YOIN excellent meeting places: Hoe 1 certificaat jou als organisator meer dan 350 checks bespaart

Verder kijken dan de checklist

‘Het gaat niet alleen om het inspectiemoment, maar om de ontwikkeling en de intenties van een organisatie’, vertelt Michiel van YOIN. ‘Dat gaat veel verder dan alleen de audit doorkomen. De cultuur binnen een bedrijf is onze grootste leidraad: komen medewerkers ontspannen over en maken ze op een authentieke manier contact met gasten? Worden gasten efficiënt en professioneel geholpen, en kunnen zij zorgeloos en met gemak een meeting faciliteren? Hiervoor zijn diepgaande gesprekken nodig met alle lagen van de organisatie - van directie tot sales en facilitaire teams.’

Beleving van de deelnemers voorop

Tijdens die gesprekken wordt de volledige customer journey vanuit verschillende invalshoeken uitgepluisd. Daarbij komen vaak de zogenoemde blind spots naar voren: schijnbaar kleine, moeilijk meetbare zaken die grote impact hebben op de beleving van deelnemers. Michiel legt uit: ‘Denk aan luchtvochtigheid, lichtintensiteit, geluidsdichtheid of de hoogte van vergadertafels ten opzichte van stoelen. Als deze niet binnen de norm vallen, merk je dat direct in hoe lang deelnemers fris en geconcentreerd kunnen blijven. Te weinig zuurstof of afleidende geluiden - zoals een tikkende beamer of burenlawaai uit de naastgelegen zaal - drukken de energie. Maar we controleren bijvoorbeeld ook op verzekeringen, onderhoudscontracten en vergunningen.’ Het zijn precies dit soort zaken die organisaties niet op hun website communiceren en die voor een meetingplanner onmogelijk zijn om zelf telkens te checken. ‘Bij alle YOIN-gecertificeerde bedrijven is dit al gedaan,’ benadrukt Michiel.

Alle inkoppertjes én de dingen waar niemand aan denkt

Naast deze subtiele maar essentiële punten neemt YOIN vanzelfsprekend ook de basisfaciliteiten onder de loep. Michiel: ‘Is de website duidelijk? Hoe verloopt de aankomst op het parkeerterrein? Is de wifi stabiel? Is er voldoende ventilatie in elke ruimte en kloppen alle vergunningen? Wordt een blindengeleidehond moeiteloos toegelaten? En is ook het team in de keuken ingesteld op servicegerichtheid?’ In totaal worden 350 punten nagelopen. Een locatie moet minimaal 80% van het totaal aantal punten scoren om zich te certificeren, wat volgens Michiel betekent dat 98% van de wensen en eisen van een meetingplanner al zijn afgedekt. Daarbij gebruiken veel locaties YOIN inmiddels als intern kwaliteitsinstrument. Teams gebruiken het certificaat en de audit als meetlat om beleid, investeringen en professionaliteit verder te ontwikkelen. ‘Daar heeft een boeker direct profijt van,’ aldus Michiel.

Op zoek naar de perfecte match

Volgens Michiel is de match tussen doelgroep en locatie minstens zo belangrijk als de praktische functionaliteiten. ‘Natuurlijk kijk je naar bereikbaarheid, capaciteit en budget. Maar je wilt ook dat een locatie de sfeer en verwachtingen van jouw deelnemers ondersteunt - zakelijk, inspirerend, creatief of juist functioneel. Maak vooral gebruik van de kennis en het meedenken van salesteams. Wij toetsen hen ook op professionaliteit, en dat doen we niet voor niets.’ Daarnaast toetst YOIN steeds meer op inclusiviteit en toegankelijkheid. ‘Eén op de vijf deelnemers heeft een ondersteuningsbehoefte of is minder valide. Veel locaties zijn hier al ver in, maar communiceren dat onvoldoende. Vraag ernaar - je zult verrast zijn wat er mogelijk is.’

Onzichtbaar maar niet onmerkbaar 

Het werk van een YOIN-inspecteur is onzichtbaar; zij weten dat echte kwaliteit in de kleinste details schuilt. En precies daarin zit de kracht: wanneer aan alles is gedacht, merken gasten daar niets van. Dan verloopt een bijeenkomst feilloos en moeiteloos. Locaties ervaren na certificering zelf vaak ook duidelijke verbeteringen, vertelt Michiel. ‘We beoordelen onafhankelijk op basis van marktstandaarden. Dat geeft organisaties houvast om gericht te ontwikkelen. Dankzij onze trainingen en vervolgbezoeken zie je dat locaties jaar op jaar hoger scoren - en dat vertaalt zich weer naar een beleving waarbij alles klopt.’