Gestructureerd plannen doe je zo

Gestructureerd kunnen plannen is een essentiële eigenschap als je werkt in de evenementenbranche. Desalniettemin blijkt het maken van realistische planningen in de praktijk vaak lastiger dan gedacht. Behoorlijk hinderlijk als er net een groot evenement op de planning staat. Lees daarom in dit artikel welke planningsvalkuilen er zijn en hoe je deze aan kunt pakken.

 1.    Onrealistische planning

Valkuil: Planningen zijn vaak onrealistisch. Doorgaans wordt eigen productiviteit overschat, terwijl de omvang van taken worden onderschat. Deze disbalans zorgt ervoor dat taken telkens worden doorgeschoven, om er dan wederom niet aan toe te komen.

Aanpak: Voorkom dat jouw takenlijst in een wensenlijst verandert en houd het bij de tijd die je daadwerkelijk tot je beschikking hebt.

 2.    Incomplete planning

Valkuil: Planningen zijn vaak incompleet. Regelmatig worden planningen gevuld met interessante taken voor grote projecten en worden alledaagse taken over het hoofd gezien, waardoor er een tijdsgebrek ontstaat.

Aanpak: Geef niet alle tijd uit aan nieuwe projecten, maar plan eerst je dagelijks terugkerende taken in. Dan weet je precies hoeveel tijd je over hebt.

 3.    Inflexibele planning

Valkuil: Planningen zijn vaak inflexibel. Onverwachte zaken en ad hoc taken worden namelijk eveneens veelvuldig over het hoofd gezien. Wederom met tijdsnood ter gevolg.

Aanpak: Plan je agenda niet volledig vol, maar zorg voor ruimte in je planning om te kunnen schuiven en incasseren.

 4.    Ongestructureerde planning

Probleem: Planningen zijn vaak ongestructureerd. Een combinatie van online en offline lijstjes, memo’s en mapjes, lijkt wellicht bijzonder effectief, maar is in werkelijkheid onoverzichtelijk en omslachtig.

Aanpak: Houd je planningssysteem zo eenvoudig en simpel mogelijk. En zorg bovendien dat je dagelijks kort de tijd besteedt aan het bijwerken van je planning.

Meer leren?

Twijfel je na het lezen van dit artikel over de effectiviteit van je eigen planningen en werkzaamheden? Overweeg dan eens om een training time management te volgen bij time management expert Björn Deusings. Tijdens deze training leer je op een effectieve manier om te gaan met tijdgebrek, interrupties en de dagelijkse stortvloed aan e-mails en informatie.