Op dit moment zijn er meer festivals dan ooit. De meest succesvolle titels zijn binnen een week uitverkocht. Wat zijn de succesfactoren? Hoe kun je een vleugje festival toevoegen aan de zakelijke bijeenkomsten die je organiseert? Zo’n honderd organisatoren deelden hun praktische tips op de nieuwe locatie Te Werve Buiten. De dertien beste tips lees je hier.
Op maandag 12 september kwamen organisatoren van zakelijke evenementen samen op Landgoed Te Werve in Rijswijk. ‘Jullie willen de zakelijke bijeenkomsten die je organiseert verrassend en inspirerend maken. Vandaag gaan we samen verkennen wat we kunnen leren van de succesfactoren uit de festivalwereld’, Erik Peekel (schrijver van het boek ‘Het evenement dat niemand wil missen’) opent de bijeenkomst. De zon schijnt, de thermometer geeft meer dan 30 graden aan, de deelnemers zitten in een prachtige open flextent aan het water. Event Company heeft sinds deze zomer een nieuwe buitenlocatie gerealiseerd, Te Werve Buiten. Vanaf het voorjaar tot en met de herfst staat er een flinke open flextent met verbouwde containerbar en luxe voorzieningen. Mirco Cuppens van Event Company: ‘Wie hier aankomt stapt direct een ontspannen sfeer binnen. Onze gasten zijn erg enthousiast.’
Jan Maarten Hartong
De eerste spreker in het programma is Jan Maarten Hartong, oprichter van de School of House, het educatieplatform van de dance industrie. Vol passie zet Jan Maarten zijn inzichten op een rij: ‘Als je kijkt naar de ontwikkeling van dance-muziek, dan zie je subculturen ontstaan. Mensen voelen zich verbonden met elkaar, men zoekt elkaar op op evenementen en festivals.’ Succesvolle festivals zijn niet altijd grootschalig. In de festivalwereld ontstaan populaire ‘boutique festivals’, die zijn heel zorgvuldig afgestemd op een nauwkeurig omschreven doelgroep. Zo is er bijvoorbeeld het Bacchus festival voor wijnliefhebbers. Gelijkgestemden drinken bijzondere wijnen in een passende omgeving met live muziek.
Superbrainstorm
Aansluitend gaan de deelnemers aan de slag in de Superbrainstorm van Erik Peekel (Aaaaha! the Actor Factory). In groepjes van vier slaat men de brug naar de eigen praktijk: Hoe kun je een vleugje festival toevoegen aan de evenementen die je zelf organiseert?
De resultaten van deze collectieve brainstorm:
- Laat deelnemers los. Organiseer het niet te strak, zet de catering ook in tijdens keuzesessies, in plaats van een sessie te volgen kan men dan ongedwongen met elkaar in gesprek gaan.
- Laat deelnemers ter plekke hun keuzesessies kiezen. Je kunt entreekaartjes maken om er zeker van te zijn dat je voldoende plek hebt per sessie. Als de kaartjes op zijn dan zit die sessie vol. Om een verrassingselement toe te voegen kun je een ‘rad van avontuur’ neerzetten, dan kan men het lot laten beslissen over de sessiekeuze.
- Betrek jonge, geïnspireerde mensen bij de creatie van je evenement.
- Stem je programma goed af op de deelnemers. Verdiep je in de deelnemers en bel er vooraf een paar op. Vraag wat ze van het programma verwachten en waar ze tegen aanlopen.
- De beste programma-onderdelen hoeven niet vakinhoudelijk te zijn. Op een congres voor verpleegkundigen kan een spreker over bijvoorbeeld ‘de kracht van overtuigen’ goed aansluiten op de belangstelling van de deelnemers. Sprekers uit een totaal andere branche kunnen inspireren vanuit een verrassende invalshoek.
- Zorg voor een afwisselende programmering met interactie, zaalwisselingen, acteurs, energizers, virtual reality en acts.
- Organiseer vooraf een bijeenkomst voor sprekers en sessieleiders, vraag hen om de deelnemers actief te betrekken en draag als voorbeeld een aantal werkvormen aan.
- Maak een kwartier vrij voor interactie tussen deelnemers aan het begin van het programma.
- De setting waarin je mensen plaatst is heel belangrijk, dus geen standaard theateropstelling. Creëer een andere sfeer met de juiste aankleding en decoratie. Gebruik eens losse zitjes of krukjes.
- Foodtrucks, picknicktafels op groen kleed, barista, ballonnen, sessies in tipi-tenten en een DJ bij de borrel.
- Gebruik live muziek, als omlijsting van het plenaire programma, ook als inloop- en uitloopmuziek.
- Voeg ook beleving toe aan het voor- en natraject, bijvoorbeeld met een goede aftermovie. Je kunt ook een vlogger inzetten.
- Laat de hele dag samenvatten door de tekenaars van het Wandverslag, zij vullen een groot paneel met quotes en illustraties.
Roger Olivieira
Roger Olivieira sloot het programma af. Met zijn platform Sound.nl helpt hij festival-organisatoren om betere beslissingen te nemen. Met camera’s en sensoren wordt data verzameld over individuele bezoekers. Langs welke route bezoeken zij het festival, op welke plekken besteden zij het meeste tijd? Op basis van die gegevens kun je voorkomen dat bezoekers lang in de rij staan en je kunt de programmering beter afstemmen op het publiek. Roger liet zien hoe je data-analyse kunt toepassen voor zakelijke bijeenkomsten. Met de on-line tool Crystal Knows kun je je genodigdenlijst analyseren. Je ziet dan per genodigde welke communicatie-stijl de meeste kans van slagen heeft. De één ontvangt graag een bondige uitnodiging en een ander ontvangt het liefst direct alle detail-informatie. Je kunt verschillende typen genodigden dan benaderen op de manier die het beste resultaat zal geven.