5 Tips voor de financiën van je bedrijfsevenement5 Tips voor de financiën van je bedrijfsevenement
Back Back Nieuws

5 Tips voor de financiën van je bedrijfsevenement

21 januari 2019

Houd jij je binnen het bedrijf bezig met het organiseren van de evenementen? Nu het Sinterklaasfeest en kerst- of oud en nieuwborrel weer achter de rug zijn, is het tijd alweer na te denken over het volgende bedrijfsevenement voor de medewerkers. Het jaarlijkse bedrijfsfeest, of misschien wel een speciaal jubileum om te vieren met het hele bedrijf? Daarbij hoort natuurlijk nadenken over wat jullie gaan doen, maar ook over de financiële zijde van het event.

Onderdelen van een businessplan voor een bedrijfsevenement

Een bedrijfsevenement kun je zien als een project, waarvoor je een businessplan moet opstellen. Een businessplan bestaat altijd uit een aantal onderdelen. Ten eerste een commercieel plan. Maar omdat het bij een bedrijfsevenement voor medewerkers niet gaat om de verkoop van jullie producten of diensten, kun je dit even buiten beschouwing laten. Ten tweede een organisatieplan. Hierin ga je beschrijven wat jullie gaan doen, en hoe dit allemaal geregeld is. En als laatste een financieel plan. Erg belangrijk omdat het bedrijfsevenement voor medewerkers geen inkomsten genereert. Waar moet je allemaal aan denken bij de financiën van je bedrijfsevenement?

1. Bepaal het budget

Omdat een bedrijfsevenement zoals gezegd geen direct inkomsten oplevert, moeten er voldoende financiële middelen zijn om het te bekostigen. Hoeveel mag er uitgegeven worden? En belangrijker nog: Hoeveel kán er besteed worden? Hoeveel is er momenteel beschikbaar, en met welke voorziene inkomsten, uitgaven en reserveringen krijgt het bedrijf nog te maken? Met een goed boekhoudprogramma kun je snel zien hoeveel geld er uiteindelijk beschikbaar is voor het evenement.

2. Houd rekening met de werkkostenregeling

Vindt het bedrijfsevent voor medewerkers buiten het bedrijf plaats, houd dan bij het budget ook rekening met de werkkostenregeling. Deze bepaalt namelijk dat werkgevers slechts 1,2 procent van het totale loon van de medewerkers mag besteden aan vergoedingen en verstrekkingen aan personeel. Hier vallen de kosten van een bedrijfsevenement op een externe locatie plaats ook onder, omdat dit eigenlijk wordt gezien als loon in natura. Let er goed op dat je de zogenaamde vrije ruimte niet overschreden wordt, aangezien je over de overschrijding 80 procent belasting betaalt.

3. Bouw buffers in het financiële plan in

Natuurlijk maak je als organisator altijd duidelijke afspraken met alle partijen die een bijdrage leveren aan het evenement. Maar bij het organiseren van zoiets groots als een bedrijfsevent zullen er altijd onvoorzien omstandigheden kunnen voorvallen. Houd hier vanaf het begin van de organisatie rekening mee door voldoende financiële buffers in het plan opgenomen te hebben.

4. Werk de begroting regelmatig bij

In het financiële plan heb je vastgelegd hoeveel budget er is voor de verschillende onderdelen van het evenement. Hoe hoog mogen bijvoorbeeld de locatiekosten, de kosten voor vervoer en de cateringkosten? Gedurende de voorbereidingen moeten er waarschijnlijk al aanbetalingen gedaan worden. Het is belangrijk om gedurende de voorbereidingen steeds te checken of de daadwerkelijke kosten in de pas lopen met de begrote uitgaven. Zijn er steeds voldoende middelen om het evenement te laten plaatsvinden zonder het budget te overschrijden?

5. Geen inkomsten, wel mogelijk lagere kosten

Een bedrijfsevenement kan een prijzige aangelegenheid worden, omdat er geen inkomsten uit voort zullen vloeien. Je kunt geen entree vragen, en er zijn ook geen sponsors. Toch is het mogelijk de kosten zo laag mogelijk te houden. Bijvoorbeeld door diverse offertes op te vragen en deze goed te vergelijken. Maar je kunt ook klanten, leveranciers, of mensen uit je persoonlijke netwerk vragen of zij korting kunnen regelen op bijvoorbeeld de locatie- of cateringkosten.

Veel succes met de organisatie!

Goed artikel?

Schrijf je in net als 37.403 andere professionals en ontvang wekelijks de beste artikelen!

Meer lezen in deze rubriek

Events nieuwsbrief

Goed artikel?

Schrijf je in net als 37.403 andere professionals en ontvang wekelijks de beste artikelen!