Soepele registratie bij jouw evenement? Doe dit.

Het registratiemoment is vaak een van de eerste contactmomenten die je hebt met je bezoekers. Je hoopt natuurlijk dat ze met volle teugen genieten van al je goede presentaties, maar je krijgt niet snel nog een kans om een eerste indruk te maken. Met zo’n goede eerste indruk voorkom je dat mensen niet op komen dagen. Daarom is juist het registratiemoment een belangrijk punt om goed op orde te hebben. In dit artikel bespreken we wat je kunt doen om de registratie soepel te laten verlopen.

Less is more

Houd de pagina waarop mensen zich kunnen aanmelden voor je evenement zo simpel mogelijk. Dan voorkom je dat mensen afgeleid raken of dat bepaalde systemen niet werken omdat er teveel tegelijkertijd draait op je website. Maak een simpele site met een makkelijk invulformulier (waarbij je alleen uitvraagt wat je écht nodig hebt), wat informatie over de sprekers en het programma, de locatie en een routebeschrijving.

Simpel en snel

In het verlengde van het voorgaande punt, is het belangrijk om het registratieproces zo simpel mogelijk te houden. Vraag niet naar onnodige gegevens, want dit zal mensen ervan weerhouden zich te registreren voor jouw evenement. Bedenk ook goed wat de digitale vaardigheden van je bezoekers zijn. Laat registraties met een Facebook- of LinkedIn-account als je weet dat je bezoekers hier toch geen gebruik van maken.

Nodig de juiste mensen uit

Het klinkt als een open deur, maar werk je met een genodigdenlijst, zorg dan dat je de juiste mensen uitnodigt. Let goed op de spelling van hun voornaam, achternaam en aanhef. Het staat erg slordig als je hier fouten in maakt, en het zal ervoor zorgen dat je no-show hoger wordt dan wanneer je mensen op de juiste manier aanspreekt in de uitnodiging. Kijk ook of je de uitnodiging zo persoonlijk mogelijk kan maken!

Houd het digitaal

Er zijn nog evenementen waarbij mensen hun ticket zelf moeten uitprinten, om die op het evenement om te ruilen voor een badge. Zo’n uitdraai is iets wat je bezoeker makkelijk vergeet, kwijtraakt of niet kan vinden in hun tas als ze (vooraan) in de rij staan. Laat mensen daarom hun ticket op hun telefoon scannen en print op het event direct een badge voor ze uit. Dat scheelt je bezoekers veel gedoe. En het is duurzaam.

Een multifunctionele badge

Een badge uitprinten en opsturen naar je bezoekers is niet meer van deze tijd. Die badge print je dus direct op het evenement. Maar je kunt op een badge veel meer kwijt dan alleen de naam, functie en organisatie van je bezoekers. Je kunt bijvoorbeeld het programma of een plattegrond printen op de achterkant, of iedereen een persoonlijke QR-code meegeven zodat ze informatie van standhouders naar hun e-mailadres gestuurd krijgen.

Evalueer ook de no-show

Na afloop van je evenement kun je, als je het ticketsysteem gekoppeld hebt aan je CRM, makkelijk zien wie er naar je evenement is gekomen en wie niet op is komen dagen. Natuurlijk ben je benieuwd wat je bezoekers vinden van je evenement, maar vergeet ook niet die andere groep uit te vragen. Vraag de no-show-lijst waarom ze het evenement hebben overgeslagen en of er dingen zijn die jullie als organisatie kunnen verbeteren om ervoor te zorgen dat hij of zij er de volgende keer wel bij is.