evisit introduceert: dynamische lijsten
10 november 2022Het leven van veel eventmanagers lijkt zich, ook in 2022 nog, veel in Excel af te spelen. Met name als het gaat om de gastenlijst van een evenement is het een tool die regelmatig wordt ingezet. Hoewel Excel veel functionaliteiten kent is dit meteen ook de valkuil: de complexiteit. ‘Het doel van evisitNEXT is het complete proces voor de eventmanager zo makkelijk mogelijk te maken’, aldus Tessa Rijnsburger, operationeel manager bij het Haagse bedrijf evisit. ‘Zo heb je alle onderdelen, gegevens en statistieken van het evenement overzichtelijk op één platform.
Binnen de gastenlijst verandert er vaak veel, zoals ingevulde dieetwensen, opgegeven kentekens voor het parkeren of sessiekeuzes. Met Excel heb je nooit realtime inzicht omdat je alles handmatig moet bijwerken en dat is zonde van je tijd. Dit gaf voor ons de aanzet om na te denken over hoe dit anders kan.’
Gastenlijsten die automatisch worden geüpdatet
En dat het anders kan daar is geen twijfel over mogelijk, evisit introduceert namelijk ‘dynamische lijsten’ als nieuwe functionaliteit in haar software. ‘Met behulp van dynamische lijsten kun je binnen je gastenlijst eenvoudig segmenteren’, aldus Rijnsburger. ‘Je kunt een lijst aanmaken op basis van verschillende kenmerken, zoals status, een vraag in het registratieformulier, tags en/of soort toegangsbewijs. Een groot voordeel van het gebruik van dynamische lijsten is dat deze automatisch worden geüpdatet. Zo heb je op elk moment inzicht in hoeveel gasten er aan een specifiek kenmerk voldoen en ook als zij zich aan- of afmelden behoud je het overzicht.’
In de praktijk
Bedenk van tevoren welke selecties binnen de gastenlijst van jouw evenement van belang zijn. Wellicht organiseer je een evenement met verschillende doelgroepen, zoals VIPs, reguliere genodigden, sprekers en pers. De VIPs mogen als enigen een introducé meenemen en kunnen na afloop deelnemen aan een diner. De pers moet zich melden bij een andere ingang en de sprekers krijgen een andere kleur badge.
In dit geval kun je perfect dynamische lijsten maken. Die van de VIPs maak je bijvoorbeeld door de VIPs te selecteren die hebben aangegeven bij het diner aanwezig te zijn, een introducé mee te nemen en dieetwensen van zowel zichzelf als hun introducees hebben opgegeven. Bij de pers kun je vragen om het tijdstip waarop ze komen en dan een dynamische lijst per tijdslot maken zodat je op locatie het aantal hostesses perfect hierop kunt afstemmen.
Deze lijsten worden continu geüpdatet, waardoor je alles in het begintraject al helemaal kunt klaarzetten en je dit niet vlak voor het evenement nog moet uitzoeken. Zet in het begin al je mailings en sms reminders klaar en plan deze zelfs al in. Selecteer de gewenste dynamische lijst in je mailselectie en deze wordt voortdurend bijgewerkt bij aan- en afmeldingen. Zo kun jij je vlak voor het evenement op andere dingen focussen.
In combinatie met de nieuwe Scan App
Bovenstaand voorbeeld is slechts een van de mogelijkheden. Dynamische lijsten zijn op ontelbaar veel manieren in te zetten. ‘Zo kun je bijvoorbeeld tijdens jouw evenement ook checken hoeveel VIPs met hun introducé al aanwezig zijn. De software en de app waarmee tickets worden gescand communiceren continu met elkaar. Bezoekers die binnen gescand zijn krijgen de tag ‘aanwezig’, waar je vervolgens middels een dynamische lijst op kunt filteren. Een kleine handeling levert je zoveel inzicht in de statistieken op.’
Over evisit
evisit werd opgericht in 1997 en is gevestigd in Den Haag. evisit is marktleider in het ondersteunen van zakelijke eventmanagers. Zij levert high quality software en diensten en biedt alle facetten voor de registratie van een evenement. evisit is als eerste eventregistratietool op 14 juli 2017 ISO27001 gecertificeerd en voldoet daarmee aan alle AVG/GDPR eisen.
Goed artikel?
Schrijf je in net als 37.058 andere professionals en ontvang wekelijks de beste artikelen!