Meer dan smaak alleen
Volgens Grace Omobude van A’DAM Events begint de eetbeleving al ruim vóór het eerste gerecht wordt geserveerd. ‘De sfeer in de zaal bepaalt hoe gasten zich voelen en hoe open ze staan voor wat ze krijgen. In een warme, rustige setting eten mensen anders dan in een energieke ruimte.’ Ze herinnert zich een zakelijk event dat aanvankelijk strak en formeel was ingericht. ‘Uiteindelijk besloten we één element toe te voegen: een discobal. Dat lijkt iets kleins, maar het effect was enorm. De ruimte werd meteen losser en die energie werkte door in het diner en het feest achteraf. Dat laat zien hoeveel invloed sfeer heeft op beleving.’
Warm en intiem of energiek en groots
Of een diner warm en intiem wordt of juist groots en energiek, hangt af van het doel van het event. ‘Een boarddiner vraagt iets anders dan een productlancering’, zegt Grace. ‘Daarom bepalen we dit altijd in samenwerking met de opdrachtgever.’ Die keuzes worden gezamenlijk gemaakt. De keuken bewaakt tempo en presentatie, de regie het programma en de AV-partij vertaalt dit naar licht en geluid. ‘Er is niet één partij die de leiding heeft. Het werkt alleen als iedereen elkaar begrijpt en aanvoelt.’
Licht: wat je niet moet doen
Licht is een van de meest bepalende factoren in de beleving. ‘Eén ding is voor ons eigenlijk altijd duidelijk: wit licht moet je vermijden,’ zegt Grace. ‘Dat voelt klinisch en haalt de sfeer onderuit. Het doet niets voor het gerecht en niets voor de gast.’ Warm licht zorgt voor comfort en maakt eten aantrekkelijker, terwijl koel licht afstand creëert. Soms wordt de lichtsetting per gang subtiel aangepast. ‘Niet opvallend, maar net genoeg om het ritme van het diner te ondersteunen.’ Met kleur wordt zorgvuldig omgegaan. ‘Het mag sfeer toevoegen, maar nooit ten koste gaan van hoe het eten eruitziet.’
Muziek als eerste knop
Geluid is vaak het eerste element waaraan wordt gedraaid. ‘We letten continu op de energie in de zaal,’ vertelt Grace. ‘Als we merken dat mensen moe worden of wat inzakken, is muziek meestal de eerste knop waar we aan draaien.’ Volledige stilte is daarbij zelden een goede optie. ‘Als iemand een stille ruimte binnenkomt tijdens een event, pakt dat bijna nooit goed uit voor het enthousiasme. Stilte maakt mensen onzeker en haalt de energie uit de ruimte.’ Daarom is er vrijwel altijd een geluidslaag aanwezig, al is die soms minimaal. Het volume en tempo worden actief aangepast tijdens verschillende fases van het diner. ‘Bij binnenkomst mag het wat meer leven hebben, tijdens het eten schakelen we terug. Muziek wordt zachter, maar eigenlijk nooit helemaal uitgezet.’
Temperatuur: voelbaar maar onzichtbaar
De temperatuur in de zaal is misschien wel het meest onderschatte element. ‘Te warm en mensen worden loom. Te koud en het comfort verdwijnt.’ Tijdens events wordt de temperatuur continu gemonitord en bijgestuurd, meestal zonder dat gasten het bewust merken.
De kunst van het bijstellen
Tijdens een diner worden voortdurend kleine aanpassingen gedaan: licht iets dimmen, muziek aanpassen, temperatuur bijstellen. ‘Het zijn minimale veranderingen, maar ze maken een groot verschil,’ zegt Grace. Vaak zit de impact in iets kleins. ‘Een paar procent minder licht of net een ander muziektempo kan de hele beleving kantelen.’
Samenwerking onder druk
De afstemming tussen sfeerteam, AV-regie en keuken is intensief. ‘Zeker als het programma verandert, ontstaat er spanning. Dan moet je snel schakelen en elkaar vertrouwen.’ Dat vertrouwen is essentieel. ‘Iedereen weet dat beslissingen worden genomen vanuit de totale beleving.’
