Dit is de kracht van event-stretching op een beurs

Weet je nog, dat we de trein, auto of het vliegtuig pakte om een beurs of congres in Nederland of in het buitenland te bezoeken? We kunnen ons haast niet meer voorstellen dat het anderhalf jaar geleden nog mogelijk was om (buitenlandse) relaties fysiek te ontmoeten op een beurs. Gelukkig wordt lang wachten beloond, want reizen naar het buitenland is mogelijk en de eerste beurzen worden langzamerhand georganiseerd. Dit is het moment waarop we hebben gewacht. Haal daarom alles uit de kast tijdens tijdens dat eerste beursbezoek door event-stretching toe te passen. Daarmee zorg je namelijk voor, tijdens en na het zakelijke evenement voor een blijvende indruk.

Hoe zat het ook al weer?

In Nederland worden we wekelijks of maandelijks op de hoogte gehouden van nieuwe corona maatregelen of versoepelingen. Zo weten we dat het in Nederland vanaf 10 juli 2021 mogelijk is om evenementen te organiseren binnen anderhalve meter wanneer bezoekers hun coronatoegangsbewijs kunnen tonen. Dit geldt zowel in open als gesloten ruimtes waarbij vaste sta- en zitplaatsen verplicht zijn.

Wanneer we de situatie in Europa onder de loep nemen, zien we dat de maatregelen per land sterk verschillen. Neem bijvoorbeeld Italië. Daar zijn de maatregelen zo streng dat je zowel een negatieve coronatest als vaccinatiebewijs moet tonen. Ook wanneer je een winkel of restaurant wilt bezoeken. In Oostenrijk is de situatie weer anders. Daar hoef je enkel een vaccinatiebewijs te laten zien. Een van de landen die op dit moment het meest soepel zijn, zijn Zweden en Kroatië. In dit land kun je evenementen bezoeken wanneer het twee weken geleden is dat je een eerste Pfizer of Moderna vaccin hebt gekregen. Houdt er bovendien rekening mee dat wanneer je Duitsland bezoekt, de regels verschillen per deelstaat, mondkapjes in alle binnenlocaties verplicht zijn en je tien dagen in quarantaine moet wanneer je niet gevaccineerd bent. Oftewel, de situatie is overal in Europa anders. Daarom is het raadzaam om de site van de Rijksoverheid goed in de gaten te houden voordat je een beurs bezoekt.

Event-stretching

Nu we helder hebben waar je rekening mee moet houden bij een reis naar het buitenland, zoomen we dieper in op het blogonderwerp: event-stretching. Door dit begrip toe te passen, optimaliseer je alle contactmomenten met prospects en klanten voor, tijdens en na een zakelijke bijeenkomst. Van de voorbereiding, tot het moment bij de stand en de periode na de beurs. Door alle contactmomenten goed voor te bereiden, kun je deze beter faciliteren en zorg je voor een optimaal beursbezoek. Event-stretching kun je bovendien opdelen in drie contactmomenten: voor, tijdens en na het zakelijke event. In de volgende alinea’s lees je per contactmoment hoe je deze optimaal benut.

Event-stretching vóór het evenement

Na een lange periode wachten op een beursbezoek, begint de voorpret waarschijnlijk al vroeg binnen jullie team. En om alles uit dit eerste bezoek te halen, kun je dit enthousiasme in de voorbereidingsfase projecteren op prospects of klanten door online alvast met ze in gesprek te gaan. Online zijn er namelijk verschillende mogelijkheden om in contact te komen met bedrijven en bezoekers op de gastenlijst. LinkedIn is een van de meest voor de hand liggende netwerk tools, maar wist je dat organisatoren vaak een app aanmaken waarin een forum geïntegreerd is? Op die manier kun je met beursbezoekers praten over thema’s omtrent het event. Deze onderwerpen kun je ook aanhalen wanneer je elkaar ontmoet op de beurs. Kortom, deelnemen aan een forum stelt je in staat om om andere bezoekers te leren kennen en te ontdekken wat er speelt onder de doelgroep.

Event-stretching tijdens het evenement

Tijdens het event is het de kunst om de interesse - die je op het forum al gewekt hebt - vast te houden en uit te breiden. Want waar je online al actief met elkaar in gesprek bent geweest, wil je dit tijdens een bezoek aan jouw beursstand voortzetten. Zorg daarom voor een goede verdieping in onderwerpen die relevant zijn voor het beursonderwerp. Doe dit voordat je bezoekers ook daadwerkelijk in het echt ontmoet. Door in de event app nauwlettend in de gaten te houden waar bezoekers met elkaar over praten, kun je deze gesprekken tijdens het event voortzetten en hen voorzien van relevante nieuwe kennis. Zorg bovendien voor samples van jouw producten of professionele video’s van de diensten die je aanbiedt. Op die manier krijgen bezoekers nog meer feeling met jouw bedrijf en de producten en/of diensten die je aanbiedt.

Event-stretching na het evenement

Na een succesvolle beursdag wil je de interesse en het enthousiasme die je hebt aangewakkerd tijdens het evenement vasthouden. Dat is de volgende uitdaging binnen het event-stretching proces. Dit kun je realiseren door een unieke give-away te creëren waarbij je de kracht van een fysiek relatiegeschenk bundelt met een online feature. Denk aan een pen met een NFC-tag of een powerbank met een QR-code die de gebruiker naar een speciaal ingerichte pagina stuurt. Op deze pagina kun je bezoekers inspireren met storytelling, aanzetten tot actie met een interessante korting of door een whitepaper te presenteren met alle informatie die besproken is tijdens het event. Bovendien kun je deze gadgets bedrukken met een bedrijfslogo. Door een give-away te personaliseren die in het oog springt bij bezoekers, creëer je een onderscheidende positie ten opzichte van concurrenten op de beurs. Een give-away waarmee je een innovatieve uitstraling achterlaat, is een powerbank met bedrukking in led verlichting. Telkens wanneer de bezoeker de powerbank gebruikt, licht het logo op waardoor het duidelijk zichtbaar is. Dit is een unieke manier om top-of-mind te blijven bij prospects of huidige klanten.

Kortom, door event-stretching toe te passen haal je alles uit de contactmomenten met bezoekers. Door vooraf (potentiële) klanten te leren kennen via online fora, kun je deze kennis toepassen tijdens het event en het warme contact optimaal benutten. Om bezoekers kennis te laten maken met jouw producten en/of diensten, kun je samples en professionele video’s laten zien. De betrokkenheid en interesse die je bij bezoekers hebt aangewakkerd, kun je vasthouden door een unieke give-away en door aftersales toe te passen.