Smart Event Manager zet volgende stap: ‘De komende vijf jaar veranderen meer dan de afgelopen 25’

Met klanten in binnen- en buitenland helpt Smart Event Manager evenementenlocaties, musea, theaters, cateraars, congrescentra en rondvaartbedrijven bij het beheren van hun volledige evenementenproces. Van offertes en reserveringen tot personeelsplanning, communicatie en facturatie: alle processen komen samen in één platform. 

Volgens managing director Jaap de Vries is de rol van eventsoftware de afgelopen jaren flink veranderd. ‘Waar onze software vroeger vooral een back-officesysteem was voor reserveringsmedewerkers, is het nu veel meer het digitale hart van een organisatie. Alle processen komen erin samen en ook de eindklant is steeds vaker onderdeel van dat proces, bijvoorbeeld via online boeken, betalen en evalueren.’

Ontwikkelen vanuit de praktijk

De volgende stap begint volgens Smart Event Manager niet op de ontwikkelafdeling, maar bij de gebruiker. Nieuwe functionaliteiten ontstaan op basis van ervaringen uit implementaties, supportvragen en de zogenoemde Smart Sessions: klantbijeenkomsten waarin gebruikers actief meedenken over de doorontwikkeling van de software.

‘Onze klanten werken er iedere dag mee,’ vertelt Jaap. ‘Dan is het logisch dat zij ook het beste kunnen aangeven waar kansen liggen om processen slimmer of eenvoudiger te maken. Nieuwe ontwerpen testen we daarom uitgebreid met gebruikers. Op basis van hun feedback scherpen we die verder aan. Soms denk je dat iets perfect werkt, totdat gebruikers laten zien dat het toch net anders kan.’

Die aanpak is ook toegepast bij de ontwikkeling van de nieuwe gebruikersinterface, die begin 2027 breed wordt uitgerold. Bestaande klanten konden de vernieuwde omgeving de afgelopen periode al vrijwillig uitproberen, terwijl nieuwe klanten er inmiddels standaard mee werken. Op die manier verzamelt Smart Event Manager continu praktijkervaring voordat de overstap definitief wordt gemaakt.

Minder training, sneller aan de slag

Volgens Jaap draait de nieuwe interface niet alleen om een moderner ontwerp, maar vooral om eenvoud. ‘Waar bij de implementatie van software vroeger uitgebreide begeleiding en training gebruikelijk waren, verwachten gebruikers tegenwoordig dat een systeem veel intuïtiever werkt. Je opent de software en begrijpt snel hoe je ermee aan de slag kunt. Training en begeleiding blijven waardevol, maar we zien dat daar steeds minder van nodig is.’

Om dat te bereiken zijn veelgebruikte functies prominenter in beeld gebracht, terwijl uitgebreidere instellingen beschikbaar blijven voor ervaren gebruikers. Zo blijft de software geschikt voor organisaties met complexe processen, zonder dat nieuwe gebruikers worden overweldigd door alle mogelijkheden.

Manager Sales & Marketing Hans Scholten verwacht dat dit organisaties vooral tijd oplevert. ‘Hoe sneller medewerkers met het systeem kunnen werken, hoe meer tijd ze overhouden voor de klant. Uiteindelijk helpt dat ook om efficiënter te werken en meer aandacht te besteden aan gastvrijheid en conversie.’

AI ondersteunt de eventprofessional

Eerder dit jaar introduceerde Smart Event Manager al AI-chatbot Semmy, die bezoekers van locaties helpt bij het beantwoorden van vragen en het plannen van een evenement. Achter de schermen werkt het bedrijf inmiddels aan een volgende generatie AI-toepassingen, dit keer voor de professionals die dagelijks met SEM werken.

Zo wordt gewerkt aan technologie die inkomende e-mails kan interpreteren en op basis daarvan direct kan voorstellen welke acties binnen SEM nodig zijn. Een aanvraag voor een bijeenkomst kan bijvoorbeeld worden herkend, waarna AI alvast een reservering of andere vervolgstappen voorbereidt. De medewerker blijft daarbij altijd leidend: voordat iets daadwerkelijk wordt verwerkt, controleert en bevestigt de gebruiker de voorgestelde actie.

‘Voor ons is dat een heel belangrijk uitgangspunt,’ vertelt Jaap. ‘We willen niet dat AI zelfstandig beslissingen neemt waar een medewerker geen zicht meer op heeft. De kennis en verantwoordelijkheid van de eventprofessional blijven leidend. AI moet vooral heel veel werk vóór die professional gaan doen.’

Volgens Smart Event Manager ligt juist daar op langere termijn een grote kans. Nu kost het verwerken van een aanvraag vaak nog meerdere handelingen: een e-mail lezen, gegevens overnemen, een reservering aanmaken, informatie aanvullen en vervolgacties uitzetten. In de toekomst kan AI een steeds groter deel van dat proces voorbereiden of uitvoeren, waarna de gebruiker vooral nog controleert of alles correct is.

‘Als we dat goed doen, kan de tijd die nodig is om een boeking te verwerken substantieel omlaag,’ zegt Jaap. ‘Niet om mensen uit het proces te halen, maar juist om hun tijd anders te kunnen besteden. Minder handmatig invoerwerk, minder kans op fouten en meer tijd voor persoonlijk contact met de gast.’

Efficiëntieslag binnen de evenementenbranche

Daarmee ziet Smart Event Manager AI niet alleen als technologische vernieuwing, maar vooral als een efficiëntieslag binnen de evenementenbranche. Snellere verwerking van aanvragen en reserveringen kan organisaties helpen meer werk met dezelfde capaciteit te verzetten, terwijl medewerkers meer ruimte krijgen voor gastvrijheid, advies en commerciële aandacht.

En dit is volgens Jaap pas het begin. ‘Ik verwacht dat AI de komende jaren steeds meer routinematige handelingen binnen het eventproces kan overnemen. Uiteindelijk zou je naar een situatie kunnen gaan waarin een groot deel van een boeking automatisch wordt voorbereid en de medewerker vooral nog de belangrijke controles uitvoert. Dan combineer je technologie met iets wat AI niet kan vervangen: echte aandacht voor de gast.’

Klaar voor een nieuwe groeifase

Naast de technologische ontwikkelingen investeert Smart Event Manager ook in een sterkere positie in de markt. Met de komst van Hans Scholten als Sales & Marketing Manager wil het bedrijf zichtbaarder worden en de groei verder versnellen. Die ambitie reikt inmiddels verder dan Nederland alleen. Smart Event Manager is inmiddels ook actief in België en Duitsland en ziet daar volop kansen voor verdere uitbreiding.

Volgens Jaap vormen al deze ontwikkelingen samen de opmaat naar een nieuwe fase. ‘Het fundament staat. Nu gaat het erom dat we onze klanten blijven helpen om slimmer, eenvoudiger en efficiënter te werken. Ik ben ervan overtuigd dat de komende vijf jaar meer gaan veranderen dan de afgelopen 25.’