Het beveiligen van een evenement: een zaak voor experts

Specialist op het gebied van evenementbeveiliging, Allfence, heeft een duidelijke missie: festivalbezoekers het ultieme gevoel van vrijheid geven. Een ware kunst gezien de hedendaagse risico’s. Sjoerd Overwater, expert op het gebied van evenementbeveiliging, legt uit hoe je een zorgeloos event kunt neerzetten.

Evenementen, of het nu sportevents of festivals betreffen, worden groter, creatiever, indrukwekkender en meeslepender. Mooie namen, goede line ups, sportieve zwaargewichten, boeiende decors; er wordt steeds meer in de strijd gegooid om blijvend indruk te maken. Beveiliging daarentegen blijft vaak op de achtergrond, en volgens Sjoerd Overwater, Logistiek Coördinator van Allfence, is dat precies wat goede security dient te zijn. Onopvallende beveiliging van topniveau zorgt dat bezoekers met een gerust hart een terrein betreden en een evenement beleven zoals het in de basis bedoeld is: als ontspannen vermaak.

Minimaliseer risico’s, maximaliseer beleving Voor veel mensen brengt het bezoeken van een event, gezien de huidige risico’s, extra spanning met zich mee. Denk aan geluiden rondom terrorisme, de groeiende mate aan onvoorspelbare weersomstandigheden en de kans om in het gedrang te komen. Allfence heeft alle kennis in huis om evenementbeveiliging niet op de voorgrond, maar juist op de achtergrond in zijn kracht te zetten. Sjoerd Overwater vertelt met veel passie over het logistieke proces. Van pril idee tot aan het leveren van 60 kilometer hekken. ‘Als het maar gestroomlijnd en geruisloos gebeurt’, aldus Sjoerd.

Wat opvalt bij het interviewen van Sjoerd is zijn open, vriendelijke houding. Hij houdt van zijn werk, dat merk je direct. Het werken op locatie is voor hem een van de krenten uit de pap. Het proeven van de sfeer op een event en de ambiance die hij en zijn team mede mogelijk maken zijn redenen waarom hij graag meegaat als er op- en afgebouwd moet worden. Om te beleven, maar met name om te leren verbeteren.

Altijd op zoek naar vernieuwing

Op de vraag wat zijn ultieme festivalgevoel is, antwoordt Sjoerd: ‘Als mensen zich uitleven, ondanks de weersomstandigheden’. En dat zit  echt in Sjoerd ingebakken; de wens om mensen te zien genieten, zo ook zijn klanten. Zoals Sjoerd zelf toelicht: ‘Als je jarenlang dag in dag uit bezig bent met hekwerk, dan wordt je vanzelf ‘verliefd’ op hekken. Je ziet ze overal, niet alleen die van Allfence, maar ook van onze con-collega’s. Dat schept nieuwsgierigheid en dat houdt ons alert. Je kijkt net even verder; waarom staan hun hekken daar, en wat voor hekwerk leveren ze? Het verplicht je, als expert op het gebied van evenementbeveiliging, om buiten de gebaande paden te kijken, altijd op zoek naar vernieuwing. We willen dagelijks oprecht tegen onze klanten kunnen zeggen; ‘wij leveren de beste beveiliging voor ieder evenement.’ Van sportevent tot festival en van kleinschalig tot immens; onze oplossingen dienen altijd sluitend te zijn. Daarom lopen we graag voorop, kijken we uit naar nieuwe trends en zijn we met een vast team continue bezig met het doorontwikkelen van materialen en oplossingen.’

Een loyale klantenkring door oprechte kennis

Bij de vraag of Sjoerd kan benoemen hoe Allfence in de afgelopen jaren zo’n loyale klantenkring heeft kunnen opbouwen antwoordt hij: ‘Doordat wij ook bouwplaatsen beveiligen, hebben we de luxe altijd te beschikken over een grote voorraad aan hekwerk en aanverwante producten. Ook in het hoogseizoen, de maanden juni, juli en augustus. Dat weten onze klanten, maar ook onze collega-bedrijven die ons bij piekdagen weten te vinden. Onze adviseurs zijn altijd vriendelijk, oprecht en continue zoekende naar creatieve en betaalbare oplossingen. Daarnaast weet deze sector dat wij hoogstaande kwaliteit leveren. Waar zich dat in uit? Hekken die gedrang voorkomen, entrees die wachttijden minimaliseren, nooduitgangen die zich op de juiste plek bevinden, strategisch geplaatste EHBO- en beveiligingsposten en oplossingen die de bezoekers, ook in het geval van extreme weersomstandigheden optimaal beschermen. We denken als expert overal aan, zo denken we na om roadblocks toe te voegen aan ons assortiment om hiermee losgeslagen chauffeurs te belemmeren. Daarnaast wijzen we onze relaties ook op festivalverzekeringen, erg belangrijk in deze variabele wereld waar niets zeker is.’

