EventCase: Heropening Mauritshuis door Xsaga

Overal en elke dag vinden er noemenswaardige events plaats, georganiseerd door de krachtige Nederlandse evenementenbranche. Tevreden opdrachtgevers die hun doelstelling bereikt hebben, gasten die met een blijvende herinnering naar huis gaan en bureaus die terug kunnen kijken op een succesvol geproduceerd evenement. Wij vinden het de moeite waard om die events – klein, groot, met een kenniselement of juist fun, spraakmakend, intiem of spectaculair – een plek te geven op Events.nl in de rubriek EventCase.

Heropening Mauritshuis
Dit is de case Heropening Mauritshuis in Den Haag, georganiseerd door Xsaga. Deze spraakmakende case heeft afgelopen jaar de European Best Event Award in de categorie Best Cultural Event gewonnen. Ook won dit evenement andere prijzen, zoals onlangs een Gouden Prijs in Montreux. We spraken met Maarten Hogenhuis van Xsaga om ‘this winning concept‘ in de spotlights te zetten.

[afbeelding niet meer beschikbaar]
Naam evenement > Heropening Mauritshuis
Soort evenement > Publieksevenement met een aparte opvang voor VIP’s
Opdrachtgever > Mauritshuis
Evenementenbureau > Xsaga
Contactpersoon evenementenbureau > Maarten Hogenhuis
Datum evenement > 27 juni 2014
Locatie > Mauritshuis, Den Haag op het plein voor het museum
Doelgroep > Inwoners gemeente Den Haag en omstreken, Museum minnend Nederland, select aantal genodigden
Aantal gasten > Ca. 2.000 personen op het buitenterrein en ca. 450 genodigden

Samenvatting van het evenement:

Wat was de briefing?
‘Ontwikkel een uitvoerbaar concept om te vieren dat het Mauritshuis na een grondige renovatie van twee jaar haar deuren weer opent en het feit dat de capaciteit is verdubbeld.’

Is er gepitcht?
‘Er is een pitch geweest.’

Omschrijving van het concept
‘Onder het thema: “Ons Meisje met de parel is weer thuis” werd de opening van het museum gevierd. Deze verhaallijn is gecombineerd met de opening van het officiële toegangshek aan de voorzijde van het museum. Dit hek was altijd gesloten. De entree was aan de zijkant van het museum. Voor het eerst gaan de gasten door deze officiële poort aan de voorzijde naar binnen. Daarnaast is de capaciteit verdubbeld met de Koninklijke Shell vleugel met een prachtige verbinding onder de straat tussen het oude stadspaleis en deze vleugel.’

[afbeelding niet meer beschikbaar]
Hoe zag het evenement er uit en wat waren de hoogtepunten?
‘Terwijl het publiek zich aan de Hofvijver-zijde en op het Plein verzamelde en het programma op de videoschermen kon bekijken, verzamelde zich een groep van ca. 450 genodigden aan de voorzijde van het Mauritshuis. Twee accordeons speelden terwijl de Ashton brothers, voor de gelegenheid in duidelijk herkenbare rode pakken de laatste voorbereidingen troffen om het pand in gereedheid te brengen voor de aankomst van Koning Willem-Alexander.

Na aankomst van deze bijzondere gast startte een film op de schermen waar de reis van het meisje met de parel werd getoond. In twee jaar tijd reisde ze de wereld rond langs diverse musea en trok zij miljoenen bezoekers.

De film ging organisch over in het live event. Het meisje kwam aan in een transportkist waarmee ze haar wereldreis gemaakt had. Begeleid door de ruiters van de Koninklijke garde onder politie-escorte en een drumcorps.

Een reusachtige kraan tilde de kist van de wagen en na het openen van de grote kist bleek het meisje levend en wel in de kist te zitten.

[afbeelding niet meer beschikbaar]

Ze werd op het dak gehesen en het meisje stapte uit de kist en maakte letterlijk de verbinding tussen het oude stadspaleis en de nieuwe Koninklijke Shell vleugel door over een koord de oversteek te maken.

De tweede film startte en toonde de ‘thuiskomst’ van het meisje in het nieuwe gebouw. Waarbij op speelse manier de highlights van het gebouw werden getoond. Haar wandeling door het nieuwe pand eindigde aan de binnenzijde van de hoofdentree en terwijl deze open zwaaide startten de blazers van het Residentie-orkest de Music of the Royal Fireworks. Het meisje overhandigde de sleutel van het Mauritshuis aan de Koning die het hek opende.

Nadat de genodigden naar binnen waren gegaan werden ook de bezoekers die op de rode loper wachtten van harte welkom geheten in het Museum.’

Hoe is het evenement georganiseerd?
‘In circa vier maanden tijd zijn het evenement en de twee films geproduceerd. Vooral het produceren van de films was een lastige klus omdat er tot het laatste moment hard werd verbouwd en gerenoveerd in het gebouw.

Daarnaast was de overspanning van het ene naar het andere gebouw gecompliceerd. Er moest een stalen kabel met een druk van 3.500 kilo worden gespannen aan een eeuwenoud gebouw. In nauw overleg met onder andere Sightline hebben we dit klaargespeeld.’

[afbeelding niet meer beschikbaar]
Vanwaar de keuze voor deze evenementenlocatie en hoe was de samenwerking?
‘We hebben gekozen om het gehele programma aan de voorzijde van het museum te programmeren. De Hofvijver was een productioneel grotere plek, maar dan is elke foto van het pand er één van de achterzijde. Om die reden hebben we bewust voor de voorkant gekozen.’

‘De samenwerking met het Mauritshuis was erg plezierig en gebaseerd op een groot wederzijds vertrouwen.’

Wat waren de valkuilen / learnings?
‘De valkuilen en learnings zitten in de lastige uitvoering op zo’n onmogelijk moeilijke locatie, naast het Torentje en voor de ingang van het Binnenhof. Ook in het feit dat we tijdens de verbouwing moesten filmen met een grote crew in het gebouw. Tevens is de samenwerking met een buitenlandse koorddanseres ingewikkeld en complex. Zeker ook omdat het niet binnen de normale reguleringen van bouw- en woningtoezicht valt.’

Welke feedback hebben jullie ontvangen?
‘Naast de vele positieve reacties, van zowel opdrachtgever, als Koningshuis en de burgemeester persoonlijk heeft dit evenement inmiddels een aantal prijzen in de wacht gesleept. Van EUBEA, Best European Cultural Event, tot meer recent een Gouden prijs in Montreux.’

[afbeelding niet meer beschikbaar]
Wat wil je zelf nog kwijt over (de organisatie van) het evenement?
‘Op zowel NOS als de commerciële zenders was de opening onderdeel van de nieuwsuitzendingen en is het verschenen in diverse nationale en internationale kranten. Online en social is het breed uitgemeten. Qua bezoekersaantallen is er een stijging van 160% ten opzichte van de aantallen voor de verbouwing! Naast dat het een succes is voor het Mauritshuis zelf heeft het ook een grote impact op de stad Den Haag.’