Stel de ideale gastenlijst samen op basis van Artificial Intelligence

De ultieme gastenlijst

Het samenstellen van een gastenlijst is cruciaal bij het organiseren van een evenement. ‘De verkeerde mensen uitnodigen voor een evenement kan funest zijn, met ontevreden gasten of no show als gevolg. Hier willen wij echt een eind aan maken en dit was dan ook onze drive voor het ontwikkelen van software die hierbij gaat helpen’, zegt Tessa Rijnsburger, operationeel manager bij evisit.

De nieuwe software van evisit maakt gebruik van Artificial Intelligence. De zogeheten TagManager op het platform maakt het mogelijk om tags te koppelen aan de gasten van het evenement. Tags zijn kleine stukjes informatie, waarvan de software leert. Met behulp van tags maak je bijvoorbeeld onderscheid tussen een reguliere gast en een VIP gast, maar ook dieetvoorkeuren en interesses kun je toevoegen als tags. ‘En dat is echt het unieke van de software’, aldus Tessa. ‘Hoe meer evenementen je registreert in evisit en hoe meer de TagManager wordt gebruikt, hoe meer de software leert. Dit maakt dat het vervolgens zelfs mogelijk is om de ultieme gastenlijst aan te leveren voor je volgende evenement. Ik verwacht er veel van.’

Naast het aanleveren van de perfecte gastenlijst is er nog een handige functionaliteit: eenvoudig segmenteren. Door tags toe te voegen aan de gasten van je evenement, kun je hier op filteren binnen de gastenlijst. Vervolgens creëer je op basis hiervan verschillende registratieflows voor verschillende groepen gasten. De ultieme beleving, voor iedere gast.

In één oogopslag overzicht

Als eventmanager wil je altijd het maximale uit je evenement halen. Hierbij speelt het gebruik van data een belangrijke rol. Waar de show en no show percentages na afloop van een evenement een waardevolle informatiebron zijn, begint het belang van statistieken eigenlijk al in de aanloop naar het evenement. In de nieuwe software vind je daarom ook de mailstatistieken. Je houdt hiermee eenvoudig overzicht over het aantal geopende mails en het aantal bounces, waar je vervolgens direct op kunt anticiperen. Wanneer je meerdere evenementen draait met evisit vind je daarnaast een volledig overzicht van al deze evenementen. Hierdoor vergelijk je gemakkelijk de show/no show, de aan- en afmeldingen en de mailstatistieken van je verschillende evenementen.

De krachten bundelen

De technologie achter evisitNEXT maakt snelle veranderingen mogelijk. ‘De software is continu in ontwikkeling en verbetert zich in een razend tempo’, zegt Tessa, breed glimlachend. Het koppelen van de invitatiemanagement software aan de systemen van derden, met behulp van een API koppeling, is dan ook geen probleem. Zo’n koppeling brengt een aantal voordelen met zich mee. Het bespaart tijd, kosten en verhoogt veiligheid. Wanneer het eigen CRM systeem wordt gekoppeld aan de software van evisit worden de gegevens uit jouw CRM systeem namelijk geanonimiseerd. De software slaat de gegevens van jouw gastenlijst dus niet op. Zet je de koppeling stop? Dan ziet evisit geen gegevens meer van jouw gasten, maar alleen de nummers die eerder aan deze gasten gekoppeld waren. Op deze manier is de privacy van jouw gasten maximaal gewaarborgd.

Over evisit         

evisit werd opgericht in 1997 en is gevestigd in Den Haag. evisit is marktleider in het ondersteunen van zakelijke eventmanagers. Zij levert hoge kwaliteit software en diensten en biedt alle facetten voor de invitatiemanagement van een evenement. evisit is als eerste eventregistratietool op 14 juli 2017 ISO27001 gecertificeerd en voldoet daarmee aan alle AVG/GDPR eisen.