Back Back Nieuws

Eventcase: Noodweer op Ultrasonic

20 april 2016

Wat gebeurt er als je evenement op het allerlaatste moment moet worden afgelast? Peter van der Plaats, organisator van het jaarlijkse dancefestival Ultrasonic, vertelt.

We schrijven juli 2015, een maand die qua weer nogal wat extremen liet zien. Het begon met een hittegolf: tijdens de start van de Tour de France in Utrecht reden de wielrenners zich warm met ijspakken om het lijf gegord. Nog geen week later noteerden de meteorologen in Twente vorst aan de grond, een fenomeen dat sinds 1970 in juli niet meer was voorgekomen. Daarna volgden dagen van Hollands zomerweer: zon, regen en wolken wisselden elkaar af. En toen werd het zaterdag 25 juli.

[afbeelding niet meer beschikbaar]
Weerwaarschuwing

Op die zaterdag zouden om twaalf uur de poorten op het terrein van de Maarseveense Plassen – waar dancefestival Ultrasonic jaarlijks plaatsvindt – openen. De dag ervoor komen echter de eerste weerwaarschuwingen: er nadert noodweer, maar hoe zich dat gaat ontwikkelen is nog onduidelijk. Vooralsnog lijkt vooral het noorden van het land er last van te krijgen en dus haalt Peter van der Plaats opgelucht adem. Wel houdt hij het goed in de gaten: Ultrasonic verwacht 10.000 gasten en dat is nogal een verantwoordelijkheid.

Verzekeraar twijfelt niet

Op de ochtend van 25 juli blijken de weerdiensten de voorspellingen te hebben gewijzigd: het is goed mogelijk dat het naderende noodweer ook de provincie Utrecht aandoet. Van der Plaats wordt ongerust – dit ziet er niet goed uit. Hij neemt contact op met de gemeente, maar die stelt dat de organisatie zelf een besluit moet nemen. Daarop belt Van der Plaats met zijn verzekeraar – evenementenverzekeraar Klap. ‘En die zeiden meteen dat we moesten afgelasten, dat we dit risico niet moesten nemen. Ik was opgelucht, ja. Zij verwoorden mijn gevoel, ik vond het ook niet veilig meer. Maar ik wilde wel zeker weten dat er achteraf geen onduidelijkheden zouden ontstaan – stel dat het noodweer niet over het terrein zou razen terwijl ik wel had afgelast, wat doet de verzekeraar dan? Maar daar hoefde ik me vanaf dat moment geen zorgen meer over te maken.’

De afgelasting
De organisatie van Ultrasonic laat de bezoekers via Facebook weten nog even thuis te blijven en regelt een veilig onderkomen voor de paar bezoekers die er al zijn. Als een uur later duidelijk wordt dat het noodweer werkelijk over Utrecht komt, wordt het festival afgelast, ook weer via Facebook. Van der Plaats: ‘Dat ging heel goed, mensen verspreiden zo’n bericht heel snel, waardoor iedereen binnen de kortste keren op de hoogte was. Gelukkig reageerde eigenlijk iedereen positief, men begreep wel dat het echt te gevaarlijk was. Op die dag werden bovendien veel evenementen afgelast vanwege het weer, dat versterkte het begrip.’

[afbeelding niet meer beschikbaar]
Slagveld

Nog diezelfde middag stonden de experts van Klap Verzekeringen op het terrein, vervolgt Van der Plaats. ‘Het was een slagveld, ongelooflijk. Dingen waarvan ik dacht dat ze niet konden vliegen, heb ik door de lucht zien gaan. Enorme bomen die gewoon omver waren geblazen. Bizar. En elk jaar twijfelen we weer even over de slechtweerdekking, want ja: het is veel geld. Toch hebben we het steeds afgesloten en ik kan je vertellen, toen ik na die storm met de verzekeringsexperts over dat terrein liep, was ik daar zo blij om. De schade van de door ons ingehuurde bedrijven werd meteen opgelost, de productiekosten waren gedekt, we konden de kaartjes keurig terugbetalen. Hadden we die verzekering niet gehad, dan was het einde oefening geweest, ja.’

‘Slechtweerdekking? Ik hoef er niet eens meer over na te denken!’
Van der Plaats had zo’n verwoestende storm nooit eerder van zo dichtbij meegemaakt en hij hoopt het ook nooit meer mee te maken. ‘Om een uur of zes ging de zon weer schijnen en liep ik samen met een jongen van de productie over het terrein. Er was verder niemand, het was een leeg, in allerijl achtergelaten festivalterrein dat was veranderd in een slagveld. Ik werd er echt treurig van. Je denkt altijd dat zoiets jou nooit zal gebeuren, maar ik weet inmiddels wel beter. En over die slechtweerdekking hoef ik geen seconde meer na te denken!’

Goed artikel?

Schrijf je in net als 37.403 andere professionals en ontvang wekelijks de beste artikelen!

Meer lezen in deze rubriek

Events nieuwsbrief

Goed artikel?

Schrijf je in net als 37.403 andere professionals en ontvang wekelijks de beste artikelen!