Zo maak je vergaderingen inactiever en leuker

Het is tijd voor een frisse wind in vergaderland. Want laten we eens eerlijk zijn, vrijwel niemand wordt blij van vergaderen. Toch doen we dat gemiddeld 30 uur per maand. Pimp je eerst komende vergadering met deze tips.

Pak de vergaderruimte aan

De vergaderruimte is vaak de meest saaie ruimte in het bedrijfspand. En dat terwijl dit juist de plek is waar een flinke boost energie en nieuwe inspiratie nodig is. 'Doodzonde, een sfeervolle setting doet wonderen', legt Nienke van Homint Projectinrichting uit. 'In de horeca snappen ze dat het horeca meubilair en het totale interieur het visitekaartje voor de zaak is. In het bedrijfsleven zien wij dat het interieur er een beetje bij gedaan wordt', aldus Nienke. En juist in een sfeervolle en inspirerende omgeving komen de beste ideeën naar boven. 'Een felle kleur op de wand doet al wonderen. Maar ook comfortabel en stijlvol meubilair, een interactieve (ronde) opstelling, de juiste akoestiek, verlichting en de complete styling van de ruimte dragen bij aan succesvollere vergaderingen. Zet grote planten in de ruimte neer en kleed het interieur aan met vloerkleden, bijzettafeltjes, wanddecoratie en eventueel een heerlijke loungebank. Maak het gezellig, zo komt iedereen een beetje los', is het advies van Nienke.

Wijzig eens van locatie

Een nieuwe omgeving maakt het gezelschap direct actiever en alerter. Het weekt iedereen even los van de werkomgeving. Verplaats de vergadering eens naar buiten of kies voor een inspirerende locatie. Vergaderen in een boomhut, op het water, midden in de natuur, in een kasteel of in een boerenschuur: er zijn tal van inspirerende locaties om vergaderen leuker te maken. Dit wakkert de ideeën aan en zorgt dat er knopen worden doorgehakt.

Is buiten de deur vergaderen een stap te ver? Zoek dan ook eens andere locaties binnen het bedrijfspand op. Ook hier kunnen inspirerende sfeerhoekjes worden gecreëerd om vergaderingen laagdrempeliger en toegankelijker te maken. Een gezellige koffiecorner, die loze ruimte op de gang of comfortabele kussens op de vloer: in een speelse setting voelen mensen zich fijner, dit stimuleert de interactie.

Staan of wandelen

Ooit al eens van een walking-meeting gehoord? Bewegend vergaderen maakt overleggen productiever, creatiever en gezonder. Van zitten worden we lui waardoor we makkelijker afdwalen. Staan of wandelen houdt ons scherp en bij de les. Hou het gezelschap bij walking-meetings wel klein. Een rondje om het bedrijfspand, een blokje om door het park of een georganiseerde wandelroute: probeer het eens uit! Ook staand vergaderen in plaats van zitten maakt mensen scherper en actiever. Deel vergaderruimtes in met verstelbare bureaus of hoge statafels. Geef deelnemers de mogelijkheid om te kiezen wat ze fijner vinden en hou de vergadering kort. Staan vergaderen vergt meer energie, ga voor kort en energiek. Wedden dat er direct interactie plaatsvindt?

Sticky walls

Simpel maar effectief: sticky walls. Help deelnemers door hun opmerkingen en ideeën op een post-it te laten schrijven en op te plakken. Arrangeer dit op een bord of op een muur. Andere deelnemers kunnen inhaken op de post-its van anderen waardoor het gesprek op gang komt en nieuwe ideeën ontstaan. Verdeel de post-its op onderwerp of thema en breng zo alle gesprekspunten in kaart.