17 december 2019

Het draaiboek bij evenementen

Rubrieken

Op jaarbasis vinden er duizenden evenementen plaats in Nederland, variërend van kleinschalige braderieën tot grote festivals. Om evenementen ordelijk en veilig te laten verlopen, moet met allerlei aspecten rekening worden gehouden en op basis van een aantal criteria een vergunning worden aangevraagd.

Gemeente

De burgemeester verleent in principe een vergunning voor alle evenementen waarvoor geen weigeringsgrond is op basis van de wet, de APV en het evenementenbeleid. De verleende vergunning bevat de voorwaarden en beperkingen waaronder het evenement mag plaatsvinden.

Draaiboek

Om evenementen te beheersen is het instellen van een evenementendraaiboek gangbaar. Het doel van een draaiboek is om duidelijkheid te bieden aan gemeentelijke diensten, bewoners, publiek en externe partijen. Het moet voor alle betrokken partijen duidelijk zijn onder welke voorwaarden een evenement kan plaatsvinden. Het draagt bij aan efficiënte samenwerking tussen alle betrokken partijen en daarmee een veilig en ongestoord verloop van het evenement. Bij het voorbereiden, beoordelen en uitvoeren van een evenement zijn verschillende partijen betrokken, die elk hun eigen taken en verantwoordelijkheden hebben.

Veiligheid

Een veiligheidsplan is onderdeel van het draaiboek. Het veiligheidsplan geeft niet alleen het aantal bezoekers, maar ook de risico inschatting en de gekozen behandelaanpak. In een veiligheidsplan staat welke maatregelen de organisator heeft genomen om de openbare orde, gezondheid en veiligheid tijdens het evenement te waarborgen en hoe de organisator optreedt bij incidenten.

Maatregelen

Het veiligheidsplan voorziet in de maatregelen die de organisator neemt om kleine incidenten af te handelen. Bij grotere incidenten, waarbij de inzet van hulpdiensten noodzakelijk is, treden de daarvoor bestemde plannen en procedures in werking. In het veiligheidsplan beschrijft de organisator alleen haar eigen processen. Het veiligheidsplan moet zo concreet en duidelijk mogelijk worden uitgewerkt. Deze gegevens worden door nood- en hulpdiensten gebruikt als zij moeten gaan optreden.

Locatie

De ideale locatie van een evenement is de plek waar bezoekers veilig kunnen genieten van een programma in een comfortabele sfeer en waarbij ook gezorgd wordt voor de gezondheid, veiligheid en het welzijn van de werknemers. De Arbo wetgeving is hierbij van belang van het dragen van veiligheidsschoenen tot gehoorbescherming en van valbescherming bij het werken op hoogte.

De omvang en aard van een evenement kan sterk variëren, evenals de locatie waar het evenement plaatsvindt. Niet elke plek is een goede en geschikte evenementenlocatie. Veel locaties zijn niet specifiek ingericht als evenementenlocatie bijvoorbeeld een grasland of zijn primair voor een ander doeleinde gebouwd zoals een voetbalstadion. Dit kan risico’s en beperkingen met zich meebrengen, die om extra maatregelen vragen.