Achter de schermen

Achter de schermen bij Party Rent tijdens Technology Summit

1306

01 december 2016

Eventleveranciers

Hoe ziet een event er uit door de ogen van de vele leveranciers, die de productie door hun gezamenlijke inspanning tot een succes maken? Wat zijn de uitdagingen en hoe ziet de samenwerking en rolverdeling er uit? Party Rent Group gunt ons een inkijkje tijdens de op- en afbouw van de Technology Summit van een kabelbedrijf in Amsterdam.

Maandagochtend in alle vroegte vertrekken twee volgepakte vrachtwagens vanuit Bocholt (vlak over de Nederlandse grens in Duitsland) naar Amsterdam, naar Ziggo Dome om precies te zijn. Later op de dag zullen er nog vier volgen. Het is twee dagen voor de jaarlijkse Technology Summit van ‘s werelds grootste internationale kabelbedrijf. Zo’n 2000 bezoekers – partners en werknemers vanuit de hele wereld – komen samen om geïnformeerd te worden over nieuwe ontwikkelingen, te praten over samenwerking en kennis en om ideeën en ervaringen te delen.

De organisatie van de Summit is, evenals de voorgaande jaren, in handen van event productiebureau Luidkeels uit Amsterdam. In opdracht van Luidkeels is Party Rent verantwoordelijk voor het totale inrichtingsconcept: de entree, foyer, grote zaal, diverse kleinere zalen, clubs, lounges en Ring 1 waar een beurs plaatsvindt met zo’n tachtig standhouders.

Voorbereiding
Dag één wordt gebruikt om alle ruimtes te voorzien van meubilair. Het interieur krijgt steeds meer vorm en als op dag twee ook de grote zaal is voorzien van de congresopstelling voor 1600 gasten, kunnen de medewerkers van Party Rent zich even terugtrekken. Andere leveranciers van onder meer licht, geluid, video, entertainment en de cateringbrigade van Select Catering gaan verder met hun drukke voorbereidingen, zodat woensdagochtend alles gereed is voor de ontvangst van de gasten.

Van congres naar diner
De eerste bezoekers melden zich woensdag in alle vroegte en vanaf dat moment is de Technology Summit in volle gang. Plenaire opening, presentaties, break out sessies, interviews, beurs, networking en lunch. Het is slechts een greep uit het veelomvattende aanbod. Om exact 15.40 uur wordt het programma in de grote zaal onderbroken en worden de gasten naar de foyer geleid.

Zodra de zaal leeg is, hebben de medewerkers van Select Catering en Party Rent precies twee uur de tijd om de congresopstelling om te bouwen naar een diner setting voor 1400 gasten. Dat betekent de gekoppelde stoelen op karren plaatsen, naar de buitenkant van de vloer rijden, 280 tafels volgens de afgesproken opstelling opbouwen, per twee koppelen, stoelen aanschuiven en alle tafels voorzien van porselein, glaswerk en bestek. Een behoorlijke uitdaging, maar door goed vooroverleg en een geoliede samenwerking tussen de medewerkers van Party Rent en Select Catering lukt het om de ombouw binnen de afgesproken tijd te realiseren.

Show en afbouw
Terwijl de gasten genieten van de culinaire invulling van Select Catering en van de award show, muziek en entertainment, begint Party Rent met het demonteren van de meubels in de overige ruimtes. Het programma duurt tot half elf ’s avonds en vanaf dat moment begint voor alle leveranciers de afbouw. Midden in de nacht, om vier uur donderdagochtend om precies te zijn, sluit Ziggodome haar deuren en precies op dat moment zijn alle ruimtes leeg opgeleverd en keert Party Rent met zes volgeladen trucks huiswaarts. Tim Ebbers van Party Rent Group, kijkt tevreden terug: ‘Het was een heel fraai project, dat tot stand is gekomen door de bijzonder prettige samenwerking met onder meer Luidkeels, Select Catering en Ziggo Dome.’

Over Party Rent Group
Party Rent Group is een internationale event-supplier met 23 vestigingen en 700 medewerkers in acht landen. Al bijna 25 jaar verzorgt Party Rent de inrichting en aankleding van events en de daaraan gekoppelde event-logistiek. Het bedrijf heeft zich in de afgelopen 25 jaar ontwikkeld van een verhuurder van catering- en horecabenodigdheden voor corporate bedrijven, cateraars en productiebedrijven tot een volwaardig leverancier van inrichtingsconcepten voor events, beurzen en congressen.

Fotografie: Nico Alsemgeest Fotografie