Er zijn ook veel grote organisaties die niet meer werken met een bureau vanwege de kosten of omdat men het zelf kan. Zij bedenken zelf een concept voor een event en organiseren vervolgens alles van A tot Z. Zij hebben dan direct contact met verschillende leveranciers uit de evenementenbranche, wat een tijdrovende klus kan zijn, vooral als een organisatie meerdere events per jaar organiseert.
Het mag duidelijk zijn dat eventmanagers zuiniger met hun budget omgaan en dat er nog meer focus op het doel van een evenement moet liggen. Ook wel ‘de nieuwe norm’ genoemd. Eventbureaus moeten anders gaan denken om nog iets te mogen betekenen voor een bedrijf, ze nemen een andere rol. Een bureau dat meent mee te zijn gegaan met deze ontwikkeling is Aventiq. Het event communicatie bureau, opgericht in 2007 Bram van der Vorst en Jan Fabel is een gecombineerde passie van de twee creatieve ondernemers. Bram van der Vorst: ‘Dankzij een koppeling van technisch en creatief talent wisten we in korte tijd naam te maken.’
Inhoudelijke communicatie
Aventiq heeft zich vanaf dag één gefocust op inhoudelijke evenementen. ‘We zijn nooit op zoek geweest naar klanten die een leuk bedrijfsfeest wilden organiseren. Niet dat we dit niet zouden kunnen, maar voor ons is het een grotere uitdaging om organisaties te helpen met het communiceren van een boodschap door middel van een event. Onze kennis en kunde ligt echt in het vertalen van een inhoudelijke boodschap naar een event. Deze specialisatie heeft ons dan ook gered tijdens ‘de crisis’. We zagen dat organisaties geen budget meer hadden voor bedrijfsfeesten, maar inhoudelijke communicatie bleef te allen tijde op de agenda staan,’ aldus Jan Fabel.
Bram van der Vorst vertelt: ‘Wat we ook merkten was dat steeds meer Nederlandse bedrijven uit kostenbesparing zelf evenementen gingen organiseren. Een keuze die we vanuit de klant gezien goed konden begrijpen, maar voor ons wel een enorme bedreiging vormde. We moesten gaan nadenken hoe we de branche anders zouden kunnen bedienen. Het antwoord was veel dichterbij dan we dachten. Doordat we veel techniek , kunde en creativiteit in eigen huis hebben, kwamen we erachter dat we hier zelfstandige eventproducten van konden maken. Producten die zowel eventmanagers als andere gegadigden in de branche, als onderdeel van een eigen event konden inzetten. Hierdoor ontstonden dan ook AVINT, een interactief stemsysteem, presentatiepakketten, kant-en-klare schermpakketten voor in theaters en locaties en mediaproducties, alle vormgegeven content voor events’.
AVINT: Interactief stemsysteem
Het eerste product dat Aventiq heeft omgedoopt tot een zelfstandig eventproduct is AVINT. Dit zelf ontwikkelde stem- en responssysteem werd al vaker ingezet op custom-made events van Aventiq, maar nooit als zelfstandige tool tijdens een bijeenkomst. Heeft een bedrijf behoefte om een presentatie meer interactie te geven? Dan kan dat met AVINT. Het systeem stuurt tijdens een presentatie vragen naar het publiek in de zaal, die zij kunnen beantwoorden op een eigen mobiele device. Vervolgens worden de antwoorden getoond op een groot presentatiescherm voor het gehele publiek. Wat handig aan AVINT is, is dat het op een eigen besloten Wifi netwerk actief is. Dit betekent dat de data niet het internet op kunnen. Helemaal volgens de compliance regels die veel bedrijven hanteren.
Presentatie pakketten
Het volgende wat Aventiq ontwikkelde waren de presentatiepakketten; kant-en-klare schermpakketten voor in theaters en locaties. Ontstaan door veelvoorkomende vragen uit de branche zoals bijvoorbeeld: ‘We willen graag in theater X of op locatie Y een event organiseren, maar wel met een mooier scherm, maar van het verhuurbedrijf krijg ik een hele dure en rare offerte terug en ik weet helemaal niet of we dat nodig hebben?’. Aventiq ging in technisch beraad en kwam tot de conclusie dat ze met veel eigen spullen en kennis deze mooie schermen konden leveren met tal van interessante opties. Het idee van de presentatiepakketten was geboren. Bram van der Vorst: ‘Doordat we de pakketten visueel hebben gemaakt zien klanten ook meteen wat een pakket inhoudt, en zo kan men dus ook beter bepalen of ze het nodig hebben. Bovendien hebben we de prijzen van ieder pakket op de website vermeld en weet men meteen waar hij aan toe is’.
Mediaproducties
Ook schermdecor en inhoudelijke videoprogramma’s werden tot voor kort bij Aventiq enkel ingezet als onderdeel van een custom-made event, maar ook deze producten kunnen nu ‘los’ worden ingezet tijdens een event. Want het komt ook voor dat een bedrijf technisch een event voor elkaar heeft , maar qua inhoud ondersteuning nodig heeft.
Meer informatie over Aventiq »
Door » Fleur Paijens – Fotografie » Ad Bogaard
