Blad-in-1-dag: een extra communicatie-moment rond je event

Ook is een responsive e-magazine mogelijk, waardoor video kan worden opgenomen in het blad. Aan het einde van de dag ontvangt de opdrachtgever een link die kan worden gemaild naar het gewenste adressenbestand. Bezoekers kunnen dan het magazine al meteen op hun smart phone bekijken. Kuiters idee en organisatie was acht jaar geleden de launching customer van Blad-in-1-dag.

Samenvatting in tekst en beeld

‘Wij waren op zoek naar een functionele samenvatting van alles wat er op een event langskomt, in tekst én beeld’, aldus Wil Kuiters. ‘Plenair én in de breakout-sessies. En dan klaar aan het eind van het programma. Dat krijgt Blad-in-1-dag elke keer weer voor elkaar: kort en krachtig de meeste taaie onderwerpen samenvatten, de belangrijkste conclusies eruit halen en verbanden aanbrengen.’ Het blad is klaar op het moment dat het laatste programmaonderdeel is afgerond en de gasten de zaal verlaten: hoe reageren ze daarop? Kuiters: ‘Dat is altijd een mooi moment: ‘Hoe kan dat zo snel, is het nu al klaar? Kijk, ik sta er ook in!’ Iedereen is verrast. Maar het voegt ook iets toe, omdat op zo’n dag niemand alle parallelsessies kan volgen: zo kunnen ze toch even een glimp kunnen opvangen van wat daar allemaal is besproken. En het mooiste is dat ook het laatste plenaire programmaonderdeel in het blad staat, compleet met foto. Hoe ze dat doen? Dat is het geheim van de smid!’

Papieren of online magazine

Blad-in-een-dag biedt de mogelijkheid papieren magazine mogelijk of een e-magazine. Voor allebei is iets te zeggen. Kuiters: ‘Een e-magazine kun je natuurlijk makkelijk mailen, ook naar non-response en no-shows. En je kunt er video in kwijt, wat het erg aantrekkelijk maakt. Maar een papieren krant die meteen bij de nazit wordt uitgedeeld, is ook erg krachtig. Mensen nemen hem mee om in de trein naar huis te lezen of de volgende dag op kantoor te delen met collega’s.’

Informatie en sfeer

‘We zien ook dat een Blad-in-1-dag voor een opdrachtgever een rol kan spelen bij de interne verantwoording van de opbrengsten van een event: dit is een mooi, concreet product dat iedereen kan lezen of bekijken. Ook als ze niet bij het event zijn geweest, geeft het informatie en/of een sfeerbeeld.’

Kuiters: ‘Belangrijk is wel een goede voorbereiding, zodat de redacteuren de kern uit de boodschap van het event kunnen halen. Het team werkt verder geheel zelfstandig, op locatie. Of, bij een hybride of online event, op afstand. Alleen de fotograaf of het videoteam is dan op locatie. Het zijn echte professionals, dus je hebt er weinig omkijken naar.’ Al met al is een Blad-in-1-dag een mooi extra aandachtsmoment in je totale communicatie rondom een event, naast ‘save-the-date’, uitnodiging en programma. Het kan onderdeel zijn van het bedankje of het verzoek om feedback na afloop, en je kunt het gebruiken voor het creëren van een extra terugblik. Het maakt het totale communicatieplaatje gewoon rond!