Een waterdichte eventplanning? 7 tips!

Het plannen van een evenement is niet iets wat je even snel in twee weken voor elkaar bokst. De ervaring leert dat je voor een klein event 3 tot 6 maanden van tevoren moet beginnen met plannen. Bij grotere events kun je het beste 6 tot 12 maanden van tevoren beginnen met plannen, dan weet je zeker dat alles goed gaat verlopen. Maar waar moet je nu precies op letten bij het plannen van een (zakelijk) evenement? Josine Wouters, hoofd Sales & Events van het Safari Meeting Centre, zet de beste tips voor je op een rij.

Begin op tijd

Niets is zo vervelend als met veel stress en tijdsdruk nog van alles moeten regelen voor je evenement. Zodra je te horen hebt gekregen dat je evenement door kan gaan, moet je aan de slag met het plannen. Schat de tijd die je nodig denkt te hebben ruim in. Zo heb je nog een beetje speling en ben je goed voorbereid op dingen die niet zo lopen als gepland.

Leg je doelen vast

Als je achteraf wil kunnen bepalen of je evenement een succes is geweest, is het belangrijk dat je doelen stelt. Allereerst bepaal je de datum, maar je denkt ook na over hoeveel bezoekers je wil ontvangen. Aan de hand van deze doelen en prognoses kun je het budget voor je evenement bepalen. Neem na afloop van je evenement deze doelen nog een keer onder de loep om te bepalen waar je bij de volgende editie een verbeterslag kunt maken.

Maak en deel je planning

Om ervoor te zorgen dat iedereen die betrokken is bij het evenement weet waar hij of zij aan toe is, is het heel belangrijk om een duidelijke planning te maken. Zo maak je duidelijk wanneer je verwacht dat bepaalde taken afgerond zijn, en kun je in de gaten houden of je nog op schema ligt. Als je er te laat achter komt dat je achter loopt, is het vaak lastig om nog bij te sturen.

Bepaal de locatie & sprekers

Ruim 3 maanden voor de start van je event moet je de locatie en de sprekers rond hebben. Als je hier langer mee wacht, kun je misschien niet meer terecht op jouw ideale evenementenlocatie, of zijn je sprekers niet meer beschikbaar. Ook kun je de namen van je sprekers gebruiken in de promotie van je event en op die manier meer bezoekers werven.

Verstuur de uitnodigingen op tijd

Je wil uiteraard dat je bezoekers op komen dagen op je event. Verstuur de uitnodigingen daarom op tijd! Als je dit te laat doet, kunnen mensen er geen rekening mee houden in hun agenda en bestaat de kans dat ze deze editie zullen overslaan.

Werk de gastenlijst regelmatig bij

Zodra je de uitnodigingen hebt verstuurd, kun je beginnen met het verwerken van de respons. Houd hierbij ook de doelen in de gaten die je aan het begin van het traject hebt vastgelegd. Als je achterloopt qua aanmeldingen, betekent het dat je wat extra gas moet geven op de promotie van je event. Bij te veel aanmeldingen moet je de keuze maken of je de registraties wil sluiten of kijken naar een grotere locatie.

Vergeet je bezoekers niet te bedanken!

Een goede follow-up na je event is onwijs belangrijk. Op die manier kun je iedereen bedanken voor hun komst en kun je vragen om feedback. Vergeet ook niet dat je ook de mensen die niet op zijn komen dagen kunt vragen om feedback. Misschien zijn er dingen die jij kunt verbeteren om te voorkomen dat mensen de volgende editie van jouw event overslaan.