Coronaproof evenementen organiseren vergt lef en omdenkenCoronaproof evenementen organiseren vergt lef en omdenken
Back Back Interview

Coronaproof evenementen organiseren vergt lef en omdenken

04 september 2020

Het evenementenseizoen is weer begonnen, maar in januari hadden we niet kunnen voorspellen dat NIMA geschiedenis zou schrijven. Vorige week waren we nog in actie voor #coderood. Nu volop reuring tijdens hét driedaags evenement vóór en dóór marketeers in DeFabrique. Hoe ze dat voor elkaar kregen? We spraken Kirsten Andres (directeur NIMA) en Lidia Bernaert (Commercieel Manager DeFabrique) over de aanloop naar dit coronaproof evenement. 

Omdenken

Lef en omdenken, dat is wat evenementen organiseren anno 2020 nodig heeft. ‘Het kan wél’, zegt Kirsten vol overtuiging.

Kennis delen en professionals verbinden is altijd het belangrijkste doel tijdens dit jaarlijkse evenement. Maar een feestelijke dag en het coronavirus, gaat dat wel samen? ‘Veiligheid staat voorop. Alle scenario’s zijn voorbij gekomen, maar we merken dat mensen het juist fijn vinden om elkaar weer te ontmoeten. Het effect van live moet je niet onderschatten. Daarom is NIMA Marketing Day dit jaar voor een keer NIMA Marketing Week. Verdeeld over 6 dagdelen bezoeken gasten coronaproof DeFabrique, online meekijken was ook mogelijk.’

Terug naar de basis

Lidia: ‘Een coronaproof evenement organiseren vergt lef. Durf je kwetsbaar op te stellen, om te denken en verzamel de juiste partijen om je heen. Voorheen lag de kracht van evenementen bij grootschalig en met veel mensen tegelijk bij elkaar komen. Nu ligt het bij intimiteit en persoonlijke betrokkenheid.’ Kirsten voegt toe: ‘Normaal gaan we voor festivalsfeer en drukte, dat idee moest van tafel. DeFabrique heeft ons enorm geholpen met het vaststellen van doelstellingen, wat we uit het evenement willen halen en wat het voor onze doelgroep moet opleveren. Op basis daarvan is er een bijpassende vorm gekozen. De kwaliteit van het inhoudelijke programma is niet anders dan voorgaande jaren. Het is nog steeds een feestje, maar we vieren het anders.’

‘Het is nog steeds een feestje, maar we vieren het anders.’

Verwachtingsmanagement

Voor de nog twijfelende event organisatoren heeft Kirsten een aantal tips. ‘Communicatie is essentieel! Door corona is NIMA dit jaar geen ‘feestje-feestje’. Ik was bang dat mensen misschien teleurgesteld zouden zijn over de ervaring. We hebben vooraf veel energie gestoken in communicatie om verwachtingen goed te managen. Op onze eventwebsite stonden veiligheidsmaatregelen beschreven, maar we merkten dat mensen er geen beeld bij hebben. Daarom hebben we filmpjes gemaakt om te laten zien wat we doen aan veiligheid om zo de mogelijke angst weg te nemen. Ik merk dat bezoekers zich er nu bewust van zijn dat het anders is, maar juist extra blij zijn met wat er wel staat. Het is anders, maar het kan! Tot slot spreek ik uit ervaring: houd er rekening mee dat veel aanmeldingen op het allerlaatst binnenkomen. Dat is spannend, maar het komt goed!’ 

Bye bye laptop!

Dat er behoefte is om de laptop met Zoom-meetings even in de hoek te gooien blijkt wel uit reacties van bezoekers. Marketing Manager van de RAI Amber Celikkol: ‘Het is heerlijk om mensen weer in de ogen te kijken! Uiteraard miste ik evenementen heel erg. Ik kom elk jaar op de NIMA Marketing Day, maar nu is het voor mij ook interessant om te kijken hoe een coronaproof evenement gaat en wat nog beter kan.’ Louis Stommels van Mediamaps zegt: ‘Ik vond het spannend! Je bent benieuwd hoe het loopt, maar het is wel zoals ik verwachtte. Het kennis opdoen gaat perfect en alles gaat volgens de regels. Netwerken voelt wel wat onwennig. De barrière om naar mensen toe te stappen voel ik wel.’

Rood met een vleugje hoop

En hoe het nu zit met #coderood? Lidia: ‘Het is nog steeds code rood, vuurrood! Maar dagen als deze geven zoveel energie om als branche weer te knallen. NIMA is een vooraanstaand evenement in de branche dat openminded durft te denken. Het vertrouwen van stakeholders als Kirsten werkt aanstekelijk. En als bezoekers het vertrouwen hebben verspreidt zich dat over heel Nederland.’ Lachend voegt Kirsten toe: ‘Ik blijf erbij, het is hier veiliger dan in de supermarkt!’

Door >  Aimée Mooiman

 

Foto's: Aimée Mooiman

Goed artikel?

Schrijf je in net als 37.058 andere professionals en ontvang wekelijks de beste artikelen!

Meer lezen in deze rubriek

Events nieuwsbrief

Goed artikel?

Schrijf je in net als 37.058 andere professionals en ontvang wekelijks de beste artikelen!