Boek je een reis of een hotel, dan is het afsluiten van een verzekering doodnormaal. Maar het afsluiten van een evenementenverzekeringen is nog lang niet zo vanzelfsprekend. Hoe dat komt is een raadsel als je het aan Juffrouw Polis vraagt. Als onafhankelijk intermediair is Ilse Bosland gespecialiseerd in verzekeringen op maat. ‘Plotseling noodweer, een zieke deelnemer tijdens een incentivereis of een onfortuinlijk uitstekende partytentharing, een ongeluk zit in een klein hoekje. Een evenementenverzekering zou eigenlijk standaard op de checklist van een evenementenorganisatie moeten staan!’
‘Natuurlijk kost een evenementenverzekering geld’, beaamt Ilse Bosland, Juffrouw Polis. ‘En je organiseert óók al voor een hoop geld. Maar toch: Ik vind het heel raar dat er evenementen worden georganiseerd voor een paar ton en dat dat stukje verzekeren achterblijft. Terwijl de premie toch echt maar een klein gedeelte van het totaalbedrag is. Geen verzekering is gewoon een verkeerde bezuiniging. Het hoeft maar één keer mis te gaan om dat te begrijpen, maar het is wel erg jammer als je er op die manier achter moet komen’, zegt ze.
Nadenken over risico’s
Als evenementenorganisator moet je er niet aan denken, terwijl het wél belangrijk is om na te denken over de risico’s die je kunt lopen met het organiseren van een evenement. ‘Wij adviseurs denken natuurlijk altijd in doemscenario’s’, zegt Ilse met een knipoog. ‘Maar als je bedenkt wat er allemaal mis kan gaan… Of het nu de premiekosten zijn of onwetendheid is, feit is dat veel evenementen niet of slecht verzekerd zijn. En dat terwijl eventorganisatoren meestal juist aan élk detail denken én echte risicomijders zijn. ‘Verzekeringen zijn dan ook niet direct iedereens cup of tea en bovendien soms best complex’, zegt Juffrouw Polis. ‘Ik heb de diploma’s en de kennis. Ik vind al dat uitzoeken en adviseren juist leuk. Voor mij is het de uitdaging om uit te zoeken wat de risico’s zijn en wat er wel en niet onder de dekking valt. Dat vertaal ik dan op een begrijpelijke manier naar mijn opdrachtgevers.’
Evenementenverzekering standaard op je checklist
Ze schrok ervan hoeveel advies er nog nodig blijkt als het om evenementenverzekeringen gaat. Ilse: ‘Dit zou eigenlijk een verzekering moeten zijn die standaard op de checklist van een evenementenorganisatie hoort. Het zou een van de eerste dingen moeten zijn waar je mee aan de slag gaat als je een event gaat organiseren: wat ga ik organiseren, wat gaat het kosten, hoeveel mensen komen er en hoeveel mensen werken er mee. Daar sluit je dan je verzekering op af.’
Doe gewoon niet zo eigenwijs
Bij verzekeringen betaal je altijd voor iets waarvan je niet weet of je het gaat gebruiken. Ilse: ‘Maar als er iets aan de hand is en je hebt je verzekering wél nodig, dan ben je blij dat je er eentje hebt. Doe gewoon niet zo eigenwijs zou ik willen zeggen’, lacht ze. ‘Of je evenement nu groot of klein is, als er iets gebeurt dan ben je als organisatie aansprakelijk!’ Maar dat betekent niet dat je álles hoeft te verzekeren. Daarin kan Juffrouw Polis evenementenorganisatoren adviseren. ‘Evenementenverzekeringen zijn altijd maatwerk, want elk evenement is anders. Maar belangrijk is ook dat maatwerk niet perse meer kosten betekent. Juist omdat je je verzekering toegespitst op wat je nodig hebt, betaal je ook alleen voor wat je nodig hebt.’ Als je bepaalde kosten zelf kunt opbrengen, dan kun je er ook voor kiezen om bepaalde risico’s zelf te dragen, adviseert ze. Zoals bijvoorbeeld de vaste kosten of een extra geplaatste tent. ‘Heb je die luxe, dan is dat helemaal prima. Maar denk er in ieder geval over na.’
Geld besparen én goed verzekerd zijn
Geld besparen maar wél goed verzekerd zijn, is het resultaat van goed advies. ‘Ik sta voor mijn vak, dus ik adviseer geen halve verzekeringen’, vertelt Ilse. ‘Organiseer je een incentivereis, dan heb je gewoon een reis- en annuleringsverzekering nodig. Je kunt wel zeggen dat je sowieso gaat, maar je verzekert je juíst voor de dingen die je niet kunt voorzien. ‘Wat nou als een van de reisgasten komt te overlijden vlak voor de reis? Of wanneer het vervoer wordt geannuleerd richting de reisbestemming? Dan kan de incentivereis niet doorgaan, maar dit zijn wel allemaal zaken die onder de dekking vallen van deze groepsreisverzekering. Belangrijk punt is dat de kosten voor individuele annulering niet onder de dekking vallen. Daarvoor heeft iedere deelnemer een eigen reis- en annuleringsverzekering nodig. De groep is dus verzekerd, en niet het individu.’ Maar er zijn ook voorbeelden waarbij een bepaalde dekking niet nodig is. Ilse: ‘Zo adviseerde ik de verzekering voor een bruiloft, waar we de weersdekking – ondanks dat het feest op het strand plaatsvond – eruit hebben gelaten. Als het slecht weer was, konden ze naar binnen. Het feest ging door, weer of geen weer. Dus heb je een goed plan B, dan hoef je niet elk risico te dekken.’
Naast het verzekeren van complete evenementen en incentivereizen, verdiept Juffrouw Polis zich ook graag in andere verzekeringsvraagstukken. Ilse: ‘Toen iemand me eerder dit jaar vroeg of hij de gehuurde meubels voor zijn beursstand kon verzekeren, ben ik daarin gedoken. En ja, ook je waardevolle spullen op de beursvloer kun je verzekeren. Mensen die met hun rits aan een dure bank blijven hangen, kleine schades dat soort dingen. Zo blijf ik leren en dat neem ik mee in al mijn adviezen.’
Waardevol advies
‘Ik stel veel vragen om goed te begrijpen om wat voor soort event het gaat’, vertelt Ilse. ‘Ik maak mijn voorstel vervolgens zo uitgebreid mogelijk om te laten zien wat de risico’s zijn. Als iemand er dan voor kiest om een stukje niet te verzekeren dan is dat prima, maar dan heb ik dat advies in ieder geval wel gegeven. Ik snap helemaal dat je als organisatie een mooi evenement wil organiseren en niet bezig bent met verzekeren. Maar het is natuurlijk gewoon vervelend als er iets misgaat en je daardoor schade oploopt. Gun jezelf die rust en laat iemand met verstand van zaken het verzekeringsvraagstuk voor je uithanden nemen. Dat ontzorgen doe ik graag!’
Foto: Wendy Keekstra
