Office Manager (Fulltime)

Als onafhankelijke nascholingsorganisatie houden wij ons bezig met de organisatie van geaccrediteerde nascholingen, congressen, webinars en e-learnings voor medische en paramedische beroepsgroepen. Dat doen wij in samenwerking met ons netwerk: adviseurs, sprekers en de redactieraden. 

Taken

Voor ons team zijn wij op zoek naar een nieuwe collega voor 32-40 uur per week. In deze functie ben jij verantwoordelijk voor de secretariële en organisatorische zaken op ons kantoor in Utrecht. Daarnaast ben jij het aanspreekpunt voor de directie en ondersteun je de projectmanagers waar nodig. Je bewaakt de agenda’s, ondersteunt op facilitair gebied, helpt deelnemers telefonisch en via de mail, ondersteunt projectmanagers en houdt allround alles administratief op orde. Je bent succesvol omdat je zelfstandig, overzichtelijk en nauwkeurig bent. Naast deze persoonlijkheidskenmerken ben je niet bang om aan te pakken en fungeer je als office manager als de oren en ogen van ons kantoor in Utrecht.

Dit ga je doen:

• Diverse administratieve werkzaamheden zoals postverwerking, telefoon- en e-mailverkeer
• Je bent verantwoordelijke voor de agenda’s van de directie
• Het voorraadbeheer en overige facilitaire zaken lopen via jou
• Je zorg voor de contracten met sponsoren
• Met onze hostesses heb je veel contact voor het invullen van de nascholingen
• Deelnemers weten jou altijd te vinden met hun vragen
• Je ondersteunt de projectmanagers met het voorbereiden en afronden van congressen
• Je bent gastvrouw tijdens congressen en nascholingen
• Qua facturatie ben je overal van op de hoogte en houd je overzicht
• Vastgoedbeheer
• Je bent verantwoordelijk voor het "reilen en zeilen" van het kantoor in Utrecht

Reden

Vervanging

Vereisten

Wat vragen wij?

• Je hebt een MBO +/ HBO denk- en werkniveau
• Je kunt zelfstandig werken
• Je weet van aanpakken
• Je kunt goed plannen en organiseren
• Je bent klantgericht en ondersteunt je collega’s waar mogelijk
• Je communiceert helder, zowel mondeling als schriftelijk
• Je kunt snel schakelen
• Je bent stressbestendig
• Je bent kritisch en assertief
• Je hebt beheersing van en ervaring met het MS Office pakket (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Je werkt nauwkeurig en overzichtelijk
• Je hebt een goede mondelinge en schriftelijke beheersing van het Nederlands

Bij voorkeur woonachtig in Utrecht en omgeving.

Wij bieden...

Wat bieden wij?

• Een bruto startsalaris tussen de € 2.200,- en € 2.500,- o.b.v. 40 uur
• Drie keer per jaar een bonus
• Reiskostenvergoeding
• Dynamische werkomgeving in een leuk en gezellig team
• In de zomer heerlijk lunchen aan de Utrechtse gracht
• 20 vakantiedagen op basis van 40 uur
• Pensioenregeling
  
  

Solliciteren is mogelijk tot uiterlijk 12 december 2019. Motivatiebrief en CV graag met foto sturen naar Marieke Schooleman: marieke.schooleman@healthinvestment.nl.