Universiteit Leiden brengt internationale FPL-conferentie naar CORPUS
Een wereldwijde community bij elkaar gebracht
Van maandag 1 tot en met vrijdag 5 september organiseerde de Universiteit Leiden de 35th International Conference on Field Programmable Logic and Applications, een jaarlijks terugkerende academische conferentie die telkens in een ander Europees land wordt gehouden. Onderzoekers uit onder meer de Noord-Amerika, Azië en heel Europa reisden naar Nederland af om hun nieuwste inzichten te presenteren. Aan het academische programma ging een uitgebreid selectieproces vooraf. ‘Onderzoekers konden papers indienen, waarna ons programmacomité de meest veelbelovende stukken selecteerde’, licht Nele Mentens toe. ‘Tijdens de conferentie in CORPUS Congress Centre werden deze papers gepresenteerd.’
Vijf dagen met workshops, kennisdeling en netwerken
De 35ste editie van de FPL-Conferentie kende bijna 200 unieke registraties, aangevuld met deelnemers die zich ter plekke nog aanmeldden. Deze bezoekers wachtte een zorgvuldig opgebouwde week. De maandag en dinsdag stonden in het teken van verdiepende workshops, veelal georganiseerd door bedrijven of universiteiten. ‘Deze workshops waren sessies rond zeer specifieke thema’s, passend binnen het grotere onderwerp van de conferentie. Sommige deelnemers kwamen specifiek voor deze workshops, weer andere deelnemers namen alleen deel aan het plenaire programma in het tweede deel van de week of bleven voor het complete programma’, vertelt Nele Mentens. Vanaf woensdag startte het plenaire programma, met paperpresentaties, demonstraties en netwerkactiviteiten. Vooral de demo night op woensdagavond werd een onverwachte publiekstrekker: ‘Het was zó’n succes dat CORPUS ons zelfs meer dan een uur langer liet doorgaan dan gepland. Daarin waren ze heel flexibel.’
CORPUS als locatie die ontmoeting stimuleert
Voor de Universiteit Leiden was CORPUS geen onbekende. De organisatie had er al eerder naar volle tevredenheid evenementen georganiseerd. ‘We wisten dus al dat het een hele fijne locatie is voor een academisch evenement’, aldus Nele Mentens. ‘Voor ons is het heel belangrijk dat er naast faciliteiten voor de verschillende presentaties, ook een prettige ruimte is om te netwerken. De lounge van CORPUS is licht, open en uitnodigend. Het feit dat alle onderdelen van het evenement op dezelfde verdieping konden plaatsvinden, was een grote meerwaarde. We hebben zowel een plenaire zaal voor 200 deelnemers als verschillende configureerbare kleinere ruimtes voor 50-100 personen voor de workshops in de eerste dagen gebruikt.’
Samenwerking die klopt: flexibel, transparant en persoonlijk
Nele Mentens spreekt lovend over de samenwerking met het team van CORPUS. ‘Alles verliep heel vlot. We zijn een keer langsgegaan om dingen te bespreken en vanaf dat moment dacht het team actief mee. Ze waren flexibel, transparant over prijzen en mogelijkheden, en heel prettig in de communicatie.’ Tijdens het event was er continu ondersteuning aanwezig. ‘Er liepen altijd mensen van CORPUS rond — technisch, catering, of iemand die je direct kon bellen. Dat geeft veel vertrouwen.’
Gastvrijheid en catering: compleet ontzorgd
De deelnemers werden vijf dagen lang goed verzorgd. CORPUS verzorgde alle lunches, koffiepauzes en doorlopende koffie, thee en water. ‘Het was fijn dat deelnemers bij aankomst meteen een koffie konden pakken’, vertelt Nele Mentens. Daarnaast waren er meerdere recepties, waaronder een openingsreceptie met walking dinner op de avond voor het plenaire programma en een extra ingeplande receptie met bittergarnituur tijdens de populaire demo night op woensdag. Donderdagavond dineerde de groep gezamenlijk op een externe locatie, zodat ze ook konden genieten van het centrum van Leiden.
Veel complimenten voor de organisatie
De reacties van deelnemers waren unaniem positief. ‘We kregen veel complimenten over de organisatie’, zegt Nele Mentens. ‘De combinatie van het programma, de sfeer en de locatie maakte het tot een heel geslaagde editie.’ CORPUS biedt precies wat een internationale academische conferentie nodig heeft: ruimte, gastvrijheid en de ideale setting om met elkaar in gesprek te gaan.
Foto’s: PhD student Roozbeh Siyadatzadeh
