Waar moet een event website aan voldoen?

Een website lanceren voor een evenement, is dat nodig? Moet je er echt zoveel energie steken bij een 1-daags festival of een beurs die na een week weer voorbij is? Je kunt natuurlijk op andere manieren je bezoekers en exposanten werven en registreren, bijvoorbeeld via e-mail of telefoonacties. Maar ook dat kost tijd, veel tijd. Hoe effectief een website als informatie-, inspiratie- en aanmeldplatform is en waar moet deze aan voldoen, legt Josine Wouters, Hoofd Sales & Events van het Safari Meeting Centre graag uit.

Verleid je websitebezoekers

Voor effectieve communicatie geldt: zet meerdere middelen in om je doelgroepen te bereiken: 1+1=3. Een digitale mailing is krachtiger als deze kort en duidelijk is en voor achtergronden verwijst naar een website. Het inzetten van sociale media is vooral effectief omdat je er bezoekers mee naar je website kan leiden. Op de website heb de mogelijkheid om je bezoekers verder te informeren en enthousiasmeren. En om ze te verleiden om een bezoek aan jouw event te overwegen en zich uiteindelijk aan te melden of tickets te bestellen. 

Overduidelijk

Een goede website laat niets te wensen over. Alle informatie over jouw event is er makkelijk terug te vinden. Een duidelijk menu, korte en heldere uitleg in kleine stukjes tekst met handige links naar andere pagina's maken het tot een overzichtelijk geheel. Naast informatie over het programma vind je er ook:

• Informatie over de sprekers; achtergronden over hun functie, ervaringen en het onderwerp van hun presentatie
• Inschrijfmogelijkheid voor een symposium, workshops, beursstand of andere activiteiten
• De gastenlijst als het handig is dat mensen vooraf weten wie ze er kunnen treffen of om bijvoorbeeld af te spreken om te carpoolen (denk wel aan de AVG, dus doe dit in een afgeschermde omgeving en vraag toestemming)
• Locatie met plattegronden, parkeergelegenheid, routes per auto en openbaar vervoer
• Vermelding van sponsoren en fondsen die hebben bijgedragen

Vol inspiratie en beleving

Minstens zo belangrijk als de feitelijke informatie is het overbrengen van sfeer. Neem je websitebezoekers mee in wat er komen gaat, maak ze enthousiast met waar jij al zo enthousiast over bent. Toon representatieve foto's en video's, bijvoorbeeld van de editie van vorig jaar of geef ze een kijkje achter de schermen van de voorbereidingen. Als je de beleving van jouw evenement weet over te brengen ben je al halverwege een aanmelding. Geef zo veel mogelijk weg en zorg dat ze dit niet live willen missen.

Overtuigen om in actie te komen

De bedoeling van het bezoeken van jouw event website is aanmelden, tickets bestellen of contactgegevens achterlaten. Je wilt potentiele bezoekers, maar ook deelnemers en mogelijk sprekers en artiesten aan je binden. Een website moet daarom altijd overtuigend zijn. Zorg dat je laat zien waar jij je in onderscheidt, welke problemen los jij op, wat zijn jouw voordelen? Jouw evenement vindt plaats in een hal met schuifdak, weer of geen weer, het gaat door. Jouw congres heeft een groot interactief gehalte door paneldiscussies, mogelijkheid tot het ter plekke digitaal stellen van vragen en inzet van stemkastjes.

Extra tip: eindig elke websitepagina met een oproep om iets te doen. Zoals 'aanmelden voor de workshop', 'ontvang nu vroegboekkorting', 'bestel hier online je tickets'. Deze zogenaamde call-to-action is nodig om te voorkomen dat websitebezoekers onverrichter zake van je site vertrekken.

Voorkom frustratie en afhakers: alles moet werken

Voor de hand liggend maar helaas lang niet altijd voor elkaar: een website moet werken. Zeker bij online inschrijven is een goed werkend formulier van levensbelang. Anders is de kans groot dat je bezoekers gefrustreerd raken en afhaken. Test daarom alle functionaliteiten van de website van te voren. Weet dat zo'n beetje de helft van alle websitebezoek via de smartphone gaat. Je website moet zich dan ook aan alle mobiele apparaten aanpassen.

Promoot je event website op allerlei manieren

Om zaken te kunnen doen via je website heb je veel bezoek nodig. Slechts een deel van je bezoekers zal daadwerkelijk iets kopen, zich inschrijven of een reservering doen. Je kunt meer verkeer op je website krijgen door je evenement tijdig, zeker een aantal maanden van te voren, te promoten via sociale media. Ook blogs plaatsen over aspecten van jouw evenement of achtergronden van jouw zakelijke thema helpt om bezoekers naar jouw website te leiden. Dat kan ook heel goed bij andere organisaties die geïnteresseerd zijn in gastblogs. Als jouw doelgroep zich maar op deze sites bevindt. Promoot deze content ook weer via sociale media en bijvoorbeeld digitale nieuwsbrieven of mailings.

Maak je website vindbaar

Een laatste mogelijkheid die we je niet willen onthouden is het online vindbaar maken van je website door deze te optimaliseren met zoektermen en andere technische manieren om te zorgen dat Google jouw website oppikt. Hiervoor heb je een SEO-specialist nodig. Als je jouw deelnemers via het internet moet zien te bereiken, is deze investering het zeker waard.

Aan de slag?

Overweeg je een website te laten maken voor je evenement, maar weet je nog niet hoe deze eruit moet gaan zien? Neem dan de volgende stap. Formuleer jouw eisen en wensen en zet voor de realisatie een professionele webdesigner in. Zo kom je samen tot een website die bij jou en jouw bezoekers evenement past.

Door > Josine Wouters, Hoofd Sales & Events van het Safari Meeting Centre