Locaties

Expeditie Apeldoorn Challenge

2338

11 november 2018

‘Op zoek naar het WOW-effect’

Locatiebezoeken, ze kosten eventplanners heel veel energie en tijd. ‘Dat kan anders’, dachten Convention Bureau Gelderland en Apeldoorn Congresstad! Ze organiseerden samen een exclusieve ‘Expeditie Apeldoorn Challenge’. Doel: meeting- en eventplanners kennis laten maken met Apeldoorn als congresstad en de zintuigen prikkelen om zoveel mogelijk inspiratie op te doen. Dat is gelukt! Zo’n 50 eventplanners gingen 29 oktober de uitdaging aan en bezochten in één dag maar liefst acht unieke locaties in Apeldoorn.

De klassieke Mini Coopers, waarmee we op pad gaan, staan bij aankomst al opgesteld voor Theater & Congres Orpheus. Na een warming-up met koffie en lekkers in Orpheus, gaan de eventplanners in 3-tallen op pad in een eigen Mini. Buiten geeft SOS Events, de eigenaar van de Mini’s, de laatste instructies: koppeling goed indrukken en gás geven! Let op: géén stuurbekrachtiging en airbag, dus safety first!

Teamspirit en hoofdprijs

Hilariteit alom op de parkeerplaats waar het ene team vlot en ronkend vertrekt, en het andere team zich eerst helemaal op de route-instructie stort. De teamopzet: één teamlid beheert het Roadbook met de route, de ander kruipt achter het stuur en de derde buigt zich over de iPad met opdrachten. Want uiteraard geen expeditie zonder een missie en prijzen. Bij elke locatie hoort een opdracht en het team met de meeste goede antwoorden wint de hoofdprijs: een vlucht in een Cessna vliegtuig boven Apeldoorn! Dat de deelnemers elkaar vrijwel allemaal nog niet kennen blijkt geen probleem. Er worden creatieve teamnamen bedacht (Blue Winners, Snoepje van de week, etc.). De teamspirit komt op gang en de battle is begonnen. On route, Apeldoorn, here we come!

WOW-effect

On route naar de zorgvuldig uitgekozenlocaties in Apeldoorn. Tatos Ohan, organiserend partner namens het Convention Bureau Gelderland, licht toe: ‘We willen de diversiteit van congres- en eventlocaties in Apeldoorn laten zien via ‘Fun & Facts’. Uit onderzoek blijkt dat de uitstraling van een pand, de omgeving, de sfeer en de ontvangst dé bepalende factoren voor een locatiekeuze zijn. Daarom hebben we voor deze expeditie bewust gekozen voor flitsbezoeken. Je voelt snel genoeg of een locatie de juiste is voor je bijeenkomst of evenement. Daarnaast komt er door de Mini’s en opdrachten een fun-element bij dat een extra dimensie aan de dag geeft. Je beleeft de bezoeken samen en praat erover met je team en de locatiehouders. Dat schept een band en geeft heel andere inzichten dan tijdens een individueel locatiebezoek. Die overige facts, aantal zalen, opstellingen et cetera, heb je vaak al gezien op de website en kunnen later ter sprake komen. Dat eerste WOW-effect, daar gaat het om!’

Out of the comfortzone

Bianca Cuperus, organisator vanuit Apeldoorn Congresstad, beaamt de kracht van de speelsheid van zo’n expeditie. Bianca: ‘Tijdens deze expeditie gaan deelnemers uit hun comfortzone: zelf doen in plaats van alleen maar informatie ‘ontvangen’. Door deelnemers in beweging te zetten, neem je veel makkelijker kennis op en blijven indrukken langer bij. Bovendien maak je echte verbindingen door samen op pad te gaan naar verschillende locaties. Dat past precies bij Apeldoorn als congresstad, waar je juist meerdere locaties kunt combineren in je programma omdat ze relatief dichtbij elkaar liggen. SOS Events, die de opdrachten en Mini’s beheert, zorgt voor een snelle doorstroom. Ze kunnen teams via de iPads volgen. Als een team ergens te lang blijft hangen, kunnen ze daar meteen op inspelen. Verder zijn de ontmoetingen met de locatiehouders korter, maar wel intensiever en minder formeel. Het spelelement maakt mensen losser en actiever en de behoefte om de beleving te delen is groter.‘

Speeddaten andere locaties

We ontmoeten de hele groep weer tijdens de lunch bij het indrukwekkende gebouw van Radio Kootwijk. Ik spreek het enthousiaste Team ‘Blue Winners’. ‘Tot nu toe is het een superervaring. Zo leuk om op deze manier locaties te bezoeken, je ziet in een korte tijd veel en het is keigezellig. Het zijn dan wel flitsbezoekjes, maar je krijgt toch een goede indruk. Wij gaan trouwens winnen, zo nog even een yell bedenken!’. En weg zijn ze weer, even nog een speeddatetafel meepikken. Tijdens de speeddates ontmoeten deelnemers ook een aantal andere locatiehouders uit Apeldoorn. Ze zitten nu niet in de expeditie omdat het programma anders te vol werd. Na een groepsfoto, in de prachtige Zenderzaal, vervolgen de teams weer hun weg. Terug de Mini’s in, want er staan nog vier bijzondere locaties op het programma.

Reacties achteraf…

We zijn een week verder, de evaluatieformulieren zijn terug. Altijd een moment van de waarheid, maar organisatoren Bianca Cuperus en Tatos Ohan blikken tevreden terug. Bianca: ‘We hoorden tijdens de expeditie al veel positieve geluiden en deze reacties bevestigen ons gevoel. We kijken terug op een succesvolle editie van Expeditie Apeldoorn. De stad is dan ook heel geschikt voor dit concept. Er liggen veel bijzondere locaties bij elkaar en het aanbod is erg divers. Variërend van het nieuwe Van der Valk Hotel en Radio Kootwijk tot de Wenum Hoeve en alles daartussenin. We zijn trots op de onderlinge samenwerking in de stad, er wordt snel geschakeld en samen krijgen we veel voor elkaar’. Tatos vult aan: ‘Het was een fijne samenwerking en ik vond het leuk om te merken dat ons enthousiasme oversloeg op de deelnemers. Je zou denken dat iedereen snel naar huis wil na zo’n intensieve dag, maar niets bleek minder waar. Terwijl de paardentram stond te trappelen om iedereen weer naar de startlocatie Orpheus te vervoeren, bleven de deelnemers liever hangen voor de borrel. Dat is echt een goed einde van zo’n topdag. Op naar een volgende Expeditie in 2019!’