Van uitnodigen tot bedanken Van uitnodigen tot bedanken
Back Back Interview

Van uitnodigen tot bedanken

11 september 2019

Een driedaagse beurs met duizenden bezoekers uit alle hoeken van de wereld; de gastenregistratie voor zo’n event loopt met gemak in het honderd. Bij VisitorControl hebben ze verstand van dit type complexe klussen. Ooit begonnen met een event rond Guus Meeuwis. Nu werken ze voor Jumbo Supermarkten, KPN, Philips, een fors aantal ziekenhuizen, kerstmarkten, you name it.

Snelheid zonder fuzz

Sales manager Frank van Weerdenburg: ‘Tien jaar geleden waren wij een van de eersten die aan de slag gingen met e-tickets en barcodes. Rabobank organiseerde voor de medewerkers een optreden van Guus Meeuwis. Wij hebben toen alle registratieprocessen en controles geautomatiseerd. We printen ook voortaan de badges meteen bij binnenkomst, zodat de bezoeker zich niet een ongeluk hoeft te zoeken tussen alle badges op tafel. Zo breng je snelheid in processen en voelt de bezoeker zich welkom.’

‘We hebben al veel klanten kunnen verrassen met nieuwe mogelijkheden. Resultaat: minder zorgen en meer inzicht.’

Services tot en met een noodaggregaat

VisitorControl concentreert zich op vier fases: uitnodigen per mail of post, online inschrijven, inchecken op de locatie en uiteraard bedanken. Frank: ‘Deze vier stappen kleden we verder aan met services waar een klant om vraagt of die we zelf aanbieden. We hebben al veel klanten kunnen verrassen met nieuwe mogelijkheden. Dat leidt tot minder zorgen én meer inzicht in het gedrag en de voorkeuren van gasten. Klanten leren van ons: over back-ups, over databeveiliging maar ook over zaken als een noodaggregaat. Als wij bij een buitenevent betrokken zijn, hebben we altijd zo’n ding in de kofferbak. Je kunt immers nooit weten.’

Beter, sneller

Als je een groot evenement organiseert, dan wil je als opdrachtgever natuurlijk precies weten hoe dat gaat. Is iedereen komen opdagen, heb je alle juiste data? Of hoe zorg je ervoor dat de bezoekers op het juiste moment aan die workshop beginnen waarvan je net hoorde dat ie een half uurtje later begint? ‘Er zijn veel voorbeelden hoe wij met technologie en meedenken met de klant nieuwe mogelijkheden aanbieden. Wij hebben software waarmee je met het scannen van je e-ticket op basis van een algoritme wordt ingedeeld bij een bepaalde workshop – en dat zie je dan ook op je gepersonaliseerde badge. Voor een groot telecombedrijf hebben we een app ontwikkeld om de bezoekersinteresse voor bepaalde producten te peilen. Ooit krabbelde je zoiets op de achterkant van een businesscard, maar digitaal werkt het zoveel beter, zoveel sneller.’

Weg rompslomp

‘Ook onze giftcards slaan goed aan. Wij regelen het bezoek aan veertien door Nederland verspreide kerstmarkten, waar duizenden bezoekers komen. Daar wordt nog vaak gewerkt met plastic muntjes als betaalmiddel. In totaal zijn dat miljoenen plastic muntjes die binnen korte tijd niks anders meer zijn dan een enorme berg afval. Wij hebben een oplaadbare giftcard geïntroduceerd die je als betaalmiddel gebruikt. Dat scheelt die ondernemers niet alleen heel veel rompslomp, ze kunnen ook goed zien welke activiteiten klanten trekt en welke minder populair zijn. Omdat ondernemers veel meer data tot hun beschikking krijgen, kunnen ze betere keuzes maken. Al die data worden overigens na 2 weken weer gewist; wij werken volledig conform AVG.’

‘Stelt een klant een vraag waar nog geen oplossing voor is? Dan zitten wij op het puntje van onze stoel.’

Passie

‘Wij zijn net zo gek van technologie als van service en maatwerk. We zorgen voor soepele processen en we helpen klanten om risico’s op te vangen en meer waarde uit hun event te halen. Soms hebben ze vragen waar nog geen oplossing voor is. Dan zitten wij op het puntje van onze stoel. Met nieuwe techniek het maatwerk voor onze klanten opnieuw naar een hoger niveau tillen, daar ligt onze passie.’

Door > Don Croonenberg

Goed artikel?

Schrijf je in net als 37.403 andere professionals en ontvang wekelijks de beste artikelen!

Meer lezen in deze rubriek

Events nieuwsbrief

Goed artikel?

Schrijf je in net als 37.403 andere professionals en ontvang wekelijks de beste artikelen!