De kracht van een unieke locatie
‘Alleen al het aanrijden door het Limburgse heuvellandschap was een unieke ervaring’, vertelt Ingrid. ‘Als je in het donker naar de binnenplaats van Bilderberg Kasteel Vaalsbroek loopt en de sfeervolle verlichting ziet, besef je hoe bijzonder deze locatie is. Iedereen was direct enthousiast.’ Deze eerste indruk bepaalt vaak het succes van je hele evenement. Door te kiezen voor een locatie die al bij aankomst indruk maakt, creëer je meteen de juiste sfeer. Voor Ingrid was dit precies wat ze zocht na eerdere succesvolle edities in een rooftopbar met uitzicht op de Erasmusbrug en een monumentaal klooster in Breda.
Flexibiliteit en service maken het verschil
Wat opvalt in Ingrids verhaal is hoe cruciaal goede communicatie met de locatie is. ‘Vanaf het eerste contact met de medewerkers had ik meteen alle vertrouwen in hen’, legt ze uit. ‘Ook op de dag zelf voelde alles direct goed; de communicatie verliep uitstekend.’ Als eventorganisator weet je dat gasten soms bijzondere wensen hebben: een collega die van tevoren aangeeft zijn tieners mee te willen nemen en een extra hotelkamer nodig heeft, of iemand die meldt dat er geen oppas gevonden kon worden en vraagt of het mogelijk is om de baby mee te nemen. Dit soort situaties vereisen flexibiliteit van de organisatie én de gekozen locatie. ‘Natuurlijk gebeuren er altijd onverwachte dingen, maar zodra we daarover moesten schakelen, hadden we aan een half woord genoeg’, aldus Ingrid.
Het complete plaatje: van decoratie tot dagprogramma
Ingrid koos bewust voor een programma dat ontspanning centraal stelt. Vanaf half drie kunnen gasten inchecken, om half zeven begint het feest met een aperitief op de sfeervol verlichte binnenplaats. Na het diner met vaste tafelschikking worden tafels en stoelen weggeschoven voor een dansfeest, gevolgd door een luxe hotelovernachting.
‘We vinden het belangrijk om de collega's echt in de watten te leggen na een jaar hard werken’, aldus Ingrid. Door partners uit te nodigen, betrekt het bedrijf bewust het thuisfront bij dit belangrijke moment - een keuze die de feestvreugde aanzienlijk verhoogt.
Decoratie die de locatie versterkt
Hoewel de kasteellocatie al indrukwekkend is, investeerde Ingrid extra in decoratie voor de dinerruimte. ‘De binnenplaats zag er al prachtig uit met grote kerstbomen, lichtbollen en nostalgische kerstmannen’, vertelt ze. ‘Ik heb alleen de dinerruimte extra feestelijk laten aankleden met een grote ballonnenboog en het woord 'XMAS' in verlichte letters.’
Haar tip: ‘Iedereen kleedt zich feestelijk en er wordt een zorgvuldig samengesteld diner geserveerd. Dan moet de aankleding ook allure uitstralen. Het draagt allemaal bij aan het doel om een unieke ervaring te creëren waar iedereen nog jaren met plezier aan terugdenkt.’
De perfecte uitvalsbasis voor een weekend
Een extra voordeel van de locatiekeuze: Vaals biedt mogelijkheden voor een verlengd weekend. Het Drielandenpunt en steden als Valkenburg, Maastricht en Aken liggen dichtbij, waardoor gasten er gemakkelijk een mini-vakantie van kunnen maken.
Voor Ingrid was het resultaat duidelijk: ‘Het was in één woord super. Alles zag er mooi uit, we hebben heerlijk gegeten, er werd gelachen en gedanst. Kortom; missie geslaagd!’ De attentie van een fles lokale wijn met persoonlijk bedankje op haar kamer maakte de ervaring compleet. ‘Het zijn de details die het verschil maken tussen een geslaagd evenement en een onvergetelijke ervaring. En hier wordt nog jaren over nagepraat.’
