De kern van de offertes bij KAS Meeting-Eventlocatie bestaat uit twee elementen: locatiehuur en catering, soms aangevuld met techniek. De vernieuwing zit in de locatiehuur. Die wordt voortaan dynamisch geprijsd: hogere tarieven op piekdagen, gunstigere prijzen op rustigere momenten. ‘We communiceren een bandbreedte: een minimum- en maximumtarief voor de ruimtes,’ legt Jonathan uit. ‘Via onze online boekingstool kan een klant nu eenvoudig zien waar hij op uitkomt.’
‘Natuurlijk werd er voorheen ook vaak onderhandeld over de prijs’, vertelt Jonathan. ‘Je moest weten welke periodes rustig waren en durven onderhandelen. Maar steeds minder boekers pakken de telefoon op om te vragen naar een korting. Ze doen hun research online en verwachten daar transparantie. Die transparantie bieden wij nu.’
Van dinsdag naar maandag: win-winsituatie
De eerste ervaringen zijn positief. ‘Veel evenementen worden bijvoorbeeld al jaren op dinsdag gepland’, vertelt hij. ‘Terwijl een verschuiving naar maandag praktisch gezien vaak óók gewoon blijkt te kunnen en veel euro’s kan schelen.’ Uiteindelijk leidt deze aanpak tot een win-winsituatie: ‘We hebben klanten die uiteindelijk zeiden: eigenlijk is maandag misschien zelfs beter voor onze doelgroep. Als ze dan ook nog eens flink besparen, is iedereen blij’, zegt Jonathan. ‘En voor ons betekent het dat een dag die anders leeg zou zijn, gevuld is met een mooi evenement.’
Duurzame spreiding van werk en bezoekers
Het dynamische prijsmodel past bovendien bij de duurzame visie van KAS. Door evenementen niet alleen op de traditionele piekdagen te concentreren, ontstaat er een betere spreiding van werkdruk en middelen. Jonathan: ‘We zien dat zakelijk Nederland vooral op maandag, dinsdag en donderdag actief is. Dat leidt tot files, drukte in het OV en overvolle kantoren. Door events naar woensdagen of vrijdagen te verplaatsen, spreid je die drukte. Voor bezoekers is dat vaak prettiger én duurzamer. Het is eigenlijk zonde dat gebouwen in Nederland twee dagen per week stampvol zitten en de rest van de tijd leegstaan.’ Voor KAS betekent het eveneens een gezondere bedrijfsvoering. Medewerkers hoeven niet meer alleen op twee piekdagen per week voluit te knallen, maar ervaren een gelijkmatiger werkritme. ‘Dat geldt natuurlijk voor iedereen, maar we werken bij KAS ook veel mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Een beter werkritme komt uiteindelijk iedereen ten goede.’
Transparantie in zaalhuur
De vraag dringt zich op: waarom is KAS een van de eerste locaties die deze stap zet? Volgens Jonathan spelen er twee factoren. Ten eerste was de juiste software jarenlang niet beschikbaar in de branche. Ten tweede is er nog wat terughoudendheid: ‘Het is belangrijk dat we transparant blijven en goed uitleggen waarom we hiervoor kiezen. Zodat opdrachtgevers ook begrijpen waarom de zaalhuur de ene keer lager uitvalt dan de andere keer. Maar eigenlijk zien mensen dat allang in hun privéleven, bij vliegtickets, energieprijzen of vakantiehuisjes. Het is dus meer een kwestie van wennen.’
Toekomst van dynamisch prijzen in de eventsector
KAS Meeting-Eventlocatie voert het model sinds de zomer. Jonathan: ‘We merken dat we bewust aanvragen krijgen op dagen waarop we een lager tarief voeren. Hierdoor zijn we ook voor een nieuwe doelgroep bereikbaar. En voor de piekdagen blijft de prijs gelijk, zo hou je de balans. Het voelt eigenlijk heel logisch.’ Hij verwacht dan ook dat deze dynamische manier van prijzen uiteindelijk heel normaal wordt: ‘Iedereen heeft met dezelfde pieken en dalen te maken. Het zou mooi zijn als de hele branche transparanter wordt over tarieven.’
Met deze aanpak combineert KAS haar duurzame missie met een innovatieve bedrijfsvoering. Dynamische prijzen zorgen niet alleen voor een betere benutting van de locatie, maar ook voor tevreden klanten, een stabieler werkritme en een duurzamere manier van omgaan met schaarse ruimte in Nederland. ‘Hopelijk leidt deze manier van werken tot inspiratie voor de hele branche om anders naar prijs en planning te kijken.’
Foto’s: Butino en KAS Meeting-Eventslocatie
