Opdrachtgever aan het woord

Flexibiliteit doorslaggevend bij locatiekeuze

2233

22 april 2020

Met een toenemend aantal aan diverse evenementenlocaties in Nederland, worden de wensen van een opdrachtgever steeds specifieker. Waar de een kiest voor een zo ‘groen’ mogelijke locatie, selecteert de ander een locatie op basis van flexibiliteit. Project Manager Eva van Diemen, werkzaam bij Jibe! Group, vertelt wat haar wensen zijn.

Jibe! Group is een marketing- en evenementenbureau en heeft met name klanten in de software- en IT-industrie. Het bureau treedt op als zakelijk partner voor het ondersteunen bij de organisatie van onder andere congressen, seminars, trainingen en (grootschalige) evenementen. Met vijftien jaar ervaring weet Jibe! Group precies wat er in de branche speelt en welke wensen haar klanten stelt op het gebied van evenementen.

Reclame door de speakers

Een van de eisen van Jibe! Group, heeft betrekking op sterke audiovisuele middelen. Van Diemen: ‘Onze klanten werken voornamelijk in de IT-branche. Als je op een event een demo wil laten zien en het internet hapert, dan is dat natuurlijk een grote no go. We werken vaak met onze eigen leverancier, zo weten we zeker dat we altijd kwaliteit kunnen garanderen. Soms ben je verplicht een AV-leverancier van de locatie af te nemen. Als zij het dan niet op orde hebben, kan dat een chaos worden. Zo heb ik weleens meegemaakt dat een zaal vol mensen klaar zat voor een plenaire sessie en er ineens een Spotify-reclame door de zaal schalde.’

Goede regie

Advertenties door de speakers, slechte wifi of een haperend beeld: het zijn blunders waar je als evenementenbureau het schaamrood van op je kaken krijgt. Gelukkig kan het ook anders. Van Diemen: ‘Onlangs organiseerden we een event in Supernova in Jaarbeurs waar we samenwerkten met hun AV-leverancier. Van tevoren werden alle details doorgenomen en konden we afstemmen wat er nodig was. Onze klant werd ook uitgenodigd om zelf op de locatie te kijken om te laten zien hoe alles geregeld werd.’

Meedenken geeft rust

Flexibiliteit is volgens Van Diemen minstens zo belangrijk. Hoewel woorden als ‘ontzorgen’ vaak rondgestrooid worden, leeft niet elke locatie ze na. Van Diemen: ‘Je krijgt toch vaker ‘nee’ te horen dan je zou willen. Als wij een brandingplan gemaakt hebben, werken we met vaste leveranciers die precies weten welk materiaal op welke ondergrond moet om schade te voorkomen. Wanneer de locatie direct ‘nee’ zegt, gaan mijn nekharen al overeind staan. Ik begrijp dat elke locatie restricties heeft, maar dan verwacht ik dat ze met ons meedenken. Bij Jaarbeurs wilden we graag posters ophangen, wat niet overal kon. Ze kwamen wel gelijk met andere alternatieven die we konden gebruiken. Ik vind dat een mooi voorbeeld van meedenken met de klant.’

Onvoorziene zaken en snel schakelen

Soms gebeurt er iets waar geen enkele partij iets aan kan doen. Noodweer, storingen of in dit geval: het coronavirus. Van Diemen: ‘Bij dit event hadden we veel gasten uit België, een deel daarvan vond het niet prettig om op pad te gaan. Het event zou op maandag plaatsvinden en we besloten die vrijdag ervoor een livestream te maken. Mensen die niet wilden komen, konden zo het event toch bijwonen. Hoewel mijn eigen contactpersoon bij Jaarbeurs niet beschikbaar was, werd ik direct in contact gebracht met iemand anders die het naadloos overnam. Ik had binnen een uur een nieuw voorstel op mijn bureau.’

Na een weekend hard werken, stonden op maandagochtend om 07.00 uur alle teams klaar voor de laatste details. Dankzij een liveverbinding via Google Hangouts werd het event gedeeld. Van Diemen: ‘De gasten belden in en zagen mooie shots van de presentatie. Het zag er super netjes uit, echt complimenten hoe alles geregeld was. Als iemand destijds had gezegd: ‘Sorry, je contactpersoon werkt vandaag niet, hij belt je de eerstvolgende dag terug...’ dan waren we te laat geweest. Mede dankzij het snelle schakelen van Jaarbeurs werd ons event, ondanks het coronavirus, een groot succes.’

Door > Claire van Berkum