'Het maandagochtend overleg is heilig!''Het maandagochtend overleg is heilig!'
Back Back Achter de schermen

'Het maandagochtend overleg is heilig!'

31 juli 2019

Achter de schermen bij het team van Van Nelle Fabriek Events

Je zult maar in een door Unesco tot werelderfgoed uitgeroepen gebouw werken! De uit 1931 stammende Van Nelle Fabriek was ooit de modernste fabriek ter wereld met veel daglicht en oog voor het welzijn van de werknemers. Het team van Van Nelle Fabriek Events ervaart deze inspirerende omgeving nog iedere dag en dat maakt hun werk uitermate fascinerend, maar soms ook uitdagend. Wouter Pieterse en Martine Benjamins, beide producenten, vertellen over wat hun werk en hun team zo bijzonder maakt.

  • 'Het maandagochtend overleg is heilig!'
    Martine Benjamins en Wouter Pieterse
  • 'Het maandagochtend overleg is heilig!'

Kwaliteit en affiniteit

‘Ons team bestaat ook nog uit producent Fiona Eiting en productieassistent Raquel Araque Bolinches. Waar andere locaties misschien pas in actie komen als sales de ‘krabbel van de opdrachtgever’ binnen heeft, schuiven wij juist graag al in het voortraject aan om mee te denken’, begint Wouter, al drie jaar teamleider van het productieteam.  ‘Als er een nieuwe aanvraag binnenkomt, kijken we naar ieders agenda en naar de vragen die de opdrachtgever heeft, en op basis daarvan bepalen wij wie verantwoordelijk wordt voor het organiseren, begeleiden en laten slagen van het evenement,’ vertelt Martine, zelf al drieënhalf jaar werkzaam bij het team. ‘Want ieder van ons heeft zijn eigen expertise en affiniteit.’

Wekelijks teamoverleg

‘We beginnen op maandagmorgen met teamoverleg,’ vervolgt Wouter. ‘We bespreken de evenementen en ieders ervaringen van afgelopen week en richten ons daarna op de events die op de planning staan. We bespreken dan echt alles wat je kunt bedenken! Alle wensen van een opdrachtgever voor het evenement verwerken we in een draaiboek. Van het aantal parkeerwachten tot de servetten, van de vergunningen tot de geluidsinstallatie, van de nootjes tot de verlichting op de spreekstoel. Zo komen we nooit voor verrassingen te staan en leren we van de ervaringen die ieder met zijn of haar evenement heeft gehad. Dat maandagochtendoverleg is echt heilig, daar is iedereen bij aanwezig.’

Van kleine vergadering tot meerdaags evenement

In de Van Nelle Fabriek zijn diverse soorten bijeenkomsten of evenementen mogelijk: van vergaderingen in kleine zaaltjes tot congressen, van bedrijfsfeesten tot meerdaagse events waarbij iedere vierkante meter van de fabriek in gebruik is, zoals bij ART Rotterdam, waar verspreid over vier dagen, ruim 30.000 bezoekers worden ontvangen. ‘Maar ook een eendaags evenement als het Blijdorp Festival vraagt dagen van zorgvuldige voorbereiding en afbouw,’ legt Martine uit. ‘Je moet er natuurlijk altijd rekening mee houden dat je iets in een monument organiseert en in de loop van de jaren hebben we inmiddels voor elke uitdaging een passende oplossing.’

Veiligheid en Green Key

‘Omdat zo’n meerdaags evenement meer voorbereiding vraagt, is het noodzakelijk om dat met elkaar op te pakken. Dan begeleiden wij met z’n drieën in ploegendienst het evenement’, vertelt Wouter. ‘Ieder van ons kan een evenement tot een succes maken, maar daarnaast kan je per collega meer affiniteit met een onderwerp hebben.’ ‘Wouter bijvoorbeeld,’ vult Martine aan, ‘weet veel over vergunningen en veiligheid, terwijl ik me ook bezighoud met het Green Key Keurmerk, de duurzaamheid van de Van Nelle Fabriek en met de toegankelijkheid van het terrein en de zalen. Onze hele fabriek heeft bijvoorbeeld sensoren en ledverlichting, de medewerkers die de events opbouwen dragen gecertificeerde werkkleding van recyclebaar materiaal, ons afval scheiden we op alle mogelijke manieren. Duurzaamheid komt terug in alles wat we doen en onze klanten herkennen en waarderen dat. Daarnaast moet iedereen zich welkom voelen en moet het pand dus fysiek ook toegankelijk zijn voor iedereen.’

Van Nelle goes Vegan

‘Omdat wij onze opdrachtgevers zo goed mogelijk willen leren kennen, kan onze dienstverlening een paar stappen verder gaan. We gaan met klanten in overleg en kijken naar het merk, wat het doel is en welke uitstraling een event moet hebben. Zo heeft Fiona met één van onze vaste cateraars een nieuw concept bedacht, ‘Van Nelle goes Vegan’, veganistisch koken, dat tijdens een evenement op ons buitenterrein in een grote kas werd gelanceerd. Dat was heel erg lekker en we waren hiermee de eerste grote locatie in Nederland!’ vertelt Wouter zichtbaar trots.

De P van Prikbord

Van Nelle werkt met de drie managementprincipes, people, proces, product van tycoon Marcus Lemonis. Naast deze bekende drie P’s, heeft het Event team een vierde P toegevoegd, die van Prikbord. ‘Gedurende het jaar kan iedereen post-its met ideeën, suggesties, tips en ervaringen op het prikbord plakken bij de diverse onderdelen van het organiseren van een evenement. Minstens twee keer per jaar trekken we ons terug en bespreken zonder terughoudendheid wat iedereen op het prikbord heeft geplaatst. Dat is zo waardevol! Zo leren we van elkaars ervaringen en houden we elkaar scherp. Fouten maken moet en wordt beloond! Wij zijn er namelijk van overtuigd dat als wij alle fouten eerder maken dan onze concurrenten, wij onze jarenlange positie in de top 3 van meest populaire eventlocaties kunnen behouden,’ besluit Martine.

Door > Rob van Hilten

Goed artikel?

Schrijf je in net als 37.403 andere professionals en ontvang wekelijks de beste artikelen!

Meer lezen in deze rubriek

Events nieuwsbrief

Goed artikel?

Schrijf je in net als 37.403 andere professionals en ontvang wekelijks de beste artikelen!