Tijd voor creativiteit
Lot x events organiseert evenementen voor allerlei verschillende opdrachtgevers, vaak uit de publieke sector, zoals overheden en onderwijsinstellingen. Het leukste vindt Lotte het werken aan complexere projecten, waarbij de beleving van de gast centraal staat, zonder de inhoud uit het oog te verliezen. Lotte vertelt ‘Ik denk graag vanaf het begin mee met mijn opdrachtgevers. Een van de eerste vragen die ik stel is: wat wil je dat de mensen voelen? En ook: wat wil je dat ze na afloop meenemen?’. Willemijn van der Harst, marketingmanager bij aanmelder.nl, vertelde mij dat ook al: ‘Eventmanagers willen graag creatief bezig zijn, maar bij evenementenorganisatie is overzicht houden en structuur ook heel belangrijk. Doordat aanmelder.nl hierbij ondersteunt, heeft de eventmanager tijd voor het creatieve deel.’
Segmentatiemogelijkheden
Lotte gebruikt de software regelmatig, ‘Vrijwel alles wat je nodig hebt, zit er ook echt in. Daar ben ik heel blij mee.’ In het programma is veel geautomatiseerd: ‘Je kan onderscheid maken tussen verschillende groepen die je uitnodigt, zoals mensen die bijvoorbeeld niet op de foto willen. Dit soort zaken moest ik voorheen handmatig verwerken, maar aanmelder.nl doet dit direct voor me. Dat is heel efficiënt.’. Ze legt met een voorbeeld uit hoe dat werkt: ’Bij het aanmelden vult een deelnemer zijn contactgegevens in op het registratieformulier en schrijft zich daar meteen in voor workshops. Verder geeft hij er aan niet op de foto te willen. Vervolgens krijgt hij een e-mail ter bevestiging. Bij de praktische informatie over het evenement kan de deelnemer zijn persoonlijke programma zien met de locaties en tijden van de workshops die hij gekozen heeft. Dit automatiseren maakt het voor mij simpeler, minder tijdrovend, minder foutgevoelig en het zorgt ervoor dat de communicatie naar de deelnemers helder is.’.
Lotte vervolgt, ‘Wanneer de deelnemer incheckt op locatie, krijgt hij een badge waar de workshops ook op staan en daarnaast staat er een icoon op. De fotograaf van het evenement weet dat mensen met dit icoon op de badge niet op de foto willen. Hij kan daar bij het fotograferen dus al rekening mee houden en controleert dat bij het selecteren van foto’s nog een keer. Zo verschijnt een deelnemer die niet op de foto wil, dus bijvoorbeeld niet op de website of sociale media van het evenement.’.
Flexibel inzetbaar
Niet elk evenement vraagt om dezelfde functionaliteiten. Lotte organiseert verschillende soorten evenementen. ‘Je geeft makkelijk aan om wat voor soort evenement het gaat. Afhankelijk van je antwoorden biedt aanmelder.nl verschillende features.’, vertelt Lotte. ‘Als registratie onderdeel van mijn opdracht is, vind ik het fijn om met aanmelder.nl te werken. Dan gebruik ik het registratieformulier en laat ik ook de communicatie met de deelnemers via de software lopen.’. Bij evenementen waar deelnemers voor moeten betalen, gebruikt Lotte daarnaast ook de add-on voor ticketing en financiële administratie, ‘Daarmee besteed je het beheer van de deelnemersgelden eigenlijk uit.’.
Als Lotte een evenement met veel deelnemers organiseert, gebruikt ze ook de optie ‘check-in op locatie’. ‘Deze module is heel uitgebreid en regelt het scannen van QR-codes, het ter plaatse printen van badges en het direct verwerken van walk-ins. Dit zorgt voor een snelle en soepele entree van de bezoekers. De aanwezige technicus van aanmelder.nl zorgt ervoor dat alles goed verloopt. ‘Je betaalt alleen het deel van de software, dat je gebruikt.’, zegt Lotte. De flexibiliteit vindt Lotte erg prettig: zo kiest ze per evenement precies wat ze nodig heeft. Daardoor blijft het overzichtelijk en efficiënt. Op deze manier kunnen organisatoren snel schakelen en houden ze grip op het evenement.
Fotografie: Robin Butter & Aanmelder.nl
