De Freelance EventJob van Michiel Smilde, Eventerim (vervolg)

Michiel Smilde startte in 2009 als zzp'er met Eventerim. Een evenementenbureau dat corporate- en publieke evenementen bedenkt, organiseert en produceert. Bij corporate events draagt hij ook regelmatig bij aan de samenstelling en realisatie van het inhoudelijke programma. 'Vanaf het eerste moment tot en met de laatste tent of lamp die naar beneden wordt gehaald zijn we aan boord.'

Vorige week vertelde hij in deel 1 van dit artikel, waarom hij midden in de crisis voor zichzelf begon. Deze week licht hij een van zijn opdrachten voor ons uit. 

6. Hoe heb je de opdracht uitgevoerd?

'Ik ga altijd eerst met de organisatie zelf aan de slag; het product, het DNA, de doelstelling(en) en de visie. Kan een event bijdragen aan het behalen van de doelstelling(en) en zo ja, welke mogelijke sfeerelementen, inhoud en opbouw van het programma zijn daarbij relevant? Door de hele organisatie ga je op zoek naar antwoorden, haakjes en linkjes.'

'In het nieuwe distributiecentrum, de beoogde eventlocatie, lagen vele tienduizenden klapkratten en pallets opgeslagen. In slechts een klein deel van die enorme hal hebben we drie sfeervolle ruimtes gecreëerd; een ontvangstruimte, een plenaire ruimte en een ruimte voor de realisatie van een foodtruckfestival en een feest. Met medewerking van o.a. Heuvelman, Boozed en vele nadere leveranciers deden de afzonderlijke ruimtes geenszins onder voor welke vaste evenementenlocatie in Nederland dan ook. Door gebruik te maken van doorschijnende voile gordijnen aan de zijde van het nog actieve distributiedeel hadden de gasten desondanks een mooi zicht op de reguliere sfeer en bedrijfsvoering.'

'Op dag 1 ontvingen wij belangrijke stakeholders en relaties voor een formele ontvangst, totaal 250 personen. Na de nodige speeches werden het distributiecentrum en de hypermoderne afwasstraat met een spectaculaire dans-act geopend. Aansluitend konden de gasten zich onderdompelen in het speciaal hiervoor gecreëerde sfeervolle foodtruckfestival met 7 professionele trucks.'

'Op dag 2 ontvingen wij het internationale management en hun partners, 300 gasten totaal. Vanuit het nabijgelegen hotel vertrokken wij naar de Rotterdamse Foodhallen. Na de centrale ontvangst startten wij met een culinaire rondleiding. Na een korte wandeltour door de oude haven staken de gasten met een boottaxi de Maas over naar de Fenix Foodhallen. Op de 31ste verdieping van het toonaangevende kantoorgebouw De Rotterdam van Rem Koolhaas, met rondom zicht over de stad, werd de middag afgesloten. Terug met de bus in Barendrecht, startten wij in de plenaire ruimte met een krachtige video, waarmee het trotse verhaal van de 25-jarige jubilaris werd verteld. Aansluitend genoot ook het management tot in de late uurtjes van het rijke culinaire aanbod en optredens van o.a. singer-songwriter Markus Mann en de Booming Piano's. Na afloop werden zij met vip shuttle service terug naar het hotel gereden.'

7. Wat gaf jou voldoening aan deze opdracht?

'Als zzp'er ben je het bedrijf. Alle lijntjes komen bij jou binnen en gaan eruit. Je kunt bij genoemde events niet alles alleen, dus je zorgt voor een sterke connectie met leveranciers en andere zzp'ers waar je op kunt terugvallen. Het geeft mij een waanzinnig goed gevoel als ik voor de realisatie van dergelijke omvangrijke projecten het vertrouwen krijg. Om zowel het creatieve-, inhoudelijke- als het productionele proces vorm te geven én uit te voeren. Een heldere boodschap of resultaat, enthousiaste deelnemers én een blije opdrachtgever. Mij kun je niet gelukkiger maken!

8. Hoe zie jij de toekomst van de freelancers in de evenementenbranche?

'Corporates gingen op een bepaald moment investeren in de training van hun eigen communicatiemedewerkers en officemanagers. Zo ontstonden meer en meer inhouse evenemententeams. Ze lieten minder of in andere vorm zaken over aan evenementenbureaus. Onafhankelijke eventmanagers werden ingeschakeld t.b.v. extra capaciteit, kennis en kunde en/of als back-up voor de bestaande teams. Kansen te over voor de zzp'ers; op basis van snelle, flexibele inzetbaarheid, weinig risico en relatief lage kosten. Ze konden en kunnen zo de organisatie inschuiven. Het aantal zzp'ers groeide snel en gestaag. Vanzelfsprekend speelde ook de crisis daar een rol in. De grote bureaus met hun brede kennis, grote capaciteit en slagkracht én continuit blijven onmisbaar en zullen zondermeer blijven bestaan. Voor de goede gedegen zzp'ers, zal er ook altijd werk zijn, zowel aan de corporate- en publieke kant als het werk dat in samenwerking met de grotere bureaus vorm krijgt. '

9. Wat is jouw tip voor andere zzp'ers?

'Samenwerken met vakgenoten is van cruciaal belang, om kennis te delen maar ook drukke periodes, ziekte en vakanties op te kunnen vangen. Ik kom regelmatig samen met een aantal 'oude rotten' in het vak. We delen kennis, doen nieuwe kennis op, bespreken de markt en fungeren waar gewenst als elkaars back-up. Ik zou dergelijke samenwerking voor geen goud willen missen!'

Ben jij freelancer?

Ben jij freelancer en wil je snel zichtbaar zijn voor duizenden opdrachtgevers en leveranciers uit de evenementenbranche? Klik hiervoor de mogelijkheden. Wil je maandelijks de nieuwste opdrachten en het laatste nieuws in je inbox ontvangen? Schrijf je gratis in voor de FreelanceFlash.

Zoek jij een freelancer?

Dan plaats jij gratis je opdrachten op ons nieuwe platform. Mail je opdrachtbeschrijving naar freelancer@events.nl