‘Waar we nog meer in adviseren? Niet alleen evenementorganisaties, maar ook gemeentes en artiesten stellen steeds meer eisen. Zo kunnen we aan de hand van de vergunning of vergunningsaanvraag een beveiligingsplan opstellen, die altijd begint met een risicocheck. Hierbij worden naast beveiliging ook zaken als geluidsoverlast of gewenste uitstraling besproken. Je kunt het zo gek niet verzinnen of wij kunnen het leveren. De zware barriers zorgen voor crowd control en voor afscherming van podia en privéterreinen. Toch zijn gasten goed benaderbaar voor beveiligers en hulpverleners. Zo borg je de veiligheid van de mensen op het terrein. Samengevat zijn we een belangrijke speler die aan ieders wensen kan voldoen: van lokale wielerronde tot aan het afzetten van GP Grand Prix Valkenswaard en het beveiligen van de 180.000 bezoekers van Tomorrowland.

Altijd een extra controleslag

Als je bij Allfence aanklopt, krijg je niet alleen advies, maar ook veel tips. Deze tips zijn samengepakt in een hitlijst voor evenementbeveiliging: ‘Top 10 Event Tips van Sjoerd’. Een van de tips is: zorg voor voldoende hekwerk. Dat is volgens Sjoerd het meest voorkomende probleem: dat klanten te weinig hekwerk aanvragen. ‘Daarom zorgen we altijd voor een controleslag’, zo vertelt Sjoerd, ‘hiervoor bestuderen we het terrein op locatie, via Google maps, foto’s en plattegronden.‘ Maar al worden de zaken duizend keer op papier gecheckt, de persoonlijke communicatie tussen klant en Allfence blijft voorop staan. ‘Elkaar continue op de hoogte houden is belangrijk in dit vak. En tja het enige dat dan nog roet in het eten kan gooien zijn taalbarrières’, zo grapt Sjoerd. ‘Met name met onze Belgische naaste buren, waar verkeerde leveringen in het verleden weleens voorkwamen. De Belgen zeggen ‘barriers’, terwijl dit in Nederland ‘stage barriers’ zijn, waarvoor ze dan in België ook ‘nader’ zeggen, wat dan op zijn beurt weer een dranghek is. Verwarring alom. Maar, ook daarbij geldt: door persoonlijke contact zet je de laatste puntjes op de ‘i’, ook als het gaat om nuances in taal.’ 

Snel en efficiënt beveiliging inrichten

Allfence focust zich steeds meer op totaal ontzorging. Sjoerd licht toe: ‘Het hele team bekijkt per project hoe zij organisaties zo optimaal mogelijk een helpende hand kunnen bieden. Zijn er handjes op locatie nodig? Dan levert Allfence vakmensen. Willen ze een totaalpakket? Dan regelen we dat van A tot Z. Zoeken ze snel feedback voor het juist monteren van hekwerk? Dan kunnen ze onze kosteloze montagefilmpjes online bekijken. We streven naar een totaalpakket, ontzorging op ons vakgebied.’

 Sjoerd vervolgt: ‘Ons hele team is betrokken. Het is een continue spel tussen sales en logistiek. Ik word al in het salestraject betrokken om teleurstellingen achteraf te voorkomen. Denk aan zaken als het mede beoordelen van te offreren producten en diensten tot aan de planning. Wat mijn ideale proces is? Als onze vrachtwagens zo efficiënt mogelijk geladen zijn, op het afgesproken tijdstip aankomen en snel op locatie kunnen lossen op aangewezen plekken. Maar ook dat het monteren rap gebeurt en de wagens direct doorrijden naar event B om daar alles op te halen. Kortom, dat de wagens zo min mogelijk stil staan en de chauffeurs en monteurs zo efficiënt mogelijk kunnen worden ingezet. Dit leidt voor klanten uiteindelijk tot een gestroomlijnd evenement en optimale kostencontrole.’

Altijd stand by

Sjoerd zelf is dag en nacht bereikbaar voor zijn klanten. Weer zo’n voorbeeld van de unieke Allfence dienstverlening. Sjoerd vindt dit heel normaal en vertelt hierover: ‘Het komt wel eens voor dat er op een festival op het laatste moment meer hekwerk nodig is of meer vakmensen op locatie nodig zijn. Dan ben je aan de klanten verplicht snel te kunnen schakelen. Daarom staat mijn telefoon altijd aan, 24/7. Op de vraag waar ze zich nog meer zo vol overgave voor inzetten antwoordt Sjoerd: ‘Naast festivals en de bouw zeker ook bij sportevenementen, zoals de Esso Marathon in Rotterdam of de Vierdaagse van Nijmegen. Deze worden veelal in het laagseizoen georganiseerd, wat perfect aansluit op het evenementenseizoen. We hebben alle spullen en expertise in huis om een veilig sportief evenement neer te zetten. Maar ook voor internationale topconferenties in Den Haag werden we als expert op het gebied van evenementbeveiliging ingezet. Als je zelfs wereldleiders een veilig gevoel kunt geven dan is je missie geslaagd, toch?