Geen ingewikkelde routebeschrijvingen, zoeken naar een plekje op (te) grote parkeertereinen om vervolgens in de rij aan te schuiven voor je (zoekgeraakte) badge. Ook niet uren hoeven te luisteren naar sprekers of kijken naar presentaties én geen ingewikkelde workshops. Wat dan wel? Korte interactieve sessies in een verrassende locatie en met zeer smaakvolle culinaire versnaperingen als afsluiter van een inspirerende namiddag.
ATP Event Lab = het nieuwe inspireren
Kort, krachtig en inspirerend. Zo zouden we het nieuwe event concept van ATP Event Experts kunnen noemen. Het eerste ATP Event Lab bleek afgelopen week een groot succes in de showroom van designstudio PIET BOON. In deze strakke zichtlocatie in Oostzaan en tussen de designerfauteuils heette Helen van Berkel, Operations Manager van ATP Event Experts haar gasten – overwegend eventmanagers – welkom bij PIET BOON: ‘Kennisontwikkeling en inspiratie, die twee elementen staan centraal bij het ATP Event Lab van vandaag.’
Marjon Bloemkolk, Hoofd Marketing & Communicatie PIET BOON, nam de genodigden, onder het genot van een drankje in de showroom, mee terug in de tijd. Naar het jaar 1983 om precies te zijn. Het jaar waarin Piet Boon nog aannemer was en – stel je het eens voor – nog in een werkplaats meubels timmerde. Hij was het niet eens met de ontwerpen en vond dat hij het beter kon, sterker nog, hij wilde de klant direct bedienen. En zo geschiedde. Ruim drie decennia later werkt het 35-koppige team van PIET BOON aan projecten over de hele wereld: van verhuur en verkoop van woningen in grote gebouwen op Amerikaans grondgebied tot een redesign van het Park Hyatt Hotel in Tokyo. En alles daartussen. Bloemkolk: ‘In Nederland willen we in ons eigen pand de beleving ook levend maken. We willen het gevoel dat men krijgt wanneer ze over de drempel stappen delen met een groter publiek. Want hoe kunnen we de inspiratie die men hier opdoet omzetten in een evenementenconcept? Die vraag hebben we bij ATP gelegd en dat heeft geresulteerd in een samenwerking met ATP Event Experts en Catering Lokaal met als uitgangspunt: de kunst van inspireren.’
Een select gezelschap mocht op deze middag kennismaken met het ATP Event Lab en werd in groepen van maximaal 10 man opgesplitst zodat elke groep drie mini-labs kon beleven: ‘werkkostenregeling: lust of last?’, ‘communicatie: brand yourself’ en ‘creative technology’.
Werkkostenregeling: lust of last?
Veel genodigden lieten weten getriggerd te zijn door de sessie over de werkkostenregeling, een actueel topic in de eventbranche. Gwendoline Gerbrands van Robidus Adviesgroep BV nam de deelnemers eerst mee in de theorie van de werkkostenregeling (WKR) – wat is het en wat betekent het – en besprak de nieuwe regeling vervolgens in een aantal stellingen. Zoals bijvoorbeeld: ‘De WKR betekent het einde voor events.’ Stefanie Sneep, Congress & Travelmanager bij Roche Nederland: ‘Nee, het maakt ons bewuster. We zullen creatiever en effectiever omgaan met budgetten.’ Jaap Stolwijk, Event Manager bij Crédit Agricole, vulde aan: ‘We zullen proberen om uit de vrije ruimte van 1,2 procent te blijven en ons vooral richten op het zakelijke aspect van evenementen.’ Gerbrands geeft aan dat wanneer het zakelijke gedeelte van een evenement overheerst, het event onbelast is. ‘Maar als het evenement bestaat uit zowel een fun als zakelijk gedeelte, dan moet het fun gedeelte apart worden belast.’
Gerbrands belangrijkste tips inzake WKR en de organisatie van een evenement: ‘Organiseer het personeelsfeest op het eigen kantoorterrein, combineer fun met een zakelijk karakter of organiseer een personeelsfeest vanuit een personeelsvereniging. Door dergelijke creatieve oplossingen valt een bedrijfsevenement buiten de WKR en betaalt een werkgever niet tachtig procent belasting hierover.’
Brand yourself
Hoe vertaalt jouw persoonlijkheid zich in een eigen merk? In dit mini-lab werd de waarde van de visuele communicatie omtrent een evenement benadrukt door twee medewerkers van het Concept & Creatie-team van ATP Event Experts. Art Director Paulien van Hemmen ging de uitdaging aan en creëerde on spot een persoonlijk logo voor een van de deelnemers. Van Hemmen: ‘Natuurlijk is het onmogelijk om in vijf minuten een compleet logo te ontwerpen maar ik wilde onze gasten meenemen in dit creatieve proces. En wat ook leuk is: alle deelnemers krijgen van mij later een eigen logo toegestuurd.’
Creative technology
Remco Vroom van TAB Worldmedia liet in het derde mini-lab deelnemers kennismaken met de mogelijkheden van creative technology waardoor “clicks naar de echte wereld worden gebracht”. Met slimme en nieuwe technologieën kan volgens Remco waarde aan een evenement worden toegevoegd, wat bovendien het innovatieve karakter van een merk onderstreept. Als voorbeeld noemde hij onder andere iBeacon, een apparaatje dat via bluetooth een signaal uitzendt naar smartphones. Apps reageren wanneer zij in de buurt zijn van de iBeacon, waardoor extra merkbeleving toegevoegd kan worden. Ook augmented reality (het toevoegen van digitale content aan de echte wereld) en virtual reality (biedt de mogelijkheid om mensen mee te nemen naar een wereld die niet bestaat) kwamen aan bod. Er was zelfs een virtual reality-bril aanwezig die nog op de markt moet komen. Helaas mochten we daar (nog) geen foto’s van maken. Maar, de test met deze gadget was een ware beleving! Sandra Aedo, Event Manager bij Springer Science + Business Media, een internationale uitgever met 500 IT-ers, ziet wel mogelijkheden voor deze technische toepassingen voor haar doelgroep. Ook de andere event managers waren enthousiast over de demonstraties en fantaseerden nog even verder over hoe de virutal reality-bril binnen de evenementenmarkt toegepast kan worden. Betekent dit misschien het einde van de evenementen zoals wij deze jaren kennen? Een nieuwe realiteit wellicht…
Catering Lokaal
Slechts twee uur na aanvang en drie mini-labs verder, kwamen de drie groepen weer samen in het restaurant van PIET BOON. Hier stond Catering Lokaal de genodigden op te wachten met de meest verrukkelijke small bites en bijzondere wijnen. Chefkok Felix gaf uitleg bij de drie kleine gangen, de wijnen en… als afsluiter mochten durfals een ‘snuifje’ cacao tot zich nemen.
Van begin tot eind een verrassend evenement met bovendien de mogelijkheid om – vooral vanwege de samenstelling en grootte van de groepen – verder te discussiëren over de kennis en de indrukken die waren opgedaan, onder het genot van de tongstrelende gerechtjes van Catering Lokaal. Een tweede ATP Event Lab zal zeker niet uitblijven!
