media-aandacht. We hebben de toekomst laten zien, samen met al onze medewerkers en met het bevlogen team dat zeker een half jaar fulltime bezig is geweest voor dit project. Tijdens de uitvoer was ik dan ook in shock. De lat was wel heel hoog gelegd…

 

Goed artikel?

Schrijf je in net als 37.359 andere professionals en ontvang wekelijks de beste artikelen!

Meer lezen in deze rubriek

Events nieuwsbrief

Goed artikel?

Schrijf je in net als 37.359 andere professionals en ontvang wekelijks de beste artikelen!