Twee evenementen, één locatie: De duurzame aanpak van de Werkspoorkathedraal
Tekst: Eline van Nunen
In het weekend van 8 en 9 november 2024 vond het jaarlijkse evenement Nacht van de Wijn plaats in de Werkspoorkathedraal in Utrecht, georganiseerd door Meisjes van de Wijn. Het vijfde jubileum van het wijnfestival stond in het teken van een duurzame wijnbeleving met proeverijen, masterclasses en culinaire verrassingen, maar ook van de nauwe samenwerking met CRM-software specialist Teamleader. ‘We hebben onze krachten gebundeld voor de organisatie van onze beider evenementen bij de Werkspoorkathedraal: van de faciliteiten en de inkoop, tot de verlichting, geluidstechniek en decoratie. Zo hebben we onze bestaande concepten duurzamer, milieuvriendelijker, kostenbesparend en nog verrassender kunnen maken’, aldus Milan Gennissen, medeoprichter van Meisjes van de Wijn.
Samenwerken zonder concessies
Het was de Werkspoorkathedraal die het eerste balletje voor deze samenwerking opgooide door de twee aanvragen strategisch aan elkaar te koppelen: ‘Duurzaamheid en efficiëntie staan bij ons hoog in het vaandel. Door het netwerkevenement en wijnfestival gebruik te laten maken van dezelfde faciliteiten en materialen, verminderen we het aantal transporten en hoeven we maar éénkeer aan de slag met de op- en afbouw. Dat scheelt enorm in tijd en kosten, maar ook in al het geregel dat komt kijken bij de organisatie van twee verschillende evenementen die vlak na elkaar plaatsvinden’, aldus Juliëtte. ‘Onze samenwerking is een goed voorbeeld van hoe evenementorganisatoren elkaar kunnen versterken, zonder concessies te doen aan hun eigen identiteit’, vertelt Milan. ‘Dit model maakt het voor ons zelfs mogelijk om een grootschalig publieksevenement te organiseren op een locatie die anders misschien onbetaalbaar zou zijn.’
Van Bordeaux naar Utrechtse bodem
Tijdens de Nacht van de Wijn werden bezoekers ondergedompeld in de wereld van wijn: van de Italiaanse Dolomieten, de Bordeaux-streek en Zuid-Afrikaanse wijnlanden tot wijnen van Utrechtse bodem. Milan: ‘Ook dit jaar wilden we bekende wijnhuizen maar vooral ook lokale wijnleveranciers, Utrechtse horecazaken en regionale producenten een podium bieden. Doordat Teamleader grotendeels gebruik maakte van dezelfde faciliteiten en leveranciers kreeg ook hun evenement een lokaal karakter.’Ook de aankleding en creatieve ideeën werden hergebruikt: ‘Onze decoratieve appelkistjes en verlichting zorgden voor een vleugje festivalsfeer bij het Work Smarter evenement.’
AI en innovatie bij Nacht van de Wijn
Een ander opvallend ingrediënt voor de succesvolle organisatie van Nacht van de Wijn is kunstmatige intelligentie (AI): ‘Wij gebruiken AI voor het maken van onze planningen, kostenberekeningen en de creatie van visuele content’, vertelt Milan. ‘Dat bespaart ons veel tijd en geld, en biedt extra ruimte voor creativiteit en innovatie. Wij kunnen ons daardoor richten op waar we goed in zijn. Een tweede tip voor andere organisatoren: voor de spreker-sessies en masterclasses maken wij gebruik van koptelefoons zodat bezoekers geconcentreerd kunnen luisteren naar de presentaties.’
De toekomst van de evenementenbranche
Meisjes van de Wijn ziet een groeiende trend als het gaat om gedeelde faciliteiten en duurzame samenwerkingen: ‘Wij gaan dit model zeker vaker toepassen en hopen op die manier andere branchegenoten te inspireren om partijen proactief samen te brengen en gezamenlijke evenementen te faciliteren. We willen laten zien dat duurzaamheid, samenwerking en innovatie hand in hand gaan. Dit is de toekomst.’
Foto’s: Lieke Vermeulen
