Wat is de juiste zaalopstelling voor jouw evenement?

Een goede locatie voor je zakelijke evenement is goud waard. We vertelden al eens over het belang van sfeer en beleving bij het kiezen van een locatie. De opstelling in de zaal of andere ruimte(s) doet veel in de beleving van je gasten en sprekers of artiesten. Waar moet je rekening mee houden om hierin de goede keuzes te maken? Josine Wouters, Hoofd Sales & Events van het Safari Meeting Centre van Burgers' Zoo, geeft een aantal praktische tips.

Wat is het voor soort evenement?

Het kiezen van een handige opstelling in je zaal hangt uiteraard samen met het gebruik ervan. Voor een receptie zijn veel minder zitplaatsen nodig dan voor een congres. Voor een diner met een vaste opstelling deel je een ruimte anders in dan bij een lopend buffet. Bij een zakelijke bijeenkomst waar workshops in het programma zijn opgenomen creëer je een aantal flexibele zitjes. En een opstelling voor een vergadering moet juist weer vast en logisch ingedeeld zijn.

Wat komen de deelnemers doen?

Voor de deelnemers aan je evenement heb je een programma opgesteld. Voor de ontvangende locatie is het goed om dit programma ook te kennen, is de ervaring van Josine. Spreek het samen op hoofdlijnen door, zodat de gastlocatie weet wat de deelnemers komen doen. Vergaderen, luisteren, schrijven, bespreken of zelfs interactieve sessies; soms moeten er wat aanpassingen in de zaal plaatsvinden. Verder is het van belang of het plenair plaatsvindt of ook in kleine groepen. Zo kan de ontvangende locatie je geschikte ruimtes en bijbehorende opstellingen voorstellen.

Activiteit bepaalt de opstelling

Veel zitten en luisteren betekent dat je comfortabel moet kunnen zitten. Bij een bijeenkomst met veel gasten is een theateropstelling efficiënt. Bij het houden van besprekingen moeten de deelnemers elkaar kunnen zien; dan adviseert Josine een carré- of U-vorm qua tafelschikking. Bij presentaties kies je een plek voor de spreker waar alle gasten goed zicht op hebben. En bij een actieve teambuilding is ruimte nodig om te kunnen wisselen van plek, om zo in wisselende samenstellingen en het liefst in verschillende omgevingen aan de slag te kunnen gaan.

Hoeveel ruimte heb je precies nodig?

Om te weten of een zaal geschikt is voor een bepaald evenement of een onderdeel hiervan, kun je het beste berekenen hoeveel ruimte er per persoon nodig is. Daar zijn normen voor, die ook rekening houden met gangpaden en veiligheidsaspecten als vluchtroutes. Zo reken je voor een buffet of diner 1,5 tot 2 m² per persoon en voor een theater- of vergaderopstelling 0,5 m² per persoon. Dit zijn netto oppervlaktes, waarbij ruimte voor podia, technische voorzieningen en aankleding van de ruimte niet zijn meegenomen.

Aanwezigen met extra aandacht

Naast de deelnemers van je event zijn er personen voor wie je speciale ruimte wilt reserveren. Wijs deze plekken van te voren aan en bepaal ook daarvoor de benodigde vierkante meters. Je kunt daarbij denken aan:
• Dagvoorzitter
• Sprekers
• Sponsoren
• Schrijvende en fotograferende pers
• Gebruikers van rolstoel, scootmobiel of andere hulpmiddelen

Nog een aantal extra tips

Voor een prettige, efficiënte en veilige indeling van je zaal nog een paar praktische tips:
• Maak een plattegrond van de indeling van de zaal voor meer inzicht in het ruimtegebruik en de opstelling
• Zet achterin de zaal geen (sta)tafels neer; voorkom dat laatkomers daar gaan hangen
• Begeleid gasten naar hun plek als de zaal bijna vol is
• Zorg voor ruimte om extra stoelen bij te kunnen schuiven en plaats ze zelf wanneer deze nodig zijn
• Houd voldoende ruimte over om je gasten te laten bewegen en met elkaar te laten netwerken

Neem de zaalopstelling op in je draaiboek. Bepaal tijdig met welke opstelling de presentaties, optredens, vergadering of andere invullingen het beste tot hun recht komen.

Door > Josine Wouters

Fotocredits > Mike tekst en beeld