EventCase: Vue Cinemas

De voorbereiding van het evenement nam een jaar in beslag. De datum en locatie werden eind 2015 vastgelegd. Vanaf april 2016 was er steeds intensiever contact tussen opdrachtgever en locatie, in verband met het intekenen van de beursvloer en dergelijke. Voor het food gedeelte werd Bufkes Evenementen ingeschakeld en voor de technische ondersteuning Houben Souren Verhuur. 

'Dit was het derde jaar dat we het Wenkebach symposium mochten hosten,' vertelt Jolanda van der Luer, general manager van Vue Kerkrade. 'We hebben al gesproken over de editie van 2017. De indeling van de F&B stations was beter dan voorgaande jaren. Door enkele details aan te passen kan dit geperfectioneerd worden voor de editie van 2017.' Die staat op de planning op 11 november van dit jaar. Jolanda van der Luer: 'Ook de keuze voor Wine & Dine in een informelere setting in de Skybar is goed bevallen en is voor herhaling vatbaar. Tijdens een evaluerend gesprek hebben we hiervoor al afspraken gemaakt. Ook hebben we kort gesproken over de verbouwing, waardoor Vue Kerkrade van een acht naar een tien zalencomplex gaat. Daarin hebben we ook de beschikking over iets kleinere zalen, hetgeen voor het houden van workshops met kleinere groepen prettiger werkt.'
De keuze om het congres meerdere jaren achter elkaar onder te brengen in Vue Kerkrade, heeft te maken met de ruimte en de logistiek, vertelt Monette Stoffels van Congresbureau Zuyderland. 'In Vue Kerkrade hebben de gasten naast het symposium nog voldoende tijd om te netwerken en de stands te bezoeken.' Aanvankelijk moesten de locatie en organisatie nog een beetje aan elkaar wennen. Monette Stoffels: 'De core business van Vue Cinemas is films vertonen en dat gebeurt volgens een programmering die tot op de seconde loopt als een geoliede machine. Artsen en specialisten zijn echter een andere doelgroep dan de reguliere bioscoopbezoekers. Zij laten zich iets minder sturen. Programma's lopen daardoor weleens uit. Maar inmiddels zijn daar over en weer goede afspraken over gemaakt. Ook is de state-of-the-art techniek in Vue Cinemas soms meer dan we nodig hebben voor voor ons doel: af en toe zou een laptop met een beamer volstaan. We willen bekijken of het mogelijk is in de toekomst te volstaan met deze of een andere oplossing. Groot voordeel van Vue Cinemas is overigens wel dat de locatie groot genoeg is om een groeiscenario op te vangen. Dat biedt ons de mogelijkheid om voor de volgende editie eventueel ook huisartsen uit de westelijke mijnstreek uit te nodigen, aangezien zij ook behoren tot het verzorgingsgebied van Zuyderland MC Die honderd mensen extra zijn geen probleem voor de locatie.'