‘Jaarlijks komen we met zijn allen bij elkaar om terug te blikken en vooral om vooruit te kijken.’vertelt Elise. ‘Samen bespreken we waar we staan en waar we naartoe bewegen als organisatie. Met elkaar vertalen we de kansen en uitdagingen in concrete acties. Eerder deden we dat helemaal zelf op ons eigen kantoor. Wattkraft is distributeur en systemintegrator voor Huawei. De medewerkers verkopen omvormers, DC Chargers en batterijen voor onder andere zonne-energie. Doordat de organisatie groeide, ontstond de behoefte aan een professionelere aanpak. Elise: ‘We wilden onze jaarlijkse kick-off naar een hoger niveau tillen, op een externe locatie en met een professionele moderator. Mijn collega Liesl de Bruin, Head of Operations, ging aan de slag met de organisatie. Zij schakelde de hulp in van Aaaaha! Bureau voor live communicatie, die ons hielpen aan een professionele dagvoorzitter: Laureen Peskens.’
Aan de slag in de Tafellakensessies
Maarten en Julia, de kunstenaars van het Wandverslag
Laureen en Liesl prioriteren de acties
Korte aanlooptijd, strak programma
Ondanks een korte aanlooptijd wist moderator Laureen Peskens snel te schakelen. Ze hielp een programma voor te bereiden met een strakke agenda en voldoende ruimte om alle collega’s te betrekken bij de inhoud. Elise: 'Laureen schakelde snel en dat was nodig. Zij hielp ons een goed programma voor te bereiden, met ruimte om alle collega’s te betrekken bij de inhoud. Daardoor konden we onze tijd met elkaar nuttig besteden. Iedereen voelde zich gehoord en betrokken en haar Engels is erg goed.'
Tafellakensessies: actiepunten die letterlijk op tafel komen
Het programma opende met een update over marktontwikkelingen, productgroepen en klanten. Daarna ging iedereen met elkaar in gesprek via een interactieve werkvorm: de Tafellakensessie, een format dat Aaaaha! adviseerde. Elise legt uit: 'We wisselden in groepjes van tafel naar tafel, waarbij aan iedere tafel een andere uitdaging centraal stond. De actiepunten kwamen letterlijk op tafel – onze collega’s schreven die op het tafelkleed. In de verschillende rondes kon iedereen verder bouwen op de ideeën van de collega’s die daarvoor die tafel hadden bezocht.'
Aan iedere tafel zat één collega als gespreksleider. Laureen had hen vooraf goed voorbereid en voorzien van spiekbriefjes. Na drie tafelrondes verzorgde zij een wrap-up met concrete actiepunten. Elise: 'Ter plekke konden we met elkaar een aantal belangrijke uitdagingen vertalen in heldere acties. Openstaande vacatures zijn we nu bijvoorbeeld aan het invullen via het netwerk van onze eigen mensen. Tijdens ons evenement hebben we op dat vlak direct concrete stappen kunnen zetten. Die actiepunten hebben we zelf bedacht en we kunnen ze ook zelf uitvoeren – het zijn geen vage plannen of meeslepende systeemingrepen.'
Een actieplan als kunstwerk aan de muur
Twee tekenaars van het Wandverslag, Maarten en Julia, legden de plannen van de dag ter plekke vast op een plaat van twee meter breed. Elise: 'Die hangt nu op ons kantoor, als een visueel actieplan. Het is erg knap hoe zij de inhoud in beeld hebben gebracht. Spontaan maakten mijn collega’s er foto’s van. Alle mooie momenten staan erop én onze plannen, daar worden we nu steeds aan herinnerd. De digitale versie hebben we aan iedereen gestuurd, als pakkend verslag van onze bijeenkomst.'
--Op Hoofdfoto in dit artikel: Liesl de Bruin en Elise ten Klooster van Wattkraft Benelux.
-- Aaaaha! Bureau voor live communicatie helpt organisatoren met de kracht van storytelling en interactie.
