De Lichttoren is een opvallende plek in hartje Eindhoven. Niet alleen vanwege het iconische pand waarin het gevestigd is, maar ook vanwege de veelzijdigheid. Lunch, borrel, diner, en complete feesten: alles komt hier samen. Sinds de opening in de zomer van 2023 ging het snel. ‘We begonnen met kleinschalige zakelijke lunches’, vertelt Savannah van Good Vibes Horeca, de horecagroep achter Grand Café De Lichttoren. ‘Maar al snel kwamen er aanvragen voor grotere evenementen, soms met meer dan honderd gasten.’
Sinds eind 2023 werken ze daarom met de sales- eventplanningssoftware van MICE Operations. En dat blijkt een schot in de roos voor zowel de backoffice als de werkvloer. Niet alleen vanwege het gebruiksgemak, maar ook vanwege de snelheid en klantgerichtheid. Binnen één dag stond de aanvraagmodule live op de website en konden gasten zelf hun wensen aanvinken, van tijdsblok tot drankarrangement.
‘80% van onze aanvragen komt nu via de website binnen’, zegt Savannah. ‘En doordat alles al is ingevuld, hoef ik alleen nog maar de offerte te versturen.’ Ook de koppeling met het tafelreserveringssysteem zorgt voor minder dubbel werk. ‘Alles staat op één plek. Van aanvraag tot betaling. Wijzigingen in het draaiboek zien collega’s direct terug op de vloer. Dat geeft rust én voorkomt fouten.’
Tijdswinst, meer overzicht en ruimte om te groeien
Wat De Lichttoren laat zien, is dat digitaliseren niet betekent dat je inlevert op gastvrijheid. Integendeel. Door het offerte- en planningsproces te verfijnen, ontstaat er juist méér ruimte voor persoonlijke aandacht. Geen eindeloze mailtjes, maar snel schakelen met heldere afspraken. Voor Savannah is het effect duidelijk merkbaar: ‘We kunnen sneller schakelen, reageren sneller op aanvragen, en houden meer tijd over om écht te organiseren. Die professionele uitstraling zie je ook terug in de aanvragen die we krijgen.’
Een schaalbare oplossing voor drukke eventlocaties
Inmiddels overweegt Good Vibes Horeca om ook andere locaties met MICE te gaan inrichten. Want waar overzicht en efficiëntie hand in hand gaan met gastbeleving, ontstaan kansen om verder te groeien als eventlocatie. Grand Café De Lichttoren laat zien dat de juiste tools het verschil kunnen maken. Niet alleen voor de eventmanager, maar ook voor de gast én het team dat elke dag op de vloer staat.
