Tips voor Sinterklaas- kerst- en nieuwjaarsevents

December is een feestmaand. Ook op het werk. Veel organisaties besteden in deze periode aandacht aan de medewerkers en andere belangrijke relaties. Voor sommigen voelt het wellicht als een verplicht nummer, toch zijn het belang en de impact van dergelijke events niet te onderschatten.

Het uitnodigings- en registratieproces draagt bij aan het succes van het event. Hoe soepeler dit loopt, hoe meer aanmeldingen je krijgt. Daarna kun je de communicatie van je eindejaarsevent slim inzetten om deelnemers betrokken te houden, zodat de opkomst zo hoog mogelijk is. Wij geven je een aantal simpele tips om dit te bereiken.

De verschillen: doel en doelgroep

Elk van de eindejaarsevents heeft een ander doel. Zo staat bij het Sinterklaasfeest het gezin van de medewerker centraal. Partners en kinderen worden uitgenodigd op het werk zodat de unieke mogelijkheid bestaat om elkaars gezin te ontmoeten. Dit is goed voor de onderlinge banden en de betrokkenheid van de medewerkers.

Bij een kerstborrel of -diner gaat het om het personeel en het team. Er wordt teruggeblikt op het afgelopen jaar, er worden successen gevierd, kerstpakketten of bonussen uitgedeeld en er is ruimte voor erkenning en beloning voor medewerkers onderling.

Een nieuwjaarsborrel of -receptie biedt een mooie mogelijkheid om ook externe relaties te betrekken. Samen het nieuwe jaar inluiden, vooruitblikken, plannen maken en relaties (opnieuw) aanhalen, dat is het idee. Deze bijeenkomsten zijn dan ook goed geschikt voor acquisitie en accountmanagement.

De overeenkomsten

December: de drukste maand van het jaar

Allereerst: de periode. De nieuwjaarsborrel staat uiteraard gepland in januari volgend jaar, maar de voorbereidingen staan in Q4 van dit jaar op stapel. Deze periode is voor veel mensen de drukste van het jaar. Het goed organiseren van een eindejaarsevent is niet te onderschatten - je doet het er niet 'zomaar bij'.

Het proces van uitnodiging en registratie

De registratieprocessen van de verschillende eindejaarsevents lijken veel op elkaar. Vaak hebben medewerkers de mogelijkheid een introducé uit te nodigen (partner, kinderen of zakenrelaties). Bekijk of jouw registratiesoftware ook de registratie van introducees ondersteunt, je hebt het immers al druk genoeg deze maand.

Tips

1. Begin op tijd!
De voorbereiding van eindejaarsevents valt in de drukste periode van het jaar. Niet alleen op het werk is het een drukke tijd - ook de privé-agenda van veel mensen is behoorlijk gevuld. Begin daarom op tijd met het versturen van de save-the-date of uitnodiging, zodat mensen ruimte kunnen vrijhouden in hun agenda.

2. Formuleer duidelijke doelen
Bedenk wat het uiteindelijke doel is om een kerstdiner of nieuwjaarsborrel te organiseren. Zowel harde als zachte doelstellingen kunnen hierbij een rol spelen. Denk aan betrokkenheid, opkomst of inhoud. Bedenk vervolgens hoe je deze doelen gaat meten. Wanneer was het event voor jou een succes? Meer hierover lees je in tip 5.

3. Slimme communicatie & registratie
Vertel duidelijk waarom je wilt dat mensen komen en wat je van ze verwacht. Wil je dat ze iemand meenemen? Geef duidelijk aan wie - en hoe ze hun introducees kunnen registreren. Bedenk van tevoren wat je wilt weten van je collega's (bijvoorbeeld dieetwensen of een leuk weetje over de kinderen voor in het boek van de Sint) en verwerk deze vragen in je registratieformulier. Zorg ervoor dat alles er feestelijk en aantrekkelijk uitziet, zodat jouw collega's er zin in krijgen!

4. Check je deelnemers in
Eindejaarsevents zijn feestelijke gebeurtenissen - maar wel met een doelstelling. Door je medewerkers in te checken op de dag van het event, weet je precies wie er aanwezig was. Je kunt hiervoor creatieve manieren bedenken - bijvoorbeeld door een chocoladeletter, kersttrui of andere attentie klaar te leggen voor iedere medewerker - of 'gewoon' je deelnemers inchecken door een e-ticket te scannen.

5. Evalueer!
Wanneer je weet wie aanwezig was op jouw eindejaarsevent, kun je de aanwezigen eenvoudig een enquête sturen erachter te komen wat zij ervan vonden. Dit kan een goed moment zijn om het algemene sentiment onder de medewerkers te polsen - ook als je ze gemist hebt op het event. Enquêtes leveren waardevolle informatie op voor volgend jaar.

Conclusie

December is een van de drukste maanden, zowel privé als op het werk! In deze periode is er ruimte om de band met collega's en hun relaties aan te halen. Heldere communicatie en soepele registratie zorgen voor een hogere opkomst en meer betrokkenheid. Als je duidelijke doelen gesteld hebt, kun je uiteindelijk de resultaten meten en volgende edities verbeteren.