Wat maakt een congresbureau erkend? 'We kijken echt onder de motorkap'

Ontstaan vanuit de behoefte aan kwaliteitsbewaking

Het keurmerk ontstond toen het aantal congresbureaus in Nederland flink groeide en het voor opdrachtgevers steeds lastiger werd om de kwaliteit te beoordelen. ‘Er kwamen veel nieuwe bureaus bij en het was soms best lastig  in te schatten wat nou een goed bureau is,’ zegt Bianca Cuperus, auditeur bij YOIN en Erkend Congresbureau. ‘We wilden als branche onszelf organiseren en kwaliteitsbureaus onderscheiden van partijen die gewoon 'even iets willen organiseren’.

CLC-VECTA kiest er bewust voor om het keurmerk als zelfstandige entiteit in de markt te zetten. ‘Een zelfstandige entiteit vergroot de herkenbaarheid en onafhankelijkheid van het keurmerk,’ legt Gerbrig Reitsma, adviseur ondernemerszaken bij CLC-VECTA, uit. De onafhankelijkheid is daarmee niet alleen symbolisch: de auditeurs werken uitsluitend voor YOIN en staan los van de vereniging.

Er zijn op dit moment vijf erkende congresbureaus in Nederland, elk met een eigen specialisme. Van VNG Connect, dat zich richt op de overheid, tot Congress Care, dat zich focust op de medische sector, en Congresbureau Friesland, dat als regiospecialist ook landelijk actief is. PINO richt zich breed op de event- en congressector en focust op duurzaam organiseren. Tenslotte Partner in Congress Organization (PCO), dat vanuit Maastricht internationaal live, online en hybride organiseert.

Wat wordt er getoetst?

De kern van de erkenning zit in een uitgebreide audit die eens per twee jaar plaatsvindt. Dat is geen kwestie van een checklist afvinken. ‘De audit duurt ongeveer twee uur,’ zegt Bianca. ‘We bespreken wat er in de markt speelt en de nieuwe ontwikkelingen binnen het bureau. We duiken in de verbeterpunten van de vorige audit en nemen de actuele vragenlijsten samen door. We bekijken dingen ook echt: laat maar zien hoe dat eruitziet.’

Bureaus worden beoordeeld op vijf hoofdgebieden: ervaring, kwaliteitseisen, gedragseisen, betrouwbaarheid en continuïteit. Concreet betekent dit dat een bureau in de afgelopen twee jaar minimaal tien verschillende opdrachtgevers moet hebben gehad, minimaal 4.000 deelnemers moet hebben bediend en meerdere sprekers en moderatoren moet hebben geregeld.

Wat heb je er als opdrachtgever aan?

Voor wie een congresbureau selecteert, neemt het keurmerk een hoop voorwerk weg. ‘We hebben die research al voor je gedaan,’ zegt Bianca. ‘We hebben die bureaus één keer per twee jaar helemaal doorgelicht: de processen, de kwaliteit, de risicoafdekking.’

Concreet betekent erkenning onder andere:

• Verzekeringen: erkende bureaus zijn aantoonbaar verzekerd voor financiële risico's. Ze dekken niet alleen eigen risico's af, maar helpen opdrachtgevers ook actief bij het in kaart brengen van hun eigen risico's, bijvoorbeeld als een congres onvoldoende aanmeldingen haalt.
• Financiële gezondheid: bureaus moeten aantoonbaar cashflow hebben om leveranciers voor te financieren, wat bij congressen regelmatig nodig is.
• Continuïteit: als een projectmanager wegvalt, loopt het project gewoon door. Er is een professioneel softwaresysteem, goede overdrachtsprotocollen en een back-up structuur. ‘We vragen niet alleen óf ze zo'n systeem hebben, maar vragen ook om het te laten zien’ aldus Bianca.
• Opgeleide medewerkers: Er is een gedegen inwerktraject en projectmanagers hebben minimaal twee jaar ervaring. Nieuwe medewerkers werken altijd samen met een ervaren collega op projecten.

Duurzaamheid en inclusie zijn gebieden die de laatste jaren steeds belangrijker worden en waarop bureaus samen met Erkend Congresbureau stappen zetten. ‘Ze doen al veel, maar het is niet altijd goed omschreven,’ zegt Bianca. ‘Een goed inzichtelijk duurzaamheidsbeleid helpt overigens ook bij het aantrekken van nieuwe opdrachtgevers.’

Meer dan een stempel

Erkende bureaus profiteren ook van de kennisinfrastructuur die YOIN samen met CLC-VECTA biedt: kennisboosters, dossiers over actuele thema's en de mogelijkheid te benchmarken, zodat bureaus hun prestaties kunnen vergelijken met collega's. ‘Ze zitten vaak op een eigen eilandje,’ zegt Bianca. ‘De benchmark helpt ze om vakinhoudelijk te sparren over wat werkt en wat niet.’

Wie een congresbureau selecteert, doet er goed aan te letten op trackrecord, zichtbare reviews en de juiste financiële en juridische basis. De certificering als Erkend Congresbureau toont aan dat dit voorwerk aantoonbaar al is gedaan door een onafhankelijke auditeur. Het succes van een congres zit niet alleen in de inhoud. Maar juist in de goede uitvoering.