Allfence biedt kennis en ervaring in crowd managementAllfence biedt kennis en ervaring in crowd management
Back Back Achter de schermen

Allfence biedt kennis en ervaring in crowd management

01 oktober 2018

‘Passie en organisatietalent zijn niet voldoende voor een veilig event’

Hoe vaak gebeurt het niet, dat je als organisator van een evenement aanloopt tegen complicaties rond vergunningen. En dan vaak ook nog bij de laatste inspectie. Wel een nooduitgang, maar daarachter geen ruimte om groepen mensen op te vangen. Wel een adequate omheining, maar geen extra licht bij het te openen gedeelte. ‘Veel meestal wat kleinere evenementen ontberen in hun crew de deskundigheid om het totaalplaatje qua veiligheid en crowd management te overzien. In die leemte willen wij, in een adviesrol, voorzien’, zegt accountmanager Willemijn Overwater van Allfence. ‘We zijn immers al lang veel meer dan die alom bekende traditionele hekkenboer.’

Grip

Geen zorg: wie op zoek is naar tijdelijk hekwerk kan, als altijd, probleemloos terecht bij Allfence. Het bedrijf verhuurt en verkoopt bouwhekken, dranghekken en stagebarriers. En dat al ruim 20 jaar. Eigen chauffeurs leveren de bestelde meters op de afgesproken tijd en de afgesproken plaats. En desgewenst plaatsen ze die ook. ‘Dat is onze core business en daar kennen onze klanten ons ook van’, aldus Willemijn. ‘Met Allfence kies je bovendien voor de beste kwaliteit en de kortste lijnen. We durven te stellen dat we de partij zijn die exact begrijpt en levert wat je als event organisator nodig hebt. Wij zetten uitdagingen om in antwoorden. Met alle denkbare flexibele oplossingen voor bijvoorbeeld toegangspoorten, uitgangen en nooduitgangen, geluidsreductie en oversteekplaatsen. Dat stelt je in staat grip te krijgen op de toegang, doorstroming en het uiteindelijke vertrek van je gasten en bezoekers.’

Maatwerk

En precies dat, het grip krijgen op de concrete situatie op het evenemententerrein, zette Willemijn aan het denken over de mate waarin organisatoren daar eigenlijk altijd wel in slagen. ‘Organisatoren van de grotere evenementen hebben vaak wel een eigen crowd manager in huis. Die hoef je natuurlijk niets meer te vertellen; ze hebben zoveel ervaring opgebouwd. Juist de bedenkers en producenten van kleinere events, die het bovenal vanuit passie en vaak zelf helemaal vrijwillig vanuit hun hobby doen; die kunnen tegen zaken aanlopen waar ze in de verste verte niet bij hebben stilgestaan. Niet uit onwil of slordigheid, maar simpelweg omdat ze het gewoon niet kunnen weten.’  Voor de hand liggende zaken, zoals voldoende en adequaat ingeplande nooduitgangen van de juiste formaten. Maar ook de relatie tussen het aantal bezoekers en de geplande faciliteiten. ‘Hoeveel uitgiftepunten heb je nodig, hoeveel in- en uitgangen moet je hebben in je tijdelijke hekwerk, waar moet je extra licht plaatsen. Kortom: hoe en wat als je kijkt naar de veiligheid.’ Willemijn stelt dat maar weinig events een eigen crowd manager nodig hebben: ‘Die behoefte zal vooral tijdelijk en heel specifiek zijn. Dat maatwerk willen en kunnen we leveren.’

Streep erdoor

Overwater studeerde af in crowd management en event logistiek. Ze weet waar ze het over heeft. En zeker als de voorbeelden langs komen. Zoals van het foodtruck festival dat bijna werd verboden omdat geen adequate veiligheidsvoorzieningen waren ingepland, met name met het oog op brand. ‘Je wilt niet weten wat er kan gebeuren met allemaal gasflessen op je terrein. En dat begint dus ook al bij strikte regelgeving in preventief opzicht.’ Waarmee het alom bekende verhaal van de bomen en het bos zich laat gelden: ‘Je kunt als relatieve leek zomaar compleet verstrikt raken in alle voorschriften en vereisten. Met het risico, dat je hier of daar iets essentieels over het hoofd ziet, maar de inspecteur namens brandweer of gemeente dus niet. Het is namelijk zijn of haar werk om te controleren en te handhaven. Niet goed, geen vergunning. Geen vergunning, geen evenement.’ Of, wat  wel eens gebeurt: wel een vergunning, vervolgens eenmalig controle vlak voor het event en dan alsnog een streep erdoor.

Meerwaarde

Allfence nodigt organisatoren dan ook uit optimaal te profiteren van de kennis die zij met specialisten als Willemijn Overwater in huis hebben. ‘We gaan dan samen met de organisator zitten en het hele eventplan eerst grondig doornemen. Aan de hand van een checklist krijgen we zo een beeld van de vereisten qua veiligheid. Vervolgens adviseren we hoe daar het beste invulling aan te geven.’ En als het advies luidt om uit veiligheidsoverwegingen juist geen hekken te plaatsen? ‘Dan is dat ons advies. Wat we willen is dat de events waar wij een bijdrage aan leveren optimaal veilig zijn en dat wordt voldaan aan alle wet- en regelgeving. Dat is onze inzet. Meedenken in het voortraject om op  verkeerde momenten niet voor vervelende verrassingen te komen staan.’

Daarbij is Willemijn ervan overtuigd, dat deze relatief nieuwe vorm van dienstverlening in de sector breed zal worden verwelkomd: ‘Zeker met in het achterhoofd de vrees die er altijd is voor als het dan tòch fout kan gaan, vinden organisatoren het een meer dan prettig idee als specialisten met hen meekijken, meedenken en ook het lef hebben om tegen te spreken. Ze ervaren dat als welkome meerwaarde. Immers, voorbeelden van spijt achteraf zijn er helaas legio.’

Door > Henny Beijer

Goed artikel?

Schrijf je in net als 37.359 andere professionals en ontvang wekelijks de beste artikelen!

Meer lezen in deze rubriek

Events nieuwsbrief

Goed artikel?

Schrijf je in net als 37.359 andere professionals en ontvang wekelijks de beste artikelen!