360GR┃Events maakt het onmogelijke mogelijk

Voorop in de branche

High end evenementen en congressen organiseren in het buitenland voor grote (familie)bedrijven als Faber Halbertsma Groep en SHV Energy brengt specifieke uitdagingen met zich mee. Grace: ‘Op een buitenlandse locatie werk ik altijd met mijn eigen team. In Nederland lopen we voorop in deze branche. Qua kwaliteit, sfeer en beleving. Daarom neem ik mijn light-engineer, geluidstechnicus, producer en meestal mijn eigen entertainment, drukwerk, decoratie en bloemen mee’, vertelt Grace. ‘Dan weet ik zeker dat aan de hoge kwaliteitseisen wordt voldaan.’  

Lokale DMC

Een ander belangrijk aspect van het op high level opereren in het buitenland, is het werken met een lokale agent ofwel DMC, een Destination Management Company. ‘Voor evenementen en congressen in Barcelona kan ik al jarenlang vertrouwen op de tomeloze inzet, kennis en ervaring van Dennis Vaessen, eigenaar van Hola! Events & Incentives’, licht Grace toe. Dennis is Nederlands, woont al 29 jaar in Spanje en is ruim 18 jaar werkzaam in de MICE-business, ‘Hij snapt hoe een Nederlander denkt en werkt, let ook op alle details en is volledig up to date over de nieuwste partners, bezienswaardigheden en hotspots. Hoewel ik Spaans spreek, vertaalt Dennis onze wensen in het Catalaans. Omdat hij bekend is met de omgeving, de taal en de mensen regelt hij de beste locaties en ondersteunt hij mij in het creëren van de mooiste belevingen voor de gasten, die net als ik, een hoge kwaliteitsstandaard vooropstellen.’

Waardevolle samenwerking

Alles wat een DMC doet is maatwerk. ‘Als Grace met een aanvraag komt volgt als eerste een uitgebreide briefing’, aldus Dennis. ‘Gaat het om een informeel of formeel event? Hoeveel gasten en hoeveel dagen zullen ze blijven? Doordat ik decennialang in Spanje woon en werk ben ik volledig op de hoogte van de laatste ontwikkelingen in dit land en met name Barcelona. Ik weet welke accommodaties passen bij haar klanten en welke oubollig zijn geworden. Mijn netwerk onderhouden is dan ook één van mijn dagelijkse bezigheden. Regelmatig loop ik bij de Maître van een restaurant binnen, of maak ik kennis met nieuwe restaurateurs en hoteliers. Ik onderhoud contacten met de buschauffeurs, de baliemedewerkers van hotels en gidsen zodat we altijd een vlotte en persoonlijke behandeling krijgen.’

‘Grace weet heel duidelijk wat ze wil, heeft een hoge standaard en zal nooit concessies doen. Dat begrijp ik en dat wil ik ook voor haar klanten. Nog altijd ben ik gezond nerveus als een nieuwe groep door de deuren van de luchthaven stapt. Elke groep haal ik persoonlijk op en wijk daarna gedurende het verblijf niet meer van hun zijde. De gehele reis zorg ik ervoor dat de verwachtingen van het gezelschap zullen worden overtroffen. Doordat Grace en ik elkaar goed kennen en op elkaar zijn ingespeeld is vaak een whatsappje genoeg om elkaar te verstaan. Tussen ons is veel respect en vertrouwen, we spreken dezelfde ‘taal’.’

Er zijn altijd mogelijkheden

Grace prikkelt haar partners graag met uitdagende vragen en verzoeken. ‘Ik hou niet van het woordje ‘nee’ en werk met buitenlandse agenten en leveranciers die op hetzelfde niveau opereren, creatief zijn en in oplossingen denken. Als zij bij een ogenschijnlijke onmogelijke aanvraag antwoorden: ‘Wat een mooi verzoek, ik heb dit nog nooit gedaan maar ik ga het voor je uitzoeken’, weet ik dat het goedkomt. De volgende dag heb ik een duidelijke ja of een creatief, verrassend en beter alternatief.’

Tekst: Nathalie Schalke

Foto’s: Jeroen van der Horst