Europese bedrijven geven meer uit aan meetings en evenementen

CWT Events specialisten uit Nederland, Denemarken, Frankrijk, Duitsland, Italië, Spanje, Zweden en Groot-Brittannië constateren dat de klant een grotere voorkeur voor kortere verblijven heeft gekregen. De voornaamste reden is de verhoogde tijdsdruk van leidinggevenden en werknemers. Ondanks de kortere duur van het verblijf, is er geen teken van bestedingsvermindering voor vergaderarrangementen en bedrijfsevenementen. In tegendeel, er zit een stijgende lijn in de budgetpatronen.

Todd Kramer, Vice President Meetings en Events van Carlson Wagonlit Travel EMEA: `MICE uitgaven zijn aanzienlijk, meestal rond de 25-40% van het totale reisbudget van het bedrijf. We schatten dat de wereldwijde markt voor MICE rond de 300 miljard dollars ligt en dat Europa alleen al goed is voor een derde van dit bedrag. Het deel van de reisinkopers en travelmanagers, die naast de zakenreizen nu ook direct betrokken zijn met vergaderingen en evenementen, is groeiende in Europa en heeft in de Verenigde Staten zelfs al de 50% bereikt.´

Ondanks deze trend, is Kramer van mening dat één op de twee bedrijven geen, of weinig, idee heeft hoeveel er in totaal uitgegeven wordt aan vergaderingen en evenementen. Dit omdat de activiteiten zo veelomvattend zijn. De meeting- en eventplanners behoren tot diverse afdelingen zoals bijvoorbeeld de communicatie-, sales en marketing- of personeelsafdeling, waardoor evenementen door verschillende afdelingen worden georganiseerd.

Kramer: `In sommige sectoren, zoals de farmaceutische sector, wordt er zelfs meer uitgegeven aan vergaderingen, congressen en evenementen dan aan zakenreizen. CWT Events kan bedrijven helpen een besparing van 15% op deze kosten te realiseren, door verbeteringen van processen en het integreren van vergaderingen en evenementen in hun reis programma’s.’ De trend van kortere verblijven heeft een effect op de keus van locaties, met een voorkeur voor bestemmingen dichter bij huis.

Yolanda Logt, Manager CWT Events Nederland: `Barcelona, Dublin, Lissabon, Istanbul en Dubai zijn geschikte bestemmingen voor vergaderingen en evenementen binnen vijf uur vliegen vanaf de meeste Europese steden. Binnen Europa is er een kenmerkend verschil in type evenementen die klanten prefereren. Onze klanten in Denemarken maken vaak gebruik van een privé-jacht, terwijl in Italië de trend meer richting kunst en cultuur is. Daarentegen nodigen bedrijven in Frankrijk graag hun klanten uit voor kunsttentoonstellingen of sportevenementen, om vervolgens daaromheen een eigen relatie evenement te organiseren. In Nederland is het een opkomende trend om meer evenementen in eigen land te organiseren, vaak in combinatie met een teambuilding element.´ 

Logt signaleert dat de tijd tussen aanvraag en vertrek verkort, dat om een andere manier van werken vraagt. Een andere trend is dat de klant de lange termijn impact van evenementen wil bevorderen en de kwaliteit van de interactie wordt vergroot door het inschakelen van de experts van CWT Events bij de uitvoer van evenementen. Uiteraard blijft originaliteit en enthousiasme belangrijk voor incentive reizen. Tevens wordt de bestemming vaker tot het laatste moment geheim gehouden voor de deelnemers.

Milieu kwesties zijn steeds belangrijker in de MICE branche. CWT Events is onlangs gevraagd om een milieu georiënteerd zakelijk evenement te organiseren in Scandinavië. Ook activiteiten met een accent op de maatschappelijke verantwoordelijkheden van het bedrijf, zoals het planten van bomen en het opknappen van scholen in Afrika zijn een opkomende trend.