Achter de schermen

Flexibele en creatieve samenwerking is krachtige voedingsbodem

1745

19 april 2021

Wanneer een belangrijk project na tien jaar eindigt en je wilt tijdens een feestelijk festival ‘met een knal’ aan alle betrokkenen laten zien wat er in die tien jaar is bereikt, dan zit je niet te wachten op een coronacrisis die roet in het eten gooit. Gelukkig vond Irma Kerkhof, projectsecretaris van Uitvoeringsprogramma Bodem en Ondergrond, de benodigde knowhow bij PINO en werd het Follow UP Festival toch nog een groot succes.

Het tienjarig convenant Bodem en Ondergrond liep op 31 december 2020 af. Irma Kerkhof-de Vos was gedurende die tien jaar nauw betrokken bij het programma en was stellig van plan om met een fantastisch festival aan alle betrokkenen te laten zien wat er in die tien jaar was gedaan en bereikt. ‘Omdat de intentie was om staatssecretaris van Veldhoven bij het festival aanwezig te laten zijn, moesten wij ons richten op haar agenda,’ begint Kerkhof, ‘en kwamen we uit op 25 november 2020. Toen we die datum bepaalden, hadden we nog geen idee hoe corona van invloed zou zijn op het festival dat wij in gedachten hadden.’

Complexe aandachtspunten

Omdat het festival in opzet een behoorlijke omvang zou hebben met diverse complexe aandachtspunten, werd al snel besloten naar een professionele partner te kijken voor de ondersteuning bij de organisatie van het festival. ‘We hadden al goede verhalen gehoord over PINO, maar na de pitch waren we unaniem in onze beslissing’, vertelt Kerkhof. ‘PINO had leuke creatieve ideeën over hoe ze, toen nog vanuit het idee van een live festival, het festival konden organiseren. We hebben geen moment spijt gehad dat wij voor hen gekozen hebben. We waren ook uitermate blij met de inbreng en expertise van Marsha Wolfkamp en Jeroen Coers.’

Van live naar hybride naar online

Al snel na het eerste contact en het bespreken van de wensen over het festival, werd duidelijk dat het geplande live festival in DeFabrique in Utrecht vanwege de coronabeperkingen in een andere vorm moest plaatsvinden. ‘Tja, en dan ga je vervolgens van een live festival naar een festival in hybride vorm’, vervolgt Kerkhof, ‘om kort daarna tot de conclusie te komen dat ook dat geen optie meer is. We wilden een festival met sprekers en bijvoorbeeld een kennismarkt, maar waar moet je je dan op richten? Vooral op de deelnemers die toch aanwezig mogen zijn, of juist op de deelnemers die het allemaal vanuit huis moeten meemaken? Gelukkig was PINO duidelijk in het advies: maak er een volledig online festival van! En dat hebben we dus gedaan…’

Ervaring opgedaan

‘We hadden in de periode voorafgaand aan 25 november al de nodige ervaring opgedaan met het organiseren van online evenementen’, licht Marsha Wolfkamp van PINO het advies toe. ‘We kenden DeFabrique als locatie en de partners die daar online evenementen verzorgen. Dus toen die beslissing eenmaal genomen was, zijn we in volle vaart aan de gang gegaan.’

Flexibiliteit in organisatie

‘Het was voor ons een goed gevoel’, aldus Kerkhof. ‘De beslissing om volledig naar online om te schakelen, zorgde voor duidelijkheid. Iedereen die een bijdrage zou leveren aan het programma wist nu ook waar hij aan toe was. Door de wijzigingen in de coronamaatregelen door het jaar heen is de uitvoering van het Festival ook vaak veranderd. Het was fijn dat PINO daar flexibel in kon zijn, waardoor het Festival uiteindelijk een succes is geworden. Op de dag zelf waren er in DeFabrique alleen mensen aanwezig voor de techniek, organisatie en locatie en konden wij genieten van het programma omdat de hele organisatie in handen was van PINO.’

Vertrouwen

Het succes van een dergelijk festival valt of staat met een goede band tussen de organiserende partijen en het vertrouwen dat iedereen in elkaars kunnen heeft. Kerkhof: ‘Dat vertrouwen was er al vanaf het eerste moment. Als ik de dienstverlening van PINO in de personen van Marsha en Jeroen zou moeten samenvatten, dan is dat: efficiënt, inspirerend en enthousiast. We zijn nog steeds heel blij met zoals het is gegaan. Na afloop van het festival was iedereen tijdens het teamoverleg zeer positief en vroeg iemand zich af waarom we dit niet ieder jaar kunnen doen. Een mooier compliment kun je niet krijgen, toch? Het is zeker voor herhaling vatbaar!’

Een verslag van het Follow UP festival is hier te lezen.

Door > Rob van Hilten