Meetbaarheid toegevoegde waarde van meetings in de praktijk

MPI Nederland dook met 40-tal leden en geïnteresseerden in de materie van de meetbaarheid van resultaten van meetings en events, tijdens de recente educational ROI: Toegevoegde waarde is meetbaar.

Veel organisatoren voelen het steeds groter wordende belang om de resultaten van hun meetings en events aantoonbaar te maken. Termen als ROI en accountability komen veelvuldig langs, en internationale modellen (ROI Methodology) worden regelmatig besproken, maar de vertaalslag naar de praktijk blijft vaak   onbenoemd. 

En dat is precies waar Nico Meyer van MeetingMonitor Evaluaties & Effectmeting de deelnemers die middag veel praktische handvatten en tips voor meegaf.

‘Het inzichtelijk maken van de resultaten van een event is zeker geen verantwoordelijkheid van de organisator alleen’, maakt Meyer al snel duidelijk. ‘Juist accommodaties en andere toeleveranciers vervullen een belangrijke rol, door vooraf al mee te denken over (de vertaling van) de doelstellingen en hoe deze meetbaar te maken. De kennis en ervaring van vele events is een welkome bron van mogelijkheden voor een effectief event. Daarnaast kunnen toeleveranciers vaak veel informatie aanleveren die de planner kan helpen bij het meetbaar maken.’

Doelstellingen

Met de ROI Methodology als vertrekpunt heeft een organisator een goed toepasbaar instrument in handen om op verschillende niveaus de doelstellingen te kunnen bepalen en deze naderhand te meten. Verhelderend hierbij was het inzicht dat gegeven werd waar verantwoordelijkheden en rollen in organisaties (zowel bij bedrijven als associaties) zich ten opzichte van de niveaus in de ROI-piramide bevinden. Verder werd ook regelmatig toegelicht waar de aansluiting tussen doelstellingen en het design van de meeting lag (hierover had MPI in oktober een educational georganiseerd en wordt in februari een vervolgcursus gegeven).

Waarde

Nico hield een vurig pleidooi om niet langer in termen van wat een evenement kost te denken, maar in de waarde die het op kan leveren. ‘Bijeenkomsten zijn een fantastisch en effectief middel om mensen in beweging te krijgen. En dat is de ultieme doelstelling, dat mensen na afloop van je event een gedragsverandering laten zien. Maar die waarde zal wel inzichtelijk gemaakt moeten worden. Startpunt daarbij is zorgen dat er heldere en goed meetbare (SMART) doelstellingen geformuleerd worden voor alle stakeholders bij een evenement’.

Eenvoudiger dan het lijkt

Vertrekkend vanuit die doelstellingen gingen de deelnemers vervolgens samen aan de slag om voor een meegenomen eigen case de informatiebehoefte in kaart te brengen, de manieren waarop ze de feedback gaan verzamelen te bepalen en de juiste vragen te formuleren. Het bleek al snel uit de vele vragen die Nico te beantwoorden kreeg, dat het een onderwerp is dat eenvoudiger lijkt dan het is. Via de gestelde vragen kregen de deelnemers vele tips en eenvoudige alternatieven voor goed toepasbare metingen. Lang niet altijd is een (online) survey de beste manier om je informatie te verkrijgen. Afhankelijk van de doelstellingen zijn er volop alternatieven om kwalitatief goede input te krijgen. Commitment van de deelnemers om de evaluatie in te vullen was een van de stokpaardjes van Nico Meyer. Hoe beter inzicht je de deelnemers geeft waarom ze feedback moeten geven en wat er mee gedaan wordt, hoe groter de bereidheid om mee te werken zal zijn.

De vier kritische factoren voor een succesvolle bijeenkomst zijn volgens Nico Meyer:

- De juiste redenen  (zijn de doelstellingen helder waarom de meeting georganiseerd wordt)

- De juiste mensen (heb je de juiste doelgroep binnen)

- De juiste boodschap (is de boodschap goed gezonden én ontvangen)

- De juiste acties & resultaat (gaan de deelnemers doen wat je wilde bereiken en levert dit ook de gewenste uitkomst/resultaat)

De bijeenkomst zelf was overigens ook tot een mooie praktijkcase omgevormd. Zo werden gegeven antwoorden in een korte pre-survey tijdens de sessie gebruikt om inhoud aan verwachtingen te koppelen en de teams te vormen voor de oefeningen, op basis van de opgegeven kennisniveaus. En ook de evaluatie achteraf werd niet alleen gebruikt voor de feedback van de sessie, maar ook om te laten zien hoe je kunt meten op verschillende niveaus en om de respons te verhogen door de hand-outs, tips etc. aan de evaluatie te koppelen. Na de sessie werd er nog volop gediscussieerd over toegevoegde waarde en meetbaarheid in de bar van NBC Nieuwegein, dat de gastheer voor de educational was.

De eerstvolgende MPI bijeenkomst is de Nieuwjaarsbijeenkomst op 17 januari 2014 in De Efteling. De MPI leden en geïnteresseerden krijgen dan een inkijkje in de succesvolle aanpak van De Efteling op het gebied van Storytelling en klantgerichtheid.

Foto: Pim Fotografie