De uitdaging van schaal
Internationale deelnemers verwachten een sterk inhoudelijk programma, soepele logistiek, duurzame keuzes en ruimte voor ontmoeting. Voor EARMA kwam daar een recordaantal bezoekers bij, zonder concessies te willen doen aan de congreservaring. Bereikbaarheid, flexibiliteit en operationele kwaliteit waren daarom voor de EARMA Conference Utrecht doorslaggevend.
EARMA over de samenwerking
'The EARMA Conference brought together over 1,800 research management professionals from across the globe in an environment that fostered collaboration, innovation and professional development. The venue's accessibility, flexibility and operational excellence played a key role in delivering our most successful conference to date.' - Sabrina Notter, Annual Conference Specialist bij EARMA
Alles draait om de bezoekersflow
Bij een groot congres mogen deelnemers de operationele complexiteit niet voelen. Voor EARMA kwamen plenaire sessies, expo, catering, netwerken en break-outs samen binnen één locatie.
Deelnemers bewogen tussen het Beatrix Theater, de Expozaal en de sessieruimtes zonder het congresgebied te verlaten. Zo ontstond een logische flow met korte loopafstanden en een samenhangende beleving. Achter de schermen vroeg dit om nauwe afstemming tussen techniek, logistiek, catering en eventmanagement.
Wanneer routing vanzelfsprekend voelt, wachttijden beperkt blijven en programmaonderdelen goed aansluiten, ontstaat rust. En daarmee ruimte voor kennisdeling en ontmoeting.
Van locatie naar partner
Organisatoren zoeken steeds vaker niet alleen vierkante meters, maar een partner die meedenkt over de totale congreservaring. Corry Neggers, account- en eventmanager bij Royal Dutch Jaarbeurs: 'Vanaf het eerste moment was duidelijk dat EARMA een partner zocht die kon meedenken over een congres van deze omvang. De combinatie van het Beatrix Theater, de Expozaal en de sessieruimtes maakte het mogelijk om alles onder één dak en in één logische flow te organiseren. Juist daarin hebben wij het verschil gemaakt.'
Die partnerrol omvat steeds vaker ook bezoekersstromen, technische ondersteuning, catering en duurzaamheid. De venue wordt daarmee onderdeel van het organisatieteam.
De kracht van bereikbaarheid
De congreservaring begint al tijdens de reis. Daarom is bereikbaarheid meer dan een praktische randvoorwaarde. Voor EARMA droegen de ligging naast Utrecht Centraal en hotels op loopafstand direct bij aan de deelnemerservaring. Internationale bezoekers konden eenvoudig reizen tussen verblijf, stad en congreslocatie.
Een vlot bereikbare locatie vermindert reisfrictie en helpt deelnemers hun aandacht vanaf aankomst op het programma en elkaar te richten. De conferentie was volledig uitverkocht en werd positief beoordeeld. De geïntegreerde congreslocatie ondersteunde intensieve kennisdeling, samenwerking en internationale verbinding.
De belangrijkste les
De case laat zien dat schaal pas waardevol wordt wanneer de hele ervaring klopt. Een venue die inhoud, logistiek en gastvrijheid integraal benadert, draagt bij aan zowel operationele efficiëntie als tevreden deelnemers. De belangrijkste les voor eventprofessionals: succes wordt niet alleen bepaald door aantallen, maar door de mate waarin deelnemers ervaren dat alles klopt, van aankomst tot vertrek. Wanneer zij zich volledig kunnen richten op inhoud, inspiratie en ontmoetingen, is de organisatie op haar best.
Facts & Figures EARMA 2026:
- 1.800 deelnemers
- Meer dan 50 landen vertegenwoordigd
- Grootste EARMA-conferentie ooit
- Volledig uitverkocht vóór aanvang
- Plenaire sessies, expo, netwerken en break-outs binnen één congresomgeving
- Uitzonderlijk hoge deelnemerstevredenheid
