Ruim op tijd beginnen
Het moment dat je een event binnenstapt, lijkt alles vanzelf te gaan. Tenminste: als alles goed gaat. Grace Omobude van A’DAM Events zorgt er samen met haar team voor dat alles soepel verloopt. ‘De bloemen, de techniek, de aankleding, meubels, muziek, gerechten, de temperatuur - alles moet kloppen. Geen event is hetzelfde en heeft dus altijd een eigen, unieke organisatie. Vaak begint die al een half jaar van tevoren.’
De eerste stap is vrijwel altijd een rondleiding. ‘We laten opdrachtgevers de ruimte zien als die nog leeg is. Dan kunnen ze voelen wat de ruimte doet en hun fantasie de vrije loop laten. Wij denken mee vanuit onze ervaring met eerdere events. Een human discobal? Of de hele zaal in de kleuren van je bedrijf? Zachte banken of lange tafels? In principe is alles mogelijk.’
Verborgen helden
Achter de schermen werken soms wel honderd mensen aan één event. ‘Je hebt natuurlijk het team dat zich bezighoudt met planning, vergunningen en organisatie. En op de dag zelf is het alle hens aan dek.’
Meubels worden in de ruimte geplaatst, alles wordt extra schoongemaakt - want ja, zelfs een klein vlekje op een deur kan irriteren. De keuken zorgt ervoor dat alle gerechten klaarstaan en externe partijen leveren bloemen en andere decoratie.
Dan is het showtime. De receptie, bediening en de teams voor licht en geluid staan het hele event klaar om bij te sturen waar nodig. ‘Vaak is alles goed geregeld, maar er kunnen altijd dingen gebeuren die je vooraf niet had kunnen voorzien. De sfeer kan anders uitpakken dan verwacht, of er gaat iets technisch mis, zoals een stroomuitval. Dan moet je als team schakelen.’
De truc? Rust bewaren. ‘Blijven lachen en niet in de stress schieten. Het is een beetje zoals turbulentie tijdens een vlucht: zolang de stewardess blijft lachen, heb je het gevoel dat het wel goed komt.’
Samen
Wat helpt bij het soepele verloop van evenementen, is dat het team hecht is. Veel mensen werken al lange tijd samen, sommigen zelfs al vanaf hun stageperiode. ‘Je kent elkaar door en door, weet wat je aan elkaar hebt en voelt wanneer iemand moet bijspringen. Dat vertrouwen maakt dat we onder druk goed blijven functioneren. Iedereen weet wat er moet gebeuren, zonder dat alles uitgesproken hoeft te worden.’
Na het piekmoment
Als de laatste gasten de deur uit zijn - vaak laat in de nacht - begint de afbouw. ‘Ook dat doen we samen. De meubels moeten er vaak meteen weer uit, omdat de volgende dag alweer een ander event begint. Er wordt schoongemaakt en afgebouwd.’
Daarna is er nog een moment samen. ‘We sluiten meestal af met een drankje met het team. Even terugkijken op een succesvol event dat net zijn hoogtepunt heeft gehad. Dat gevoel, daar doen we het voor. Wat voor gasten voelt als een perfect georganiseerd event, is het resultaat van teamwork achter de schermen. De echte helden? Die zie je meestal niet.’